Navegación por la gestión de viajes y gastos

Creación de procesos de Viajes y gastos efectivos

La mejor solución a todos estos desafíos es establecer procesos de Viajes y gastos que reflejen las mejores prácticas para la gestión de gastos de viaje.

Cinco recomendaciones para lograr procesos de Viajes y gastos más efectivos

1. Define pautas claras para la gestión de viajes y gastos

Uno de los pasos más importantes para mejorar la gestión de los gastos de viaje es aclarar qué normas y procesos quieres que siga el personal y ponerlo por escrito. Al redactar las pautas, incluye la siguiente información útil:

• ¿Quién debe encargarse de las reservas de viajes? ¿El personal debe reservar sus propios vuelos, pedírselo a un administrador de su departamento o todas las reservas deben pasar por un departamento central?

• ¿Cómo debe funcionar el pago? ¿A los viajeros de negocios se les asignará una tarjeta empresarial, se espera que usen las cuentas corporativas existentes o que paguen de su bolsillo y reciban un reembolso?

• ¿Cuánto puede gastar el personal en alimentos y transporte terrestre mientras viaja? ¿Deberías establecer una cantidad fija, darles cupones, pedirles que envíen recibos hasta un monto permitido o permitirles configurar viajes y entregas de comida a través de una cuenta corporativa?

• ¿Cuál es el proceso para el reembolso? ¿Cuánto tiempo tiene el personal para enviar informes de gastos o recibos? ¿Qué se espera que envíen para recibir un reembolso?

• ¿Cómo se hará el seguimiento de los gastos de negocios? ¿Qué documentación y/o herramientas usarás para registrar y monitorear los gastos?

Una vez que tus pautas estén documentadas, averigua cuál es la mejor manera de comunicárselas a todo el personal. Publícalas en un lugar donde puedan acceder fácilmente a ellas cuando sea necesario y actualiza tu proceso de capacitación para que los nuevos miembros del personal las incluyan.

2. Establece procedimientos de reserva simplificados

Reservar vuelos, alojamiento y autos puede requerir mucho esfuerzo. Una persona abrumada que elige la opción más fácil no necesariamente elegirá la mejor. Un proceso de reserva simplificado les facilitará la tarea de reservar viajes y, al mismo tiempo, les ayudará a mantenerse dentro de tus pautas. Tus procedimientos de reserva pueden incluir lo siguiente:

• Define cómo se debe hacer la reserva, incluidas las cuentas de negocios que se deben usar (por ejemplo, si tienes una cuenta de negocios con una agencia de viajes, una aerolínea en particular o una empresa de viajes compartidos).

• Establece límites de precios para cada tipo de reserva, junto con los pasos a seguir si una opción no está disponible al precio permitido (como en el caso de viajes de última hora o visitas a una ciudad cara).

• Especifica las aerolíneas, cadenas hoteleras o marcas de transporte terrestre preferidas con las que tienes una relación, para que el personal sepa que debe considerarlas primero.

3. Usa los informes de gastos automatizados

Esperar que todos los viajeros de negocios de tu empresa guarden diligentemente todos sus recibos y los presenten a tiempo probablemente sea poco realista. Los informes de gastos automatizados pueden eliminar un factor estresante común de los viajes de negocios, al tiempo que mejoran la precisión y la eficiencia del seguimiento de los gastos de viaje. Algunas marcas de viajes ofrecen herramientas para esto si configuras una cuenta de negocios centralizada e indicas al personal que la use en todas las compras que haga con la marca. Tener tarjetas de crédito corporativas específicas para gastos de viajes también puede ser útil.

4. Supervisa y haz cumplir tu reglamento de Viajes y gastos

Crear pautas solo te llevará hasta cierto punto. También debes asegurarte de que la gente las siga. Presta atención a qué tan bien adopta el personal las pautas y determina qué medidas tomarás cuando no sigan los procedimientos. Por ejemplo, si un miembro del personal hace una reservación que excede los montos permitidos sin aprobación, ¿la empresa le reembolsará la totalidad o solo hasta la cantidad estipulada en las pautas?

5. Revisa y mejora tus procesos con regularidad

Tus procesos de Viajes y gastos no tienen que ser definitivos. Escucha los comentarios de los viajeros de negocios y de cualquier miembro del personal involucrado en la parte administrativa de la gestión de sus viajes. Por ejemplo, debes hacer cambios si: una pauta les causa un esfuerzo adicional, les crea una experiencia de viaje negativa, si los datos de Viajes y gastos revelan áreas donde los costos son más altos de lo esperado o la reducción de costos causa problemas. ¿Tu aerolínea preferida tiene cancelaciones frecuentes? Es posible que el ahorro que implica usarla no compense el costo del impacto negativo para los viajeros.

Ventajas de implementar procedimientos eficientes de Viajes y gastos

Ahorro de costos: cuando estableces estándares claros sobre la cantidad que el personal puede gastar en un viaje, recuperas el control de los costos de viaje. Eso puede generar ahorros significativos.

Personal más satisfecho: al establecer procedimientos de reserva claros e introducir el seguimiento automatizado de los gastos, reduces la cantidad de trabajo y el estrés con el que el personal tiene que lidiar. Así pueden concentrarse en disfrutar su viaje y hacer su labor de forma más efectiva mientras están fuera.

Mejores datos: al implementar mejores procesos para el seguimiento de los gastos, también obtienes mejores datos. Los datos de Viajes y gastos pueden ayudarte a identificar tendencias sobre cómo gastas tu presupuesto y qué viajes y marcas de viajes tienen los costos más altos. Puedes usar esa información para tomar mejores decisiones en el futuro.

Mayor productividad: introducir la automatización en algunos de los aspectos más tediosos de los viajes de negocios no solo facilita la vida del personal, también les devuelve tiempo y energía para dedicarlos a tareas más importantes. Eso puede conducir a un aumento general de la productividad, al tiempo que simplifica y acelera el proceso de reembolso.