Comment développer les courses et les repas sans perdre le contrôle

Une course pour un employé, c'est simple. Une centaine d'employés commandent des courses et des repas dans une douzaine de villes? C'est là que les problèmes commencent à apparaître. Les reçus s'accumulent, les infractions aux politiques apparaissent des semaines après coup et la charge de travail administratif nécessaire pour tout gérer augmente au même rythme que les effectifs.

À mesure que votre équipe s'agrandit, il est peu probable que les méthodes qui fonctionnaient quand elle était plus petite puissent répondre à la nouvelle demande. Étant donné que 44 % des acheteurs de services de déplacement s'attendent à ce que leur entreprise augmente son budget en 2026, il est plus important que jamais de bien faire les choses.

Dans un webinaire récent, les expertes d'Uber for Business, Vanessa Snow et Jenn Tornatore-Knutson, ont expliqué comment les organisations de toutes tailles peuvent mettre en place un programme de courses et de repas qui s'adapte à leurs besoins sans alourdir la charge administrative. Voici ce dont elles ont parlé.

Votre configuration actuelle ne suffit plus

Quand les employés utilisent des comptes personnels pour leurs dépenses professionnelles, les équipes financières perdent la visibilité en temps réel sur les dépenses. Les infractions à la politique ne sont constatées qu'après l'envoi des demandes de remboursement. Et ce problème ne concerne pas uniquement les déplacements terrestres : l’étude de Deloitte sur les déplacements professionnels en 2025 a révélé que seulement 34 % des voyageurs réservent des vols via des canaux d'entreprise approuvés, et que ce pourcentage tombe à 28 % pour les hôtels.

Imaginez une équipe financière qui essaie de clôturer un trimestre : des notes de frais pour des courses soumises à partir de comptes personnels, des reçus de repas dans trois formats différents, des demandes de remboursement qui arrivent au compte-gouttes des semaines après les déplacements. Ce n'est pas un processus problématique. En fait, le processus est inexistant.

Les dépenses effectuées en dehors de la plateforme ne sont pas seulement un casse-tête comptable : elles indiquent aussi que votre configuration actuelle fait peser la responsabilité de la conformité sur les employés plutôt que sur le système.

Commencez par établir une structure, puis adaptez-la

La puissance d'Uber for Business pour la gestion des déplacements et des repas à grande échelle vient du lien entre les programmes et les groupes.

Les programmes définissent comment les employés peuvent utiliser Uber for Business : les types de courses disponibles, le montant couvert par l'entreprise pour un repas, et les heures et les endroits où le programme s'applique. Les groupes déterminent quels employés ont accès à quels programmes. Une fois que la configuration d'un groupe est terminée, vous pouvez gérer l'accès au niveau du groupe plutôt qu'employé par employé.

« Commencez par établir une structure », explique Vanessa Snow, directrice principale des comptes stratégiques mondiaux chez Uber. « La configuration n'a pas à être parfaite, mais avoir une idée de base pour le fonctionnement de vos programmes est un excellent point de départ. »

Tous les employés n'ont pas besoin de la même expérience. C’est là que la hiérarchisation des types de courses entre en jeu.

Adaptez les courses aux besoins de votre équipe

UberX et Uber Électrique conviennent bien pour les trajets domicile-travail quotidiens. Ces options permettent de maintenir les coûts par course bas, et Uber Électrique offre en plus un choix à faibles émissions pour les équipes qui ont des objectifs écologiques.

Uber Business Confort et Uber Confort Électrique offrent plus d'espace pour les jambes et des véhicules récents, et ces options permettent aux passagers de définir des préférences de température et de conversation avant l'arrivée du chauffeur. Ces services conviennent bien pour les courses à l'aéroport ou peuvent être offertes à partir de certains échelons dans l'organisation.

Uber Business Deluxe et Uber Business Deluxe VUS sont des options conçues pour les déplacements des cadres, les soupers avec des clients et les occasions où vous devez faire une excellente première impression. Ces deux options offrent des véhicules haut de gamme, plus de temps pour retrouver le chauffeur et une protection de prise en charge à l'heure pour les courses admissibles.

Dans la section Compte de l'app Uber, les membres de votre équipe peuvent consulter le tableau de bord Uber for Business pour découvrir les programmes disponibles et savoir exactement quoi utiliser sans avoir à demander aux administrateurs.

Gardez votre liste d'employés à jour sans avoir à vous en occuper à temps plein

Les programmes et les groupes ne fonctionnent que si les personnes qui en font partie sont à jour. Et dans la plupart des organisations, ça change constamment.

« Dans les grandes entreprises, la liste d'employés n'est jamais statique », explique Jenn Tornatore-Knutson, directrice stratégique mondiale des comptes chez Uber. « Des personnes arrivent, d'autres partent, et d'autres changent d'équipe ou sont promues. Ça évolue constamment. »

Uber for Business s'intègre aux principaux outils de RH et de finances pour maintenir ces données à jour sans mises à jour manuelles :

les intégrations de synchronisation des listes d'employés avec des fournisseurs comme SAP Concur permettent de maintenir automatiquement votre liste d'employés à jour. Quand quelqu'un quitte, son accès est révoqué.
- L'intégration d'Uber for Business et de SAP Concur vous permet de synchroniser un sous-ensemble spécifique d'employés (un service, un bureau ou un centre de coûts) plutôt que toute votre organisation en même temps. Vous pouvez ensuite prévisualiser l'impact des modifications avant de les appliquer et importer des employés avant d'envoyer des invitations.
Le SFTP automatise les synchronisations planifiées pour les organisations qui ont déjà mis en place des processus de travail SFTP.
L'approvisionnement SCIM via Okta ou OneLogin effectue la synchronisation au moment de l'intégration d'une personne et supprime son accès quand elle quitte l'entreprise.
Les téléversements de fichiers CSV permettent d'effectuer des ajouts en gros ou des actualisations uniques quand une synchronisation automatisée n'est pas encore en place.

Quelle que soit l'option que vous choisissez, vous en tirez le même avantage : des données de liste d'employés exactes avec le moins de tâches administratives possible.

Une seule plateforme pour la gestion des courses et des repas

Les employés interagissent habituellement plus d'une fois par jour avec Uber for Business : un trajet domicile-travail le matin, une commande de repas entre deux réunions, une course pour rentrer à la maison en soirée. Chaque interaction génère des données qui sont transmises à votre équipe financière en un seul endroit, au lieu d'être dispersées sur plusieurs plateformes, ce qui nécessite un rapprochement supplémentaire.

Cette vue d'ensemble unifiée permet de repérer plus facilement les tendances, de contrôler les dépenses et d'optimiser vos programmes au fil du temps. Quand il est question de dépenses, les conséquences se font ressentir rapidement. Selon la GBTA, 1 rapport de dépenses sur 5 contient une erreur, et la correction de chaque erreur prend en moyenne 18 minutes et coûte 52 $. Grâce aux intégrations d'Uber for Business, les données sur les courses et les repas sont transmises directement aux plateformes de gestion des dépenses comme SAP Concur, Navan et Expensify. Ces plateformes comprennent déjà des catégories et des étiquettes pour les courses et les commandes admissibles.

« Les organisations qui profitent le plus d'Uber for Business ne l'utilisent pas pour des courses occasionnelles », explique Mme Tornatore-Knutson. « C'est leur principal système opérationnel au quotidien. »

Vous voulez créer un programme qui évolue avec votre équipe? Lancez-vous avec Uber for Business dès aujourd'hui.

Regardez le webinaire complet avec Vanessa et Jenn pour en apprendre plus sur la configuration des programmes, la gestion de votre liste d'employés et la centralisation des courses et des repas sur une seule et même plateforme.