应对差旅和费用管理

创建有效的差旅与费用流程

应对上述挑战的最好办法是建立差旅与费用流程，引入差旅费用管理的推荐做法。

提高差旅与费用流程效率的 5 个建议

1.设定清晰的差旅和费用管理准则

要更好地管理差旅费用，一个重要做法是明确您希望员工遵守哪些规则和流程，并将其以书面形式固定下来。在起草准则时，要涵盖的信息包括：

• 谁应该负责差旅预订？员工应该自行预订航班、请部门助理预订，还是所有预订都应通过一个部门进行？

• 如何付款？商务出行者是要使用公司卡、公司现有账号付款，还是自掏腰包然后报销？

• 出差员工在餐饮和地面交通的消费限额是多少？您应该设置每日津贴还是提供代用券，让他们提交不超过允许金额的收据，还是让他们通过公司账号安排行程和订餐？

• 报销流程是怎样的？员工需要在多长时间内提交费用报告或收据？报销需要提交哪些文件？

• 您如何追踪公司开支？您会使用哪些文档和/或工具来记录和追踪开支？

将准则以书面形式写好后，找出与所有员工沟通的理想方式。将准则发布在员工可以轻松访问的地方，并在新员工的培训过程中加入准则相关内容。

2.建立简化的预订流程

预订机票、住宿和租车可能是一项繁重的工作。一个感到不堪重负的员工可能会选择最简单的选项，而不一定是最好的选项。简化的预订流程可以让他们更轻松地预订行程，同时也能遵守您的准则。预订流程可以：

• 明确员工应该如何预订，包括他们应该使用的公司账号（例如您在旅行社、特定航空公司或共享出行公司的公司账号）

• 为每种类型的预订设置价格限制，并规定在没有限制价格以内的选择时（如临时出差或目的地城市价格昂贵的情况下）应怎样做

• 明确与公司有合作关系的首选航空公司、连锁酒店或地面交通品牌，以便员工知道应优先选择这些商家

3.充分利用自动化报销功能

让每位出差的员工都能尽职尽责地保留所有收据并及时提交，这可能是不切实际的。自动化报销功能可以消除常见的商务差旅压力源，同时还可以提高记录差旅费用的准确性和效率。有一些旅行品牌会帮助企业设置一个公司账号，并提供相应的工具，员工的相关消费都可以通过公司账号集中处理。为员工提供专用的公司信用卡用于差旅消费也是一个好办法。

4.监控和执行公司的差旅和报销政策

光制定规章制度是不够的，您还必须确保员工会遵守这些规章制度。监督员工是否遵守规章制度，并确定如何处理员工不遵守规章制度的情况。例如，如果员工在未经批准的情况下超额消费，公司是否仍然会全额报销，还是按照规章制度中所限定的金额报销？

5.定期审查并改进流程

公司的差旅和报销流程不应是一成不变的。您应当倾听出差的员工和参与管理商务差旅的员工的反馈意见。例如，如果差旅和报销政策增加了他们的工作量或给他们带来了负面的差旅体验，或者有关数据显示某些部门的差旅成本高于预期或削减成本造成了问题，就应该调整政策。公司的首选航空公司是否经常取消航班？这会对出差的员工产生负面影响，因此为节省成本而选择这样的航空公司可能并不值得。

采用高效的差旅和报销流程的好处

节省成本：如果为员工设定了明确的差旅费用标准，就可以很好地控制差旅费用支出。这样有可能节省大笔开支。

员工满意度更高：通过制定明确的预订流程并引入自动化费用跟踪功能，您可以减少员工的工作量和压力。他们可以更专注于享受旅行，并在旅途中更有效地工作。

更全面准确的数据：通过采用更完善的费用跟踪流程，您还可以获得更准确也更全面的数据。差旅和报销数据可以帮助您发现预算开支的趋势，以及哪些行程和品牌的成本最高。这些信息可以帮助您做出更明智的决策。

提高工作效率：将商务出行所涉及的乏味任务自动化，不仅能减轻员工的负担，还能让他们把时间和精力花在更重要的工作上。这可以提高整体工作效率，同时简化和加快报销流程。