Gestion des frais de déplacement

Créer des procédures de gestion des frais de déplacement efficaces

La meilleure solution à tous ces défis consiste à établir des procédures de gestion des frais de déplacements qui reflètent les meilleures pratiques en la matière.

Cinq conseils pour des procédures de gestion des frais de déplacement plus efficaces

1. Définir des directives claires sur la gestion des frais de déplacement

L'une des étapes les plus importantes pour une meilleure gestion des frais de déplacement consiste à clarifier les règles et les procédures à suivre par les employés et à les mettre par écrit. Pendant la rédaction de vos directives, vous devriez inclure les informations suivantes :

• Qui devrait être responsable des réservations de voyage? Les employés doivent-ils réserver leurs propres vols ou le demander à un administrateur de leur service, ou toutes les réservations doivent-elles passer par un service principal?

• Comment le paiement doit-il fonctionner? Les voyageurs d'affaires auront-ils une carte d'entreprise, devront-ils utiliser des comptes d'entreprise existants ou paieront-ils de leur poche et seront-ils remboursés par la suite?

• Combien les employés peuvent-ils dépenser en nourriture et en transport terrestre quand ils voyagent? Devriez-vous définir une indemnité journalière ou fournir des coupons, leur demander de présenter des reçus jusqu'à concurrence d'un montant autorisé ou leur permettre de planifier des courses et des livraisons de repas via un compte d'entreprise?

• Quel est le processus de remboursement? Combien de temps les employés ont-ils pour présenter des notes de frais ou des reçus? Que doivent-ils envoyer pour être remboursés?

• Comment allez-vous suivre les dépenses de votre entreprise? Quels documents et/ou outils utiliserez-vous pour enregistrer et suivre les dépenses?

Une fois vos directives documentées, déterminez la meilleure façon de les communiquer à tous les employés. Publiez-les dans un endroit où ils peuvent facilement y accéder en cas de besoin et mettez à jour votre processus de formation pour que les nouveaux employés les incluent.

2. Mettre en place des procédures de réservation simplifiées

Réserver des vols, de l'hébergement et des voitures peut représenter beaucoup de travail. Des employés débordés qui choisissent l'option la plus facile ne choisiront pas nécessairement la meilleure. Un processus de réservation simplifié leur facilitera la tâche, tout en les aidant à respecter vos directives. Vos procédures de réservation peuvent :

• définir la façon dont ils doivent effectuer la réservation, y compris les comptes d'entreprise qu'ils doivent utiliser (par exemple, si vous avez un compte d'entreprise auprès d'une agence de voyage, d'une compagnie aérienne particulière ou d'une société de covoiturage);

• fixer des limites de prix pour chaque type de réservation, ainsi que les étapes à suivre si une option n'est pas disponible aux prix autorisés (comme pour les voyages de dernière minute ou les visites dans une ville coûteuse);

• préciser les compagnies aériennes, les chaînes hôtelières ou les marques de transport terrestre avec lesquelles vous entretenez une relation, pour que les employés sachent qu'ils doivent d'abord les vérifier.

3. Utiliser des notes de frais automatisées

Il est probablement irréaliste de s'attendre à ce que chaque voyageur d'affaires de votre entreprise garde consciencieusement tous ses reçus et les présente rapidement. Les notes de frais automatisées peuvent éliminer un facteur de stress courant lié aux déplacements professionnels, tout en améliorant la précision et l'efficacité du suivi des dépenses. Certaines marques de voyages proposent des outils pour gérer les dépenses si vous créez un compte d'entreprise centralisé et demandez à vos employés de l'utiliser pour tous leurs achats avec cette marque. Des cartes de crédit d'entreprise dédiées aux dépenses de déplacement peuvent également être très utiles.

4. Surveillez et assurez le respect des politiques de déplacements et de dépenses

Établir des directives ne suffit pas. Il faut aussi veiller à ce que tout le monde les respecte. Observez comment les employés suivent les directives et décidez comment gérer les situations où ils ne respectent pas les procédures. Par exemple, si un employé effectue une réservation qui dépasse les montants autorisés sans approbation, l'entreprise le remboursera-t-elle en totalité ou seulement jusqu'au montant spécifié dans vos directives?

5. Examinez et améliorez régulièrement vos procédures

Vos procédures de gestion des frais de déplacement n'ont pas besoin d'être gravées dans le marbre. Soyez ouvert aux commentaires de vos voyageurs d'affaires et des employés qui gèrent les déplacements professionnels. Si une directive entraîne un travail supplémentaire ou une expérience de voyage négative, ou si vos données de déplacements et dépenses révèlent des coûts plus élevés que prévu ou des problèmes liés à des réductions, apportez les ajustements nécessaires. Votre compagnie aérienne préférée a-t-elle des annulations fréquentes? Les économies obtenues en les utilisant ne compensent peut-être pas l'impact négatif sur vos voyageurs.

Avantages de la mise en œuvre de procédures efficaces pour la gestion des frais de déplacement

Économies de coûts : En fixant des limites claires pour les frais de déplacement de vos employés, vous reprenez le contrôle des coûts. Ceci peut conduire à des économies importantes.

Des employés plus satisfaits : En mettant en place des procédures de réservation claires et un suivi automatisé des dépenses, vous réduisez la charge de travail et le stress de vos employés. Ils pourront alors profiter de leur voyage et être plus efficaces dans leur travail sur place.

De meilleures données : En améliorant les procédures de suivi des dépenses, vous obtenez aussi de meilleures données. Les données sur les frais de déplacement peuvent vous aider à repérer les tendances dans vos dépenses, ainsi que les déplacements et les marques de voyage qui génèrent les coûts les plus élevés. Vous pouvez utiliser ces connaissances pour prendre de meilleures décisions à l'avenir.

Amélioration de la productivité : L'automatisation des tâches les plus ennuyeuses liées aux déplacements professionnels ne facilite pas seulement la vie des employés, elle leur redonne aussi du temps et de l'énergie pour se concentrer sur des tâches plus importantes. Ça peut entraîner une meilleure productivité tout en simplifiant et accélérant le processus de remboursement.