Les avantages d'un programme de gestion des déplacements d'entreprise

Les déplacements d'affaires sont compliqués, et les personnes qui s'en occupent dans les entreprises sont bien placées pour le savoir. La plupart du temps, elles essaient de trouver un équilibre entre les besoins de l'entreprise et la satisfaction des voyageurs, tout en respectant le budget. Pour y arriver, un programme de gestion des déplacements d'affaires peut s'avérer très utile.

Qu'est-ce que la gestion d'un programme de déplacements d'affaires?

Le simple fait d'avoir des employés qui se déplacent pour le travail ne suffit pas à définir un programme géré. S'ils réservent des chambres d'hôtel, des billets d'avion ou louent des voitures de manière autonome et avec peu de supervision de la part de l'entreprise, ceci est considéré comme non géré.

Gestion des risques et aide d'urgence

En revanche, un programme de gestion des déplacements d'affaires est un programme dans lequel l'entreprise coordonne l'ensemble des préparatifs de déplacement et des dépenses des employés. Ces préparatifs peuvent être mis en place et gérés par l'équipe de déplacements d'une entreprise, une entreprise de gestion des déplacements ou les deux. Ça implique généralement des niveaux d'approbation officiels, une source fiable pour les politiques de déplacements et des ressources technologiques qui aident à simplifier et à surveiller les processus comme les réservations, les dépenses et les remboursements.

Gérer ou ne pas gérer?

Un programme de déplacements d'affaires non géré peut sembler être l'option la plus facile, en particulier du point de vue des employés. Les voyageurs peuvent avoir un plus grand contrôle sur leurs réservations en organisant leurs déplacements avec des compagnies aériennes ou des groupes hôteliers particuliers. Et même si cette liberté semble avantageuse, elle peut aussi entraîner un comportement qui va à l'encontre des politiques établies. Les employés ont aussi la charge de faire eux-mêmes les changements ou de corriger les erreurs, et n'ont pas accès aux prix négociés par l'entreprise. Au final, l'entreprise pourrait‌ engager des frais de déplacement plus élevés.

Les quatre principaux avantages d'un programme de gestion

Un accès continu aux données et aux rapports

L'extraction de données et la production de rapports manuellement, c'est du passé. Un programme de gestion des déplacements d'affaires fournit un accès permanent aux indicateurs nécessaires pour évaluer la réussite du programme et planifier l'avenir. Un programme comme celui-là permet aux responsables des déplacements d'affaires d'analyser l'utilisation des services de déplacement et les dépenses individuelles ou globales, et d'en rendre compte en toute connaissance de cause aux parties prenantes internes.

Les données provenant d'un programme de gestion des déplacements ne permettent pas seulement aux entreprises de maîtriser leurs coûts. Elles peuvent aussi aider les employés en déplacement à se sentir pris en charge et bien traités en déplacement. Les plateformes de gestion des déplacements permettent souvent d'accéder à des outils de gestion des risques et à des ressources de communication d'urgence. Les entreprises peuvent donc mieux surveiller le bien-être de leurs employés. Ces plateformes offrent aussi aux employés un centre de ressources pour y trouver des informations de sécurité ou des recommandations propres à la région. Ils peuvent alors partir l'esprit tranquille.

Des voyageurs d'affaires informés et conformes

Un programme de gestion des déplacements d'affaires permet aussi aux voyageurs de se conformer aux politiques de l'entreprise, surtout en ce concerne les dépenses autorisées. Ce type de programme propose des tarifs hôteliers et aériens négociés par l'entreprise. Les employés n'ont donc pas à se demander quelle catégorie de chambre ou de billet ils peuvent réserver.

Des processus systématisés et automatisés

Avec un programme de gestion des déplacements d'affaires, les responsables des déplacements et les employés profitent de systèmes et de processus efficaces. La technologie d'une entreprise de gestion des déplacements accélère les choses pour les responsables des déplacements, qu'il s'agisse du rapprochement des dépenses ou de l'inscription des employés. Les employés qui passent du temps à chercher, à réserver ou à changer d'hôtel, de vol ou de transport terrestre ont moins de temps à consacrer à leurs fonctions principales.

Comment Uber for Business peut vous aider

Des processus systématisés et automatisés

Nous savons qu'un programme de déplacements d'affaires efficace et bien géré nécessite les meilleurs outils et partenaires. Uber for Business offre les deux. Découvrez comment notre plateforme aide les entreprises à gérer des courses et des repas pour leurs employés en déplacement.

La personnalisation et le contrôle

Les employés en déplacement veulent des options et en ont besoin, surtout pour le transport terrestre. Uber for Business permet de configurer et de personnaliser facilement les programmes de covoiturage pour les équipes en déplacement. Considérez le tableau de bord centralisé comme un centre de contrôle qui indique les options de courses admissibles comme UberX ou Uber Business Confort, suit l'utilisation des employés et surveille leurs dépenses.

Pour permettre aux employés en déplacement de découvrir la cuisine locale, les entreprises peuvent mettre en place un programme de repas avec Uber Eats. Le tableau de bord offre le même niveau de contrôle que pour les programmes de courses : définissez des limites de dépenses ou des paramètres de localisation pour que les voyageurs soient bien nourris et ne dépensent pas trop.

Des informations accessibles en tout temps

Restez à l'affût de la façon dont les voyageurs utilisent Uber for Business et de leurs dépenses. Le tableau de bord fournit un accès en tout temps aux données d'utilisation et de dépenses en temps réel, et des fonctionnalités de rapports hebdomadaires ou mensuels. Les entreprises peuvent donc non seulement respecter leur budget, mais aussi fournir aux administrateurs du programme suffisamment de données pour leur permettre de planifier l'avenir.

Une expérience employé exceptionnelle

Avec Uber for Business, les employés en déplacement peuvent commander des courses en covoiturage et des livraisons de repas comme ils le font déjà (et aiment le faire!) dans plus de 70 pays du monde entier. La plateforme permet aussi de séparer facilement les dépenses professionnelles et personnelles dans l'app Uber. Et pour les personnes connectées à un compte d'entreprise, tous les avantages liés aux courses et aux repas payés par l'entreprise sont visibles dans le Tableau de bord Uber for Business de l'app. Les employés peuvent donc rester informés et respecter les politiques de l'entreprise sur les déplacements et les dépenses.

Les intégrations de dépenses

Plus besoin de conserver et de suivre les reçus. Uber for Business s'intègre à plusieurs des principaux fournisseurs de gestion des dépenses pour simplifier un processus fastidieux (mais essentiel). Les responsables des déplacements peuvent fournir des codes de dépense personnalisés et rapprocher les reçus, lesquels sont automatiquement transférés dans le tableau de bord du fournisseur de gestion des dépenses de l'entreprise. Ce processus permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'éliminer les erreurs humaines.