Comment rédiger votre politique de déplacements d'entreprise
Publié le : 1er novembre 2023
Dans notre monde en constante évolution, les déplacements sont devenus un élément essentiel des activités des organisations, autant pour les entreprises en démarrage que pour celles déjà établies. Cependant, en l'absence de lignes de conduite appropriées, les frais de déplacements peuvent rapidement devenir difficiles à gérer. C'est là où une politique de déplacements d'entreprise entre en jeu. Dans cet article, nous allons vous donner un aperçu de ce que vous devez savoir.
Cet article aborde les sujets liés à la politique de déplacements, notamment :
- Qu'est-ce qu'une politique de déplacements d'entreprise?
- Pourquoi votre entreprise a-t-elle besoin d'une politique de déplacements?
- Comment rédiger votre politique de déplacements d'entreprise
- Points essentiels à inclure dans votre politique
- Sept obstacles fréquents lors de l'élaboration d'une politique exhaustive
Qu'est-ce qu'une politique de déplacements d'entreprise?
Une politique de déplacements est un ensemble de lignes de conduite qui couvre les règles et les règlements concernant les déplacements des employés. Elle peut couvrir des éléments comme la réservation de déplacements et d'hébergement, les procédures de remboursement et les frais de déplacement. Une politique de déplacements garantit que les frais de déplacement sont gérés efficacement et que toutes les dépenses respectent le budget de l'entreprise.
Pourquoi votre entreprise a-t-elle besoin d'une politique de déplacements?
Une politique de déplacements offre de nombreux avantages aux employés et à votre entreprise. Elle permet d'assurer la conformité, d'améliorer la sécurité et l'expérience globale des déplacements de vos employés. Par exemple, une politique de déplacement transparente sensibilise les employés aux lignes de conduite de l'entreprise et aux recommandations de sécurité pour éviter des problèmes de sécurité et d'autres incidents. Avec une politique bien conçue, les employés savent à quoi s'attendre en déplacement ce qui peut contribuer à améliorer le moral et la satisfaction des employés.
Une exploration approfondie des priorités des voyageurs d'affaires et des gestionnaires de voyages, en partenariat avec GBTA.
Comment rédiger votre politique de déplacements d'entreprise
Rédiger une politique de déplacements peut sembler une tâche ardue, mais quand vous avez des lignes de conduite pour savoir où concentrer votre attention, la tâche devient beaucoup plus facile. Les conseils suivants peuvent vous aider à mettre en place des politiques de déplacements.
Identifiez les besoins de votre entreprise en matière de déplacements
Déterminez l'objectif de la politique de déplacements. Quels sont vos principaux objectifs? Il peut s'agir de respecter le budget de l'entreprise, de se conformer aux règlementations de sécurité ou encore de simplifier les procédures de déplacements. Tenez compte de la fréquence et des types de déplacements auxquels les membres de votre équipe participeront au niveau national ou international. Ces informations vous aideront à élaborer une politique claire et concise qui répond aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Définissez des lignes de conduite
La prochaine étape consiste à prendre note des choses à faire et à ne pas faire pour les employés qui réservent leurs déplacements. Vous devez identifier et approuver les fournisseurs que les employés devraient utiliser. Précisez les pourcentages de remboursement pour chaque type de dépense. Assurez-vous que les lignes de conduite sont faciles à comprendre et qu'elles répondent aux objectifs que vous avez définis à la première étape.
Établir des procédures d'approbation et de rapport
Une fois que vous avez défini les lignes de conduite pour la réservation de déplacements, il est important d'établir le processus pour obtenir l'approbation des frais de déplacement et de soumission des dépenses. Définissez qui est autorisé à approuver les demandes de déplacements et quels critères prendre en compte avant de les approuver. Il devrait aussi y avoir un processus pour soumettre les dépenses et les demandes de remboursement.
De plus, décrivez les documents dont les employés ont besoin, comme des reçus ou des factures, pour justifier toutes les dépenses. Votre processus doit préciser le délai de soumission de leurs dépense pour obtenir un remboursement et le délai de réception de leurs fonds.
Envisagez des options flexibles pour les employés
La flexibilité est essentielle pour créer une politique de déplacements d'entreprise efficace. En proposant une variété d'options tout en tenant compte des préférences individuelles, vous encouragez l'adhésion et augmentez la satisfaction des employés, tout en gardant le contrôle sur votre budget de déplacements.
Voici quelques idées pour ajouter de la flexibilité à votre police :
Soutenir les expériences locales : encouragez les employés à explorer les entreprises locales, comme les restaurants et les magasins de vente au détail indépendants qui répondent à leurs préférences.
Inclure des alternatives d'hébergement : Pour les employés qui préfèrent un environnement plus convivial ou qui doivent rester plus longtemps, il est possible d'opter pour des appartements avec services ou des espaces de cohabitation.
Prévoir une indemnité de déplacement : Cette approche permet aux employés de choisir certaines dépenses en déplacement tout en respectant un budget prédéfini.
Pensez au format
Les employés doivent être en mesure de comprendre rapidement vos lignes de conduite en matière de déplacements. Pensez donc à créer un modèle de politique de déplacements avec des en-têtes, des puces et d'autres éléments de mise en forme qui faciliteront la compréhension et la navigation. Il est par ailleurs important de s'assurer que la politique est accessible à tous les employés. Pour ce faire, vous pouvez mettre les lignes de conduite en matière de déplacements à disposition en version imprimée et numérique.
Notions essentielles à inclure dans votre politique de déplacements d'entreprise
Il n'y a pas de recette universelle pour créer une politique de déplacements d'entreprise, mais il existe des pratiques exemplaires. Utilisez les trois concepts ci-dessous comme des piliers pour organiser de votre document.
Préparatifs de voyage
Pour éviter toute confusion, il est important de définir clairement quels modes de transport et d'hébergement sont admissibles. Par exemple, vous pourriez présélectionner des hotels et des compagnies aériennes pour les employés. Pour faciliter le processus de réservation, faites affaire avec des agents de voyages approuvés par l'entreprise ou utilisez des outils de réservation en ligne conformes aux critères de l'entreprise.
Remboursements et notes de frais
Un autre sujet très important : les frais de déplacements et leur remboursement. Selon le rapport de Runzheimer sur les tendances des frais de déplacements d'affaires : Selon le Rapport sur les frais de déplacement pour les conférences, à partir de 2020, le coût moyen des déplacements d'affaires est réparti entre l'hébergement (34 %), les billets d'avion (27 %), les repas (20 %) et la location de voiture (19 %). Plusieurs entreprises fixent des indemnités journalières pour ces dépenses afin de simplifier le processus de suivi et de rapport. Tenez-en compte quand vous élaborez vos programmes et définissez les dépenses qui sont remboursables.
De plus, vous pouvez décider d'investir dans des ressources qui aident les employés à produire des rapports de dépenses, comme une app mobile ou une plateforme en ligne. Par exemple, avec Uber for Business, les reçus de courses et de repas des employés peuvent être transférés directement dans le tableau de bord de votre prestataire de gestion de dépenses. Les employés peuvent donc gagner du temps en évitant d'avoir à rechercher les reçus.
Sécurité
La sûreté et la sécurité des voyageurs est un autre élément important à couvrir. Dans cette section de votre politique, établissez des lignes de conduite, y compris des recommandations sur la marche à suivre en cas de problèmes et sur les endroits qui sont actuellement dangereux.
Pensez à fournir aux employés des ressources comme une formation spécifique et des coordonnées en cas d'urgence. En donnant la priorité à la sûreté et la sécurité des voyageurs dans votre politique, vous pouvez aider les employés à rester à l'abri des dangers lors de leurs déplacements et vous assurer que l'entreprise ne prend pas de risques inutiles.
Les sept obstacles les plus fréquents lors de l'élaboration d'une politique globale
La définition des bonnes normes en matière de déplacements professionnels comporte un ensemble de défis bien particuliers. Étudions de plus près les sept obstacles les plus fréquemment rencontrés lors de la rédaction d'une politique de déplacements d'affaires et comment les surmonter.
Équilibrer les besoins de l'entreprise avec les préférences des employés. Il peut s'avérer difficile d'élaborer une politique de déplacements qui répond aux besoins de l'entreprise tout en tenant compte des préférences et des besoins des employés. Pour qu'une politique soit efficace, établissez un équilibre entre la rentabilité et la satisfaction des employés.
Se tenir au courant des réglementations en matière de voyage. Les réglementations en matière de voyage peuvent changer. Il est donc difficile d'avoir toujours les bonnes informations. Par exemple, de nombreux pays évaluent et révisent fréquemment les politiques d'entrée. Vous devez vous tenir au courant de l'évolution des exigences et ajuster vos documents en conséquence.
Assurer la cohérence. S'assurer que les politiques de déplacements sont suivies de manière cohérente dans tous les services et chez tous les employés n'est pas chose facile. Créez un système capable de surveiller et de faire respecter les politiques.
Répondre aux besoins uniques des voyageurs. Les employés peuvent avoir des besoins de déplacements, comme des handicaps ou des problèmes médicaux, qui nécessitent une attention particulière. Tenez compte de ces besoins uniques pour fournir les accommodements et les ressources nécessaires.
Communiquer efficacement la politique. Un facteur clé de la réussite de cette initiative est de partager les détails avec tous les employés et de s'assurer qu'ils savent où trouver les informations pertinentes. Définissez un processus d'introduction aux lignes de conduite et assurez-vous d'avoir un plan pour répondre aux questions et aux préoccupations.
La vérification des notes de frais. Un système de suivi et des rapports réguliers vous aideront à garder le contrôle de votre budget. Prenez le temps d'examiner les notes de frais de déplacement pour vous assurer que tout s'aligne comme prévu.
La mise à jour de la politique de déplacements. Comme les technologies et les besoins des employés évoluent, il est important de réévaluer et de mettre à jour régulièrement votre politique pour la garder pertinente et efficace. Vous devrez aussi demander régulièrement aux employés de vous faire part de leurs commentaires.
Découvrez comment Uber for Business peut contribuer au contrôle de la conformité de votre politique de déplacements
Simplifier l'expérience globale des déplacements d'affaires n'a pas à être compliqué. En intégrant certains aspects importants comme les préparatifs de voyage, la sécurité, les notes de frais et les remboursements, vous pouvez créer une politique de déplacements fonctionnelle qui répondra aux besoins de votre entreprise et de vos employés.
Cherchez-vous un moyen pour gérer facilement les déplacements d'affaires? Uber for Business a conçu une série de fonctionnalités pour aider les entreprises à mettre en œuvre leurs politiques de déplacements. Avec Uber for Business, les entreprises peuvent définir des limites de dépenses, suivre les dépenses et recevoir des rapports détaillés sur les déplacements des employés.
Foire aux questions
- À quoi sert une politique de déplacements d'entreprise?
L'objectif d'une politique de déplacements d'entreprise est de fournir aux employés des lignes de conduite pour la réservation, la gestion des dépenses et la sécurité lors des déplacements. Une politique de déplacements garantit que tous les employés respectent les mêmes normes et procédures de déplacement, tout en contribuant à la gestion des dépenses et à la réduction des risques pour l'entreprise. En fournissant des lignes de conduite transparentes et des ressources claires pour les déplacements, la politique de déplacements d'entreprise peut améliorer l'efficacité et réduire le stress des employés fréquemment en déplacement.
- Que faut-il inclure dans une politique de déplacements?
Une politique de déplacements globale doit couvrir des éléments comme les réservations et les préparatifs de voyage, les frais de déplacements et leur remboursement, la sûreté et la sécurité des voyageurs et les procédures d'approbation et de rapport. Il s'agit notamment des lignes directrices concernant les modes de transport acceptables, les hébergements approuvés et les montants maximums remboursables pour les repas, l'hébergement et le transport. Elle doit aussi préciser la procédure à suivre pour obtenir l'autorisation de voyager, et pour soumettre les dépenses et les demandes de remboursement.
- Quelles sont les pratiques exemplaires en entreprise pour les déplacements d'affaires?
Les pratiques exemplaires d'une politique de déplacements d'entreprise consistent à investir le temps requis pour élaborer une politique claire et complète, à donner la priorité à la sécurité, à exploiter la technologie à disposition et finalement, à réviser et mettre à jour la politique en continu. Ensemble, ces pratiques contribueront à garantir la pertinence et l'efficacité de votre politique de déplacements.
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