Qu'est-ce qu'une indemnité quotidienne et comment ça fonctionne?

Dernière mise à jour : 2 décembre 2024

Même si les indemnités quotidiennes constituent un outil précieux pour gérer les dépenses liées au travail, il peut être difficile de comprendre comment ça fonctionne, surtout si votre entreprise n'a pas encore de politiques. Ce guide vous explique tout sur les indemnités quotidiennes, leur fonctionnement et les avantages qu'elles offrent aux employeurs comme aux employés.

D'où vient le mot indemnité quotidienne?

Il vient du mot « Per diem », une expression latine qui veut dire « par jour ». Dans un contexte professionnel, elle désigne une somme quotidienne versée par un employeur pour couvrir les dépenses liées au travail lors de déplacements professionnels ou d'affectations temporaires. Les indemnités quotidiennes peuvent inclure des dépenses de repas, d'hébergement et d'autres frais accessoires.

Comment fonctionnent les indemnités quotidiennes

Maintenant que vous avez une définition pour les indemnités quotidiennes, examinons les différentes options de paiement et de remboursement disponibles. Bien que les montants accordés varient en fonction de l'employeur et des circonstances spécifiques, il existe trois principaux types d'indemnité quotidienne : fixe, partielle et remboursable.

Indemnité quotidienne fixe

Une indemnité quotidienne fixe est un montant quotidien prédéterminé destiné à couvrir les dépenses. Ce montant est généralement calculé en fonction de facteurs comme le lieu, la période de l'année et les normes de l'industrie. Les montants fixes offrent plus de latitude aux employés pour dépenser comme bon leur semble. Ils éliminent généralement la nécessité de présenter des reçus ou des justificatifs pour chaque dépense.

Les indemnités quotidiennes fixes sont généralement versées par un paiement anticipé à l'employé ou via une carte de crédit de l'entreprise.

Indemnité quotidienne partielle

Dans certains cas, l'employeur peut proposer une indemnité quotidienne partielle, c'est-à-dire qu'il couvre une partie des dépenses quotidiennes et la balance est à la charge du membre de l'équipe. Par exemple, pour un déplacement d'une journée, une entreprise peut fournir une indemnité quotidienne pour les repas et demander à l'employé de prendre en charge le transport.

Les entreprises accordent souvent une indemnité quotidienne partielle pour le premier et le dernier jour d'un déplacement d'affaires de longue durée, quand un employé passe une partie de cette journée au bureau.

Remboursement des frais avancés

Ce type de paiement implique que les employés déboursent les dépenses professionnelles et présentent les reçus à l'employeur. Même si cette option demande plus de paperasse et de tenue de livre, elle est pratique quand les employés ont des dépenses uniques ou inhabituelles qui ne correspondent pas au montant standard d'indemnité quotidienne de l'entreprise.

Comment les taux d'indemnités quotidiennes sont déterminés

Les taux d'indemnités quotidiennes varient en fonction de différents facteurs comme les obligations légales, les politiques de l'entreprise, les variations du coût de la vie et les normes de l'industrie. Examinons de plus près comment ces facteurs influencent les montants d'indemnité quotidienne.

Obligations légales

Il y a peut-être des exigences propres à votre secteur. Aux États-Unis, la General Services Administration (GSA) fixe les taux d'indemnité quotidienne pour les employés du gouvernement. Les entreprises privées et d'autres organisations se servent des taux de la GSA comme point de départ pour déterminer leurs taux d'indemnité quotidienne.

Aux États-Unis, le département d'État fixe les indemnités quotidiennes pour les déplacements à l'étranger des employés fédéraux. Les montants sont déterminés en fonction du coût de la vie des pays et des villes où les employés voyagent.

L'I.R.S. (Internal Revenue Service) a également publié un Avis 2023-68 pour les indemnités quotidiennes en 2024. Vous y trouverez des taux spéciaux d'indemnités quotidiennes que les contribuables peuvent utiliser en 2024 pour justifier les dépenses professionnelles habituelles et celles jugées indispensables pendant leurs déplacements professionnels.

Variations du coût de la vie

Les taux d'indemnités quotidiennes sont souvent ajustés pour compenser les différences de coût de la vie entre les différents emplacements. Un employé qui se déplace dans une ville onéreuse comme New York ou San Francisco, par exemple, devrait recevoir une indemnité quotidienne plus élevée qu'une personne qui se déplace dans une ville plus abordable.

Normes de l'industrie

Certains secteurs ont défini des taux d'indemnités quotidiennes en fonction des besoins et des attentes de leurs employés. Avant de créer votre politique, tenez compte des dépenses habituelles et faites des recherches sur les indemnités offertes par les autres entreprises.

Quels sont les avantages des indemnités quotidiennes?

Les indemnités quotidiennes offrent de nombreux avantages autant pour les employeurs que pour les employés. Une bonne compréhension de ces avantages permet de prendre des décisions éclairées sur la façon de payer les indemnités quotidiennes. Voici quelques-uns des principaux avantages :

Pour les employeurs

• Simplifier le suivi des dépenses : Avec une indemnité quotidienne fixe, les employeurs ont plus de facilité à suivre et à gérer les dépenses des employés parce qu'il n'est pas nécessaire de vérifier les reçus un par un.
• Maîtriser les coûts et la conformité : En définissant des montants fixes pour les indemnités quotidiennes, les employeurs ont plus de facilité à contrôler les coûts, à réduire leur charge fiscale et à garantir la conformité.
• Attirer et fidéliser les talents : Proposer des indemnités quotidiennes compétitives peut rendre une entreprise plus attrayante auprès des candidats potentiels et contribuer à la rétention du personnel.
• Réduction de la charge de travail administrative : Vous pouvez réduire la quantité de paperasse, le temps consacré à la vérification de chaque reçu et au traitement des notes de frais afin de libérer des ressources précieuses pour d'autres tâches.

Pour les employés

• Prévoyance financière : Les montants fixes d'indemnités quotidiennes permettent aux employés de planifier leurs dépenses plus efficacement en connaissant le montant alloué.
• Flexibilité : Grâce aux indemnités quotidiennes, les employés ont la liberté de répartir leurs dépenses quotidiennes comme ils l'entendent, ce qui peut rendre leurs déplacements moins stressants et plus agréables.
• Moins de paperasse : Avec des montants fixes pour les indemnités quotidiennes, les employés n'ont pas besoin de garder tous leurs reçus et d'envoyer des notes de frais détaillées.
• Avantages fiscaux potentiels : Dans certains cas, les indemnités quotidiennes peuvent être considérées comme un revenu non imposable, tout dépendant des circonstances spécifiques et des lois fiscales applicables.

Éliminez le stress des politiques d'indemnités quotidiennes

La plateforme Uber for Business vous permet de proposer facilement des courses et des repas à vos employés lors de leurs déplacements, avec des limites personnalisables et des notes de frais intégrées qui garantissent la visibilité et le respect de vos politiques.