Guide des avantages pour les trajets domicile-travail
Publié le : 23 janvier 2024
Vos employés sont la ressource la plus précieuse de votre entreprise. Quand vous traitez bien vos employés, ils sont plus susceptibles d'être heureux au travail, de vanter les mérites de votre entreprise et d'envisager d'y faire carrière dans cet environnement favorable.
D'abord et avant tout, « bien traiter ses employés », c'est offrir une rénumération concurrentielle et des avantages sociaux de base comme une assurance pour les soins de santé, les congés payés et des prestations de retraite. Pour vous démarquer, vous pourriez aussi proposer des avantages supplémentaires comme des avantages pour les trajets domicile-travail.
Dans ce guide, vous trouverez tout ce que vous avez besoin de savoir sur les avantages pour les trajets domicile-travail, dont :
- Les avantages pour les trajets domicile-travail, c'est quoi?
- Pourquoi offrir des avantages pour les trajets domicile-travail?
- Comment fonctionnent les avantages pour les trajets domicile-travail?
- Comment décider si votre entreprise devrait offrir des avantages pour les trajets domicile-travail
À la fin de l'article, vous aurez tout ce qu'il faut pour créer un forfait d'avantages pour les trajets domicile-travail.
Les avantages pour les trajets domicile-travail, c'est quoi?
Les avantages pour les trajets domicile-travail sont fournis par l'employeur et compensent ou couvrent ce que paient normalement les employés pour se rendre au travail et en revenir. Les avantages pour les trajets domicile-travail peuvent inclure des subventions pour le transport en commun, des vélos ou des trottinettes à la disposition du personnel ou l'organisation de covoiturage. Certains forfaits d'avantages pour les trajets domicile-travail comprennent même l'accès aux apps de covoiturage payées par l'entreprise. Les employés peuvent allouer une partie de leurs revenus avant impôts à leurs frais de déplacement. Le revenu imposable s'en trouve réduit, ce qui profite à la fois à l'employeur et à l'employé.
Un forfait d'avantages pour les trajets domicile-travail réduit les dépenses de l'employé et peut rendre les déplacements d'une entreprise plus efficaces, mieux organisés et respectueux de l'environnement.
Pourquoi offrir des avantages pour les trajets domicile-travail?
Développer une culture d'entreprise où il est clair que vous appréciez vos employés est peut-être la meilleure raison d'offrir des avantages sociaux pour les trajets domicile-travail, mais ce n'est pas la seule.
Avantages fiscaux pour les employeurs
Offrir des avantages pour les trajets domicile-travail peut s'accompagner d'avantages fiscaux pour les entreprises. Pour bien comprendre les économies potentielles, vous devez consulter vos comptables.
Des employés heureux
Les employés qui consacrent le plus de temps à se rendre au travail ont plus de problèmes physiques et problèmes de santé. Les personnes qui y consacrent une moins grande partie de leur journée tendent à être plus heureuses et plus satisfaites. Payer peu ou pas de frais de déplacement quotidien augmente la motivation.
Avantage sur la concurrence
Dans un marché du travail concurrentiel, les avantages sociaux uniques peuvent permettre à une entreprise de se démarquer. Offrir des avantages sociaux pour les trajets domicile-travail rend votre offre d'emploi plus attrayante pour les candidats.
Avantages pour l'environnement
En encourageant les options de trajets domicile-travail respectueuses de l'environnement, les entreprises favorisent la durabilité. L'empreinte carbone de votre entreprise s'en trouve réduite et elle s'aligne sur tous les objectifs de durabilité de l'entreprise que vous pouvez avoir.
Comment fonctionnent les avantages pour les trajets domicile-travail?
C'est un incontournable : quand on prend un taxi, un vélo électrique ou une course avec Uber, on doit payer. Pour mettre en place un programme d'avantages pour les trajets domicile-travail, la première étape est d'organiser la logistique. Heureusement, les options sont nombreuses. Il y a notamment :
Comptes de covoiturage pour entreprise
Créez Uber for Business et envoyez à vos employés une invitation à associer leur compte personnel à l'entreprise. Ils peuvent ensuite configurer leur profil d'entreprise et commander des courses qui sont facturées à l'entreprise.
Prélèvements sur la paie
Les employés peuvent allouer une partie de leurs revenus avant impôts à leurs frais de déplacement. Le revenu imposable s'en trouve réduit, ce qui profite à la fois à l'employeur et à l'employé.
Indemnités
L'employeur donne une somme fixe chaque mois ou chaque année pour compenser les frais de déplacement. C'est une option flexible que les employés peuvent utiliser comme bon leur semble.
Bons de réduction
Il s'agit de crédits à utiliser pour prendre un moyen de transport désigné. Les coupons permettent d'adapter et de personnaliser l'offre pour faire en sorte que cet argent serve seulement pour les trajets domicile-travail.
Passes de transport en commun prépayés
Les employés reçoivent des passes ou des cartes prépayées pour prendre le transport en commun. Ils n'ont donc plus besoin d'acheter des billets mensuels ou pour une journée.
Remboursements
Les employeurs peuvent choisir de rembourser les frais de transport pour lesquels les employés donnent les reçus. Cette méthode permet de s'assurer que les avantages sont utilisés comme prévu.
Transport fourni par l'entreprise
Certaines entreprises proposent des navettes, des autobus ou le covoiturage. De cette façon, les employés profitent d'un trajet domicile-travail sans détour et souvent plus confortable.
Options de trajets domicile-travail
La prochaine étape suivante de la configuration de votre programme consiste à décider des avantages à offrir. Vous pouvez proposer différentes options d'avantages sociaux, et elles peuvent varier en fonction de l'emplacement, des politiques sur les trajets domicile-travail de votre région et des préférences de vos employés. Voici quelques options à prendre en compte dans la conception de votre programme :
Subventions pour les transports en commun
Offrez des indemnités pour les passes d'autobus, de train ou de métro.
Avantages du covoiturage
Collaborez avec une entreprise de covoiturage populaire comme Uber pour offrir des économies ou des crédits à vos employés.
Programmes de covoiturage
Organisez le covoiturage ou offrez des incitatifs pour l'encourager comme des places de stationnement réservées ou des coupons pour l'essence.
Covoiturage dans un gros véhicule
Faites partager une course par plusieurs employés dans un véhicule plus gros que vous ou un fournisseur tiers mettez à leur disposition.
Vélos ou trottinettes
Vous pouvez offrir une incitation financière aux personnes qui misent sur le transport actif et même mettre à leur disposition des vélos et des trottinettes et un espace de rangement.
Incitatifs pour la marche
De la même façon que pour les incitations au vélo, vous pouvez offrir des avantages financiers aux personnes qui vivent assez près pour marcher, tout en soulignant les avantages pour la santé et l'environnement.
Télétravail
Permettez le télétravail quelques jours par semaine pour réduire le nombre de trajets domicile-travail nécessaires.
Course d'urgence pour rentrer chez soi
Apaisez les craintes de ne pas avoir de voiture en cas d'urgence en proposant des courses garanties pour rentrer chez soi.
Considérations fiscales aux États-Unis
En ce qui concerne l'aspect financier des avantages pour les trajets domicile-travail, vous devez décider si vous voulez offrir des avantages avant ou après impôt. Pour décider, vérifiez la réglementation locale et régionale sur les limites et les dépenses admissibles (vous trouverez des conseils dans la section suivante). En connaissant les politiques en vigueur chez vous, vous serez en règle et vous pourrez maximiser les avantages potentiels.
Les avantages sociaux avant impôt permettent aux employés de mettre de côté une partie de leur revenu brut (avant impôts) pour payer les frais de déplacement. De cette façon, les employés peuvent réduire leur revenu imposable, ce qui permet parfois de payer moins d'impôts.
Les avantages après impôt, quant à eux, sont offerts en dollars après impôt. Les avantages n'offrent pas les mêmes avantages fiscaux, mais ils peuvent tout de même être utiles, surtout si l'employeur subventionne ou couvre les coûts.
Comment décider si votre entreprise devrait offrir des avantages pour les trajets domicile-travail
Pour déterminer si votre entreprise devrait offrir des avantages pour les trajets domicile-travail, vérifiez les lois en vigueur et réfléchissez à la dynamique de votre entreprise, aux caractéristiques de son emplacement et aux préférences des employés. Voici les facteurs importants à prendre en compte dans l'évaluation de la nécessité et de la structure d'un tel programme.
Ordonnances et exigences légales dans votre région
Plusieurs régions, en particulier aux États-Unis, ont passé des lois obligeant les entreprises à offrir des avantages sociaux pour les trajets domicile-travail, surtout quand elles dépassent un certain nombre d'employés. Vous devez donc vous tenir au courant de la réglementation locale pour ne pas enfreindre la loi.
Si vous vivez dans l'une des régions suivantes, voici quelques informations (dont un lien sur le nom de la loi ou de l'ordonnance pour obtenir plus de détails) pour vous aider dans vos recherches :
Loi/programme | Minimum d'employés |
|---|---|
Au moins 50 à plein temps | |
Au moins 20 à plein temps non syndiqué | |
Au moins 20 dans le district de Columbia | |
Au moins 20 | |
Au moins 10 | |
Au moins 10 | |
Au moins 100 à temps plein en ville |
Taille de l'entreprise
La taille de votre entreprise peut jouer un rôle déterminant dans votre choix de type d'avantages sociaux pour les trajets domicile-travail. Pour les petites entreprises, une solution plus simple et plus directe comme des crédits pour le covoiturage ou des incitations à prendre un vélo est peut-être plus adaptée. Les grandes entreprises devraient envisager des systèmes plus élaborés comme des comptes de covoiturage pour les employés ou des subventions pour le transport en commun.
Emplacements
Si votre entreprise est présente dans plusieurs régions ou pays, vous devez probablement adapter votre programme de trajets domicile-travail aux différents endroits. Dans les villes, par exemple, vous voudrez probablement offrir des coupons pour les apps de covoiturage ou des subventions pour les transports en commun parce qu'il y a beaucoup d'autobus et de trains, et que c'est facile de se déplacer comme ça. Par contre, en banlieue et dans les régions plus éloignées, les vélos, le covoiturage ou les mesures incitatives pour le télétravail sont probablement plus appropriés.
Préférences des employés
Vos employés sont les principaux utilisateurs des programmes d'avantages sociaux pour les trajets domicile-travail et leurs commentaires ont une grande valeur. C'est une bonne idée de faire des sondages, d'organiser des groupes de discussion et d'échanger avec la communauté en ligne de votre entreprise pour savoir ce qui est le plus important pour vos employés. Vous pourrez ensuite adapter votre programme en fonction de leurs besoins.
Réinventez les trajets domicile-travail
Aidez vos employés à dire au revoir à la rage au volant, au manque de stationnement et à l'attente pour l'autobus. Réduisez le stress des trajets domicile-travail en remplaçant les moyens de transport classiques et facilitez-leur la vie en leur permettant d'aller là où ils doivent être avec le covoiturage.
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