Gerenciamento de viagens e despesas

Criação de processos eficazes de T&E

A melhor solução para todos esses desafios é estabelecer processos de T&E que reflitam as melhores práticas para o gerenciamento de despesas de viagem.

5 dicas para ter mais eficácia em seus processos de T&E

1. Defina diretrizes claras de gerenciamento de viagens e despesas

Uma das etapas mais importantes para melhorar o gerenciamento de despesas de viagem é esclarecer quais regras e processos você deseja que os funcionários sigam e colocá-los por escrito. Ao redigir suas diretrizes, é importante incluir:

• Quem deve ser responsável pelas reservas de viagens? Os funcionários devem reservar seus próprios voos ou pedir a um administrador em seu departamento, ou todas as reservas devem passar por um departamento principal?

• Como o pagamento deve funcionar? Os viajantes de negócios receberão um cartão da empresa, deverão usar as contas da empresa existentes ou pagar do próprio bolso e pedir um reembolso?

• Quanto os funcionários podem gastar em alimentos e transporte terrestre durante a viagem? Você deve definir uma diária ou oferecer vouchers, pedir que eles enviem recibos até um valor permitido ou permitir que eles configurem viagens e entregas de pedidos por meio de umaconta da empresa?

• Qual é o processo para o reembolso? Quanto tempo um funcionário tem para enviar relatórios de despesas ou recibos? O que ele precisa enviar para pedir o reembolso?

• Como você acompanhará as despesas? Quais documentações e/ou ferramentas você usará para registrar e acompanhar despesas?

Depois que suas diretrizes forem documentadas, descubra a melhor forma de comunicá-las a todos os seus funcionários. Publique-as em algum lugar que os funcionários possam acessar com facilidade e atualize seu processo de treinamento para novos contratados.

2. Simplifique os procedimentos de reserva

Reservar voos, acomodações e carros pode ser muito trabalhoso. Um funcionário sobrecarregado que escolhe a opção mais fácil não necessariamente escolhe a melhor. Um processo de reserva simplificado tornará o trabalho de reservar viagens mais fácil, além de ajudar os funcionários a cumprir suas diretrizes. Veja algumas ideias importantes para seus procedimentos de reservas:

• Defina como a reserva deve ser feita, incluindo qualquer conta comercial que deva ser usada (por exemplo, se você tiver uma conta comercial com uma agência de viagens, companhia aérea específica ou empresa de viagens por aplicativos)

• Defina limites de preço para cada tipo de reserva, além de etapas a serem seguidas se uma opção não estiver disponível nos preços permitidos (como viagens de última hora ou visitas a uma cidade cara)

• Esclareça se existem companhias aéreas, redes de hotéis ou marcas de transporte terrestre com as quais a empresa tenha um relacionamento, para que os funcionários deem prioridade a essas opções

3. Use relatórios de despesas automatizados

Não é plausível esperar que todos os viajantes da sua empresa guardem todos os recibos e os enviem prontamente. Os relatórios de despesas automatizados podem remover um fator comum de estresse em viagens de negócios, além de melhorar a precisão e a eficiência do acompanhamento de despesas de viagem. Algumas operadoras turísticas oferecem ferramentas para isso se você configurar uma conta corporativa centralizada e instruir os funcionários a usá-la em todas as compras que fizerem com a marca. Ter cartões de crédito da empresa dedicados para compras de viagens também pode ajudar.

4. Monitore e fiscalize o cumprimento das suas políticas de T&E

A criação de diretrizes só levará você até certo ponto. As pessoas precisam segui-las. Preste atenção em como os funcionários adotam as diretrizes e determine o que você fará quando eles não seguirem as instruções. Se um funcionário fizer uma reserva que exceda os valores permitidos sem aprovação, por exemplo, a empresa ainda o reembolsará integralmente ou apenas até o preço descrito em suas diretrizes?

5. Revise e melhore regularmente seus processos

Seus processos de T&E não precisam ser imutáveis. Receba feedback dos viajantes e de todos os funcionários envolvidos no lado administrativo da gestão das viagens a trabalho. Se uma diretriz estiver causando trabalho extra ou criando uma experiência de viagem negativa, por exemplo, ou se seus dados de T&E revelarem áreas em que os custos são mais altos do que o esperado ou a redução de custos está causando problemas, faça alterações. A sua companhia aérea preferida cancela os voos com frequência? A economia ao usá-la pode não valer o custo do impacto negativo para seus viajantes.

Vantagens da implementação de procedimentos eficientes de T&E

Economia: ao definir padrões claros para o valor que os colaboradores podem gastar em despesas de viagem, você retoma o controle dos custos. Isso pode levar a economias significativas.

Funcionários mais satisfeitos: ao estabelecer procedimentos de reserva claros e ao introduzir o acompanhamento automatizado de despesas, você reduz a quantidade de trabalho e o estresse para os funcionários. Em vez disso, eles podem aproveitar a viagem e trabalhar com mais eficácia.

Dados melhores: ao implementar processos aprimorados para acompanhar despesas, você também obtém dados melhores. Os dados do T&E podem ajudar você a identificar as tendências de como está gastando seu orçamento e quais viagens e opções de viagens têm os custos mais altos. Use esse conhecimento para tomar decisões melhores no futuro.

Maior produtividade: a introdução da automação em alguns dos aspectos mais tediosos das viagens a trabalho não apenas facilita a vida dos funcionários, mas também devolve a eles tempo e energia para gastar em atividades mais importantes. Isso pode levar a um aumento geral da produtividade, ao mesmo tempo em que simplifica e acelera o processo de devolução de valor.