Samsara、Uber Eats のバウチャーを自社のバーチャルイベントに活用

世界中に 1,300 人を超える従業員を擁する Samsara は、インダストリアル IoT 分野のリーディングカンパニーです。同社のソリューションは、ハードウェア、ソフトウェア、クラウドを組み合わせることで、リアルタイムの可視性、分析、AI を強化します。顧客には、輸送サービス会社や食品・飲料会社、さらにボストンやフォートローダーデールなどの都市が含まれます。Samsara では、過去 1 年間で 100 を超える機能が登場するなど技術革新のペースが速く、外部のチームに最新情報をくまなく共有するため、定期的にミーティングを行う必要があります。同社は、スタッフの集まる場として年に 2 回のセールスキックオフ（SKO）を開催し、従来はサンフランシスコ本社周辺を会場としていました。新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の拡大を受け、2020 年 8 月のイベントはオンラインで実施しなければならないだろうということを経営陣も理解していました。

オンラインでの動画の共有や講演者の紹介といった代替案はすんなり決まったものの、参加者に提供するランチの調達方法については良案がなかなか見つかりませんでした。イベントを担当したマーケティングチームは財務部門と連携して、最適なオプションを検討しました。Samsara は過去に Uber for Business と協力して、ホリデーパーティー用の乗車バウチャーを利用した他、従業員のビジネスでの移動を効率化した経験がありました。そのため、Uber Eats が最適な選択肢になるかもしれないと気づいたのです。

「当初は、従業員にランチ代として一定の金額を立て替えてもらい、後で払い戻そうと話し合っていました」と、Samsara で調達マネージャーを務める Meteb Al-Fayez 氏は言います。「その場合の課題は、従業員と財務チームの双方で事務作業の負担が大きくなることでした。1 件の経費精算書の処理に平均 2 分かかるため、45 時間以上の作業が発生する可能性がありました。しかも、これには従業員が精算書の作成に費やす時間は含まれていません。」

Al-Fayez 氏は Uber for Business と連絡を取り、Uber Eats プラットフォームを使用した法人向けオプションについて話し合いました。SKO でのランチの提供が 1 日限りだったことを考慮すると、企業向けの継続的な食事提供プログラムよりも、Uber Eats のバウチャーの方が理にかなっていました。バウチャーは使用期限のあるカスタマイズ可能な食事手当で、固有のコードとして受取人に送付されます。そのため Samsara では、バウチャーのルールとポリシー管理の設定だけでなく、引き換え率の追跡も可能です。

「当社の従業員は、自分のクレジットカードで経費を立て替えて、後から払い戻しを受けることを好みません。Uber バウチャーによってその対応を回避でき、私たちにぴったりの選択肢でした」と、Al-Fayez 氏は言います。

SKO ランチプログラムは瞬く間に成功を収め、次のような成果を上げました。

従業員満足度：バウチャーは使いやすく、従業員が面倒な経費精算書を作成する必要はありませんでした。
コスト回避：Samsara は、ギフトカードのように利用できる上限額ではなく、バウチャーを使って従業員が購入した金額に対してのみ支払いを行いました。そのため、実際の使用状況に基づいた支出となりました。
管理時間の短縮：財務チームは、経費報告書の処理に最大 45 時間を費やす状況を回避しました。
コストセンター管理の効率化：Uber for Business のダッシュボードを使用することで、バックエンドの適切なコストセンターに充てた所定の金額を簡単に割り当てることができました。

「プロジェクトが予算内で済むことは稀です。Uber for Business のおかげで、セールスキックオフに必要な食事のコストを削減でき、同時に近隣のレストランをサポートすることもできました」と、Samsara のイベントおよびフィールドマーケティング担当ディレクターを務める Angelina Elhassan 氏は言います。「バウチャーの費用が予測ではなく、実際の利用状況に基づいていることがとてもよかったです。それはまさに、誰にとってもうれしいものでした。」

SKO での成功を経て Samsara チームでは既に、ランチミーティングやバーチャルイベントで従業員、顧客、見込み客とつながるために、Uber Eats バウチャーの利用を開始しています。

「一部の従業員には Uber for Business ダッシュボードへのアクセス権を付与して、各自のイベントに使用するバウチャーを作成できるようにしています」と Al-Fayez 氏は付け加えます。「従業員に直接管理する権限を与えているので、私のチームは関連するコストの追跡が簡単だということを知っています。」