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La nouvelle réalité

Les cartes d'entreprise sont dans presque toutes les poches. Les attentes sont montées en flèche. Et vos voyageurs? Ils préfèrent s'arranger eux-mêmes.

Les déplacements d'affaires ont radicalement changé. Dans un webinaire récent, nous avons expliqué comment les voyageurs ont plus de contrôle, plus de pouvoir d'achat et des attentes plus élevées que jamais. En même temps, les responsables des finances et des déplacements sont sous pression pour réduire les coûts, assurer la conformité aux politiques et soutenir une main-d'œuvre qui est tout sauf uniforme.

La révolution des cartes d'entreprise

Les chiffres parlent d'eux-mêmes : près de 69 % des voyageurs d'affaires dans le monde ont maintenant accès à une carte d'entreprise, selon la GBTA. Et ce n’est plus seulement une question de cartes physiques, à l'échelle mondiale près des deux tiers des voyageurs d'affaires utilisent des portefeuilles numériques, comme Apple Pay, y compris directement dans l'app Uber.

Toutefois, en raison de l’absence de politique claire dans de nombreuses entreprises, seule la moitié de ces titulaires ont l'obligation d’utiliser leur carte d'entreprise. Résultat : certains finissent par utiliser leur carte personnelle ou leur profil personnel dans l'app  Uber. Et selon SAP Concur, quand les voyages sont aux frais de l'entreprise, 84 % des personnes dépensent avec moins de retenue que lors de leurs déplacements personnels : Les voyageurs d'affaires sont plus susceptibles de réserver des vols en première classe, de commander le service à la chambre ou de surclasser leur chambre d'hôtel.

Le résultat est clair : Les voyageurs d'affaires disposent d’un pouvoir de dépenser plus grand que jamais. Si l'on ajoute le manque de clarté des politiques, les équipes des finances doivent redoubler d'efforts pour assurer le suivi

Le paradoxe du contrôle

Les voyageurs d'aujourd'hui veulent des options. Un jeune employé au début de sa carrière préfère probablement se rendre à sa formation rapidement. Une vice-présidente qui conclut une affaire pourrait s'attendre à une course haut de gamme. Et avec la durabilité qui grimpe dans la liste des priorités (74 % des voyageurs disent maintenant que la réduction de l'impact environnemental est une priorité), beaucoup veulent aussi des options de véhicules électriques.

Les anciennes règles de restrictions générales ne fonctionnent plus. Les limites strictes frustrent les employés, les poussent à trouver d'autres solutions et créent plus d'exceptions à la politique que les administrateurs doivent surveiller. La microgestion ne fonctionne pas à grande échelle. Voici comment tout le monde peut gagner.

Des solutions intelligentes qui fonctionnent

• Respect des règles grâce à des options, pas des restrictions : Élaborez des mesures de protection qui donnent l’impression d’offrir des choix, et non des restrictions. Uber for Business vous permet de définir les options disponibles dans le programme pour différents groupes d’utilisateurs, leur donnant la possibilité de prendre leurs propres décisions dans le cadre de vos politiques.
  
  

• Une technologie qui ouvre des possibilités plutôt que d’imposer des limites : Vos équipes auront le sentiment de maîtriser la situation lorsque vous présentez uniquement les options auxquelles elles sont admissibles. Uber for Business masque les options qui ne respectent pas vos politiques, permettant à vos voyageurs de choisir librement la course qui leur convient le mieux parmi la liste que vous avez déjà validée.
  
  

• Gestion proactive versus réactive : Il est extrêmement important de pouvoir répondre aux commentaires. Lorsque vous entendez quelque chose de la part d’une section de votre équipe, il y a de fortes chances que le reste de l’équipe vous en parle aussi. Uber pour les entreprises facilite la modification des programmes afin d’ajouter des options plus durables comme Uber Comfort Electric et Uber Green, par exemple, ou d’ajuster la disponibilité horaire des programmes pour répondre aux besoins de votre équipe.

L’effet d’entraînement est puissant : La conformité augmente, les demandes d’exception diminuent et les équipes financières passent moins de temps à faire respecter les politiques.