À quoi s’attendre avec un profil Uber for Business

Avant les profils d'entreprise : des occasions manquées

Uber fait probablement déjà partie du fonctionnement de votre équipe. Mais si ces courses, ces commandes de repas ou ces livraisons liées à l'entreprise sont effectuées sans profil d'entreprise, votre organisation pourrait en couvrir le coût sans profiter de beaux avantages.

Du côté de l'administrateur, l'absence de profil d'entreprise signifie que vous ne pouvez pas définir de limites de prix actives ou d'autres restrictions pour les courses ou les commandes de repas avant qu'elles n'aient lieu. Si vous avez établi des lignes directrices, elles ne peuvent être appliquées qu'au moment d'examiner les rapports de dépenses. Et sans visibilité sur les dépenses professionnelles ou les habitudes d'utilisation, votre équipe n'a pas de données fiables pour prendre des décisions éclairées.

Plus important encore pour vos employés, ils passent à côté de fonctionnalités et d'avantages intéressants à chaque course ou repas admissible.

Une configuration plus simple que vous ne le pensez

Créer un profil Uber for Business, c'est facile et gratuit. Les administrateurs n'ont qu'à s'inscrire ou à se connecter en ligne sur business.uber.com, puis à associer un compte existant ou à en créer un nouveau. Vous pouvez aussi bénéficier d'une aide sur mesure pour les entreprises de toutes tailles.

Une fois votre compte Uber for Business activé, vous pouvez commencer à créer des programmes, notamment en définissant des limites pour les courses et les repas en fonction du jour, de l'heure, de l'emplacement et du budget. Vous pouvez ensuite inviter votre équipe à rejoindre le profil de l'entreprise en envoyant une invitation aux employés admissibles.

À partir de là, le processus est encore plus simple pour les employés. Ils reçoivent une invitation par courriel, ajoutent le profil d'entreprise à leur compte Uber existant et peuvent commencer à profiter de tous les avantages d'un profil d'entreprise, y compris les programmes de courses et de repas, avec la possibilité d'obtenir des récompenses auprès des partenaires à chaque étape.

Par ici les récompenses

Les avantages commencent à apparaître sur les comptes personnels des employés dès leur première course ou leur premier repas admissible. Avec Uber for Business, ces récompenses peuvent prendre différentes formes.

• Delta Air Lines : gagnez six fois plus de Miles par dollar admissible sur les courses avec Uber Reserve, quatre fois plus sur les courses avec UberXL, Uber Confort, Uber Deluxe et Uber Deluxe VUS, et deux fois plus sur les courses avec UberX au départ et à destination d'aéroports¹.

• Marriott Bonvoy® : gagnez trois fois plus de points sur les courses Premium, deux fois plus de points sur les courses avec UberX réservées avec Uber Reserve et deux fois plus de points sur les commandes Uber Eats de 40 $ ou plus livrées dans certains établissements, notamment Residence Inn, TownePlace Suites et Element Hotels².

• Carte d'entreprise American Express® : obtenez 5 % en crédits Uber Cash sur les courses professionnelles et les commandes Uber Eats admissibles facturées sur une carte d'entreprise Or³.

• Aéroplan : au Canada, associez vos comptes Aéroplan et Uber pour cumuler des points Aéroplan sur les courses et les commandes Uber Eats admissibles⁴.

• Uber One : les employés admissibles profitent d'un an d'abonnement Uber One gratuit, ce qui comprend 5 % en crédits Uber One sur les courses admissibles, les Frais de livraison à 0 $ sur les commandes Uber Eats admissibles et jusqu'à 10 % en moins sur les livraisons et les commandes à emporter admissibles⁵.

La puissance du bouche-à-oreille

Quand les employés remarquent les avantages de passer à un profil Uber for Business, ils en parlent à leur entourage. C'est généralement tout ce dont le reste de l'équipe a besoin pour adopter cette solution.

Une question soulevée pendant le webinaire était : « Quelle est la meilleure façon d'inciter notre équipe à réellement adopter cette solution? » Les experts Uber for Business, Cindy et Aaron, ont donné une réponse simple : Mettez de l'avant les avantages pour les employés. Des Miles en double aux points d'hôtel, les nouvelles concernant les avantages personnels ont tendance à se propager plus rapidement et plus efficacement que les incitations à la conformité. Pour les équipes qui veulent prendre une longueur d'avance, Uber for Business peut aussi fournir des modèles de communication qui peuvent être modifiés et partagés directement avec les employés.

Les employés apprécieront aussi la possibilité de gérer facilement leurs déplacements professionnels. Cindy et Aaron ont tous deux raconté des anecdotes sur les tracas liés à la prise de captures d'écran et au téléversement des reçus pour chaque déplacement d'affaires avant d'utiliser Uber for Business. Avec un profil d'entreprise, fini les tâches manuelles. Les détails des courses et des repas sont gérés automatiquement à partir d'une app que les employés utilisent probablement déjà.

Votre équipe des finances n'a plus besoin de courir après les reçus

Votre équipe des finances consacrera beaucoup moins de temps à chercher les reçus manquants ou non conformes et à rapprocher manuellement les dépenses. Avec un profil Uber for Business, les reçus de courses et de repas sont automatiquement transmis aux fournisseurs de solutions de gestion des dépenses comme SAP Concur, Navan, Brex, Ramp, Expensify, etc.

Pour concrétiser tout ça, Aaron a présenté un exemple de déplacement d'affaires hypothétique de deux à trois jours avec des dépenses de courses de 150 à 300 $. Sans profil d'entreprise, le déplacement représenterait environ 45 minutes de travail administratif, voire plus s'il y avait une erreur dans le rapport de dépenses. Avec un profil d'entreprise, le même déplacement ne prendrait qu'environ cinq minutes de travail administratif. Multipliez ce scénario par le nombre de voyageurs d'affaires d'une entreprise, et vous obtenez une véritable valeur ajoutée pour l'équipe des finances.

Votre équipe des finances peut aussi s'attendre à une amélioration de la conformité parce que l'application des politiques s'effectue avant la course plutôt qu'après. Et pour les responsables des déplacements qui ont une meilleure visibilité sur les dépenses, des reçus enregistrés automatiquement et des récompenses directes pour les employés, vous aurez l'impression que votre programme de déplacements fonctionne tout seul.