Le guide complet de la gestion des déplacements professionnels

Les responsables des déplacements d'entreprise élaborent des politiques de déplacement détaillées qui s'alignent sur les objectifs et les besoins uniques de leur entreprise.

Par exemple, un responsable des déplacements établirait des politiques pour la cas suivants :

• Procédures de réservation. Définir les processus de réservation de courses, de vols et de chambres d'hôtels.

• Directives sur les classes de voyage. Établir des normes pour l'usage de la classe affaires ou de la classe économique en fonction de la distance, de la durée ou du niveau des employés.

• Normes d'hébergement. Spécifier le type, le budget et la catégorie d'hébergements autorisés (par exemple, la location de chambres d'hôtels ou de maisons).

• Rapports de dépenses et remboursement. Fixer des limites aux indemnités journalières pour les repas et les frais divers, et établissez des procédures pour le suivi et la soumission des frais de déplacement.

• L'utilisation de la technologie. Mettre en œuvre un logiciel ou des apps de gestion des déplacements pour simplifier les préparatifs de voyage, l'analyse des données et les rapports.

Les responsables des déplacements d'entreprise supervisent la coordination et l'exécution des plans de déplacement d'affaires pour les employés. Ils peuvent organiser eux-mêmes directement tous les aspects des voyages, gérer une équipe interne de coordonnateurs de voyages ou travailler avec des agents de voyages tiers.

Aujourd'hui, il est aussi essentiel d'adopterdes apps de déplacements d'entreprise qui aident les responsables à rationaliser les plans de déplacement dans leur organisation. Une app de déplacements d'entreprise vous aide des façons suivantes :

• Suivi automatisé des dépenses. Élimine la nécessité d'enregistrer des copies papier des reçus en ajoutant automatiquement au système les courses et les repas à passer en notes de frais.

• Contrôle centralisé à partir d'un tableau de bord. Offre une visibilité complète sur les politiques, les procédures, les dépenses, les budgets et les plans de déplacement.

• Rapports et suivi en temps réel. Offre un aperçu complet des programmes de déplacements personnalisés avec des mises à jour en temps réel sur les déplacements, les repas, les frais divers et plus encore.

• Gestion simplifiée des déplacements. Avec des limites flexibles et personnalisables pour la réservation de courses, l'achat de nourriture et le traitement de paiements (comme la facturation sur une carte personnelle avec remboursement ou sur une carte d'entreprise).

Les responsables des déplacements doivent offrir des déplacements confortables aux employés tout en respectant le budget de déplacements de l'entreprise.

Pour ce faire, les responsables cherchent des possibilités de réduction des coûts, identifient les périodes de déplacement les plus rentables et négocient des réductions avec les fournisseurs de déplacements.

Une responsable des déplacements peut, par exemple, identifier et réserver des vols en dehors des heures de pointe pour une équipe participant à une conférence internationale. Elle peut aussi suivre les prix des courses partagées pour trouver des heures de déplacement optimales et réserver des chambres d'hôtel avec des réductions d'entreprise.

Les responsables des déplacements d'entreprise sont aussi chargés du suivi des données de déplacements. Garder un œil sur les données de déplacements aide à plusieurs chapitres :

• Faire le suivi des dépenses. L'examen des frais de déplacement d'entreprise révèle les habitudes de dépenses et montre où l'entreprise peut réduire les coûts.

• Déterminer les habitudes de déplacement. Les données historiques de déplacements aident les responsables à trouver des modèles et des tendances, ce qui les aide à prévoir les préférences et les besoins futurs en matière de déplacements.

• Comparer les programmes avec les normes du secteur. Les responsables de déplacements comparent les dépenses et les politiques de leur entreprise avec les références du secteur afin de mieux comprendre leur performance.

• Analyse des performances des fournisseurs. L'évaluation des données sur les fournisseurs peut révéler leur fiabilité, la qualité de leur service et leur valeur.

Les responsables obtiennent ces données à l'aide de sondages auprès des employés, de rapports sur le secteur du déplacement, de logiciels de gestion des déplacements et de plateformes de déplacements tierces.

Les responsables des déplacements d'affaires travaillent en étroite collaboration avec les responsables des RH pour élaborer des protocoles de devoir de diligence pour leurs employés.

Dans le contexte des déplacements d'entreprise, le devoir de diligence inclut les éléments suivants :

• Assurer la santé des employés. Maintenir le bien-être et la santé des employés en déplacement et s'assurer qu'ils ont accès aux soins de santé et au soutien nécessaires.

• Subvenir aux besoins de base. Nous organisons des commodités essentielles comme des aliments et des boissons de qualité, et un hébergement confortable.

• Protéger les employés. Tenir les voyageurs à l'écart des situations où ils peuvent être victimes de harcèlement, de stress ou de discrimination.

Les responsables des déplacements d'entreprise n'ont pas seulement à s'occuper de la coordination et de la gestion des déplacements professionnels. Ils sont aussi chargés d'établir des relations avec les meilleurs partenaires et fournisseurs du secteur.

Ça inclut l'établissement d'accords de réduction et de confort avec les compagnies aériennes, la négociation d'accords avec les chaînes hôtelières et la sélection des meilleures apps de covoiturage.

Ils travaillent aussi en étroite collaboration avec les équipes internes et la haute direction pour s'assurer que les stratégies et les contrats de déplacement s'alignent sur les objectifs commerciaux globaux.