Dix stratégies pour réduire les frais de déplacements d'entreprise

Une politique de déplacements d'entreprise bien ficelée peut jouer un rôle précieux dans la gestion efficace des déplacements et le contrôle des coûts. Si nécessaire, définissez votre politique actuelle afin qu'elle établisse des directives claires sur les procédures de réservation, les fournisseurs préférés et la classe de voyage à choisir. Ça aide les employés à savoir exactement où, quand et comment réserver des déplacements alignés sur les objectifs et les économies à atteindre de votre entreprise.

Vous pouvez aussi aider les employés à respecter vos politiques en intégrant des plateformes comme Uber for Business à vos processus de réservation. Uber for Business s'intègre à vos politiques de déplacements et est disponible dans plus de 70 pays.

En désignant Uber comme fournisseur préféré, vous pouvez centraliser la facturation, surveiller les dépenses et appliquer les règles de la politique de déplacements aux frais liés aux courses et aux repas tout en offrant des déplacements flexibles en toute simplicité aux employés. Cette approche structurée permet de faire des économies et d'améliorer l'efficacité des déplacements.

Vous voulez économiser sur les déplacements? Vous pouvez fixer des dates limites pour les réservations à l'avance au lieu d'attendre à la dernière minute.

Les réservations de vols, d'hôtels et de transports à l'avance peuvent vous aider à obtenir des prix plus bas. En fait, les données montrent que réserver des vols intérieurs au moins 28 jours avant le départ peut permettre aux voyageurs d'économiser jusqu'à 24 % par rapport aux prix de dernière minute. Pour les vols internationaux, vous devriez réserver environ 60 jours (mais pas plus de quatre mois) à l'avance pour économiser 10 % en moyenne. Imaginez les économies globales de l'entreprise si chacun de vos employés économisait 10 à 24 % sur les vols pour leurs déplacements.

N'oubliez pas que ça vaut aussi pour les hôtels et la location de voiture dont la réservation à l'avance vient souvent avec des réductions ou des prix plus bas. Encourager les réservations à l'avance peut aider les entreprises à obtenir de meilleurs prix et à réduire l'impact des coûts plus élevés associés aux réservations de dernière minute.

Si vous n'utilisez pas encore de logiciel de gestion des déplacements, vous risquez de rater de précieuses opportunités de faire des économies.

Pourquoi? Les plateformes logicielles de gestion des déplacements centralisent toutes vos réservations de déplacements, ce qui permet aux employés d'accéder plus facilement aux fournisseurs que vous préférez et à des prix préférentiels. Par exemple, en utilisant ces outils, vous pouvez comparer automatiquement les options de vols, d'hôtels et de voitures de location, ce qui vous aide à trouver les meilleures offres en quelques étapes.

Au-delà des réservations, un logiciel de gestion des déplacements fournit un suivi automatisé des dépenses pour enregistrer les coûts en temps réel. Il aide aussi à assurer la conformité aux politiques en signalant les dépenses non conformes à l'avance, ce qui vous aide à respecter votre budget.

Les offres exclusives avec les compagnies aériennes, les hôtels et les entreprises de location de voitures ne sont pas réservées aux grosses entreprises. C'est aussi un choix judicieux pour de nombreuses entreprises qui veulent réduire leurs coûts et à améliorer leurs avantages en matière de déplacements. Créer des comptes d'entreprise avec des fournisseurs de services de déplacements ouvre la porte à un monde d'avantages, des prix réduits aux services prioritaires. Pour des stratégies plus détaillées sur la gestion efficace des déplacements, consultez ce guide sur la gestion des déplacements professionnels.

Quand vous négociez ces offres, commencez par présenter le volume de déplacements et le potentiel de fidélisation de votre entreprise. Les fournisseurs aiment les clients stables, alors mettez l'accent sur la valeur à long terme de votre partenariat. N'ayez pas peur de comparer les offres de différents fournisseurs et d'utiliser la concurrence à votre avantage. Le regroupement de services de services, comme la combinaison de séjours à l'hôtel à la location de voitures, peut aussi vous permettre d'obtenir des réductions et des avantages encore plus importants.

Les programmes de fidélité avec les compagnies aériennes, les hôtels et les entreprises de location de voitures peuvent donner tout un coup de pouce à votre budget de déplacements. En vous inscrivant à ces programmes, votre entreprise peut gagner des points de récompense en faisant des réservations qui peuvent ensuite être échangées contre des vols d'affaires, des séjours à l'hôtel ou la location de voitures. Au fur et à mesure que les employés effectuent des déplacements d'affaires, les points qu'ils gagnent s'accumulent, vous permettant ainsi d'économiser gros sur les futurs déplacements d'affaires.

Ces programmes offrent aussi souvent des avantages comme l'embarquement prioritaire, le surclassement de chambre et la suppression des frais, ce qui ajoute de la valeur à chaque déplacement sans frais supplémentaires. Inclure l'inscription au programme de fidélité dans votre politique de déplacements et utiliser des points pour les déplacements professionnels vous aide à réduire votre budget, ce qui vous permet de faire des économies et de simplifier les déplacements.

Si la pandémie nous a appris une chose sur les déplacements d'affaires, c'est que toutes les réunions n'ont pas besoin d'être en personne pour être productives. Remplacer les déplacements non essentiels par des réunions virtuelles est un moyen simple de réduire (ou d'éliminer) les coûts tout en maintenant l'efficacité de l'entreprise.

Réduire la fréquence des déplacements d'affaires permet non seulement d'économiser de l'argent sur les vols, les hôtels et les repas, mais aussi de libérer du temps précieux que les employés peuvent consacrer à d'autres tâches. En organisant des réunions virtuelles pour les rencontres de routine ou les discussions internes, les entreprises peuvent réserver plus de budget pour le transport aux événements en personne plus importants. Apprenez à maximiser le rendement des déplacements d'affaires en faisant des choix plus judicieux sur le moment et la façon de se déplacer.

Les réservations de déplacements sont un peu comme les polices d'assurance : plus ça inclut de gens, plus c'est rentable. Au lieu d'utiliser plusieurs fournisseurs pour répondre à vos besoins en matière de déplacements, vous pouvez tout réserver auprès de quelques partenaires.

En réservant beaucoup auprès de compagnies aériennes, d'hôtels et d'entreprises de location de voitures, vous augmentez votre pouvoir de négociation. Les fournisseurs apprécient que vous leur soyez fidèle et que vous réserviez régulièrement et offrent souvent des réductions de groupe, de meilleures conditions et des avantages exclusifs.

Au-delà des avantages en termes de coûts, cette stratégie simplifie la gestion des fournisseurs. Vous n'avez donc pas à vous casser la tête avec plusieurs fournisseurs. Avoir moins de fournisseurs à gérer simplifie la facturation, créer des partenariats plus solides et vous donne plus de temps pour vous concentrer sur d'autres priorités.

L'un des principaux avantages des logiciels de gestion des déplacements d'affaires actuels est la possibilité de suivre de près les données sur les déplacements. Ces informations détaillées vous aident à surveiller les dépenses, à anticiper les tendances, à allouer les ressources plus efficacement et à gérer les coûts.

Par exemple, le tableau de bord Uber for Business est un outil centralisé qui vous permet de suivre les courses et les repas des employés en temps réel. Vous pouvez y définir des limites pour les courses et les repas en fonction du jour, de l'heure, de l'emplacement et du budget, ce qui vous permet de vous assurer que toutes les dépenses respectent les directives de votre entreprise.

Établissez des directives claires sur les allocations quotidiennes pour faciliter la gestion des dépenses des employés en déplacement. Ces directives servent de cadre flexible pouvant permettre d'assurer une gestion plus simple des coûts. Quand les allocations quotidiennes pour les repas, l'hébergement et les frais accessoires sont clairement définies, ça peut aider à clarifier les choses et à prévenir les dépenses imprévues.

Cependant, établir ces directives n'est qu'une partie de la solution. Il est tout aussi important d'assurer la conformité à ces limites. Ça vous permet de vous assurer que les dépenses respectent le budget, ce qui contribue à protéger l'utilisation des ressources et à éviter les dépenses inutiles.

À mesure que le secteur des déplacements évolue, avec l'évolution des coûts, des technologies et des facteurs externes, votre politique de déplacements d'entreprise peut l'aider à rester efficace et pertinente.

Pour que votre politique de déplacements s'adapte au fur et à mesure, suivez ces conseils :

• Planifiez des évaluations sur une base régulière. Évaluez régulièrement votre politique de déplacements pour l'aligner sur l'état actuel du secteur des déplacements et les besoins de votre entreprise.
• Recueillez les commentaires des employés qui se déplacent souvent. Recueillir leurs commentaires peut vous donner des idées pratiques et des points à améliorer.
• Tenez-vous au courant des changements dans le secteur. Gardez un œil sur les fluctuations du prix des billets d'avion, des prix d'hébergement et des options de transport, et ajustez votre politique au besoin.
• Intégrez de nouveaux outils et services. Trouvez de nouvelles technologies ou de nouveaux services qui peuvent améliorer l'efficacité, promouvoir le respect des politiques ou optimiser les coûts.
• Adaptez-vous aux nouvelles tendances. Avoir une politique flexible vous permet de vous adapter aux changements imprévus dans le secteur des déplacements.

Régulièrement mettre à jour votre politique de déplacements peut vous aider à rester aligné avec les objectifs de votre entreprise et à toujours contrôler les frais de déplacements.