Uber para Empresas: visibilidad, control y comodidad

La facilidad administrativa de Uber para Empresas es uno de los principales beneficios para el equipo de Viajes y gastos de la app de Uber. Las integraciones son fundamentales para el éxito del programa, en palabras de Reyhl: “Una de las características clave es la integración de los sistemas de información de recursos humanos, que nos permite administrar las inscripciones en los programas con un personal en constante cambio. Realmente le quita la carga a nuestro equipo”. Esta integración actualiza automáticamente a diario datos como el estado del personal, lo que permite que los viajeros accedan sin problemas a la cuenta de negocios y se elimina el acceso de las personas que ya no forman parte de la empresa.

La plataforma también brinda transparencia, lo que permite al equipo de Viajes y gastos monitorear el uso y las ubicaciones de los colaboradores mientras están de viaje. “Esto último es especialmente importante para ayudar a la app de Uber a cumplir con su deber de diligencia”, dice Reyhl. Además, los datos disponibles en el panel de Uber para Empresas ayudan al equipo de Viajes y gastos a enviar mensajes personalizados a equipos específicos o a viajeros destacados que pueden no estar vinculados a la cuenta corporativa de Uber.

Los reportes de gastos están centralizados y automatizados

Los reportes de gastos contienen costos ocultos y pueden ser una gran pérdida de recursos para la empresa. Un estudio de 2022 realizado por la Asociación Global de Viajes de Negocios encontró que el costo promedio de procesar un reportes de gastos es de $58. También encontró que el 19% de los reportes de gastos contienen imprecisiones y que corregir cada uno cuesta otros $52.

El equipo de Viajes y gastos de la app de Uber entendió este problema de primera mano, por lo que ha impulsado constantemente a la organización hacia un sistema de reportes de gastos totalmente centralizado y automatizado que elimine eficazmente la necesidad de que los colaboradores facturen sus viajes, a la vez que permite el cumplimiento del reglamento en tiempo real. El equipo estima que pasar a un programa de este tipo le ahorra a la empresa más de $287,000 en horas de los colaboradores al año.

Reyhl agrega que la automatización de gastos también reduce el estrés de los colaboradores de la app de Uber al eliminar la necesidad de guardar recibos físicos y completar los reportes de gastos manualmente. Además, el enfoque centralizado reduce la carga de los gerentes y del equipo de Viajes y gastos, ya que los flujos de trabajo de aprobación ahora están automatizados.

Una mayor participación significa mayores ahorros

Para asegurarse de que los colaboradores de la app de Uber conozcan y usen sus beneficios de viaje, el equipo de Viajes y gastos trabaja en estrecha colaboración con el equipo de implementación de Uber para Empresas para asegurarse de que las personas estén conectadas o vinculadas al perfil de negocios adecuado. Más allá de simplificar la experiencia del personal, esto garantiza que el equipo de Viajes y gastos obtenga visibilidad del uso y el gasto.

El equipo de Viajes y gastos aprendió sobre las prácticas recomendadas para promover las tasas de vinculación de los colaboradores, que comparte fácilmente con la comunidad de Uber para Empresas en general. Entre sus estrategias para aumentar las tarifas, los nuevos colaboradores reciben un correo electrónico automatizado que les indica cómo crear y vincular un perfil de negocios. Si un colaborador desvinculado intenta contabilizar los gastos de un viaje con la app de Uber, el equipo de Viajes y gastos se comunica para sugerirle que se conecte.

“Enviamos correos electrónicos recurrentes para mantener a los colaboradores informados sobre los beneficios de un perfil de negocios vinculado y usamos regularmente las funciones del producto del panel, como la capacidad de volver a invitar a un colaborador con un solo clic”, dice Reyhl. Como resultado, la app de Uber ha alcanzado constantemente una tasa de vinculación de colaboradores del 75%.

Los colaboradores de la app de Uber aprecian especialmente las opciones de viajes ecológicos y cómodos disponibles en su perfil de negocios. Las métricas de sostenibilidad de la plataforma Uber para Empresas ayudan a la app de Uber a conocer las emisiones de viajes de los colaboradores en toda la empresa. La app de Uber también amplió su reglamento de viajes para incluir opciones de viaje sin emisiones o con bajas emisiones, como Uber Planet y Uber Comfort Electric, lo que brinda a los colaboradores la opción de un transporte ecológico cuando viajan por trabajo.

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