Los beneficios de un programa de viajes corporativos administrados

Los viajes de negocios son complicados, y quienes se encargan de los viajes en las organizaciones lo saben mejor que nadie. La mayoría de los días, intentan equilibrar las necesidades de la empresa con mantener a los viajeros contentos y productivos sin salirse del presupuesto. Un programa de viajes administrado puede ser importante para que eso suceda.

¿Qué significa administrar un programa de viajes corporativos?

Tener empleados que viajan por trabajo no constituye necesariamente un programa administrado. Si se hacen reservas relacionadas con viajes, como alojamiento en hoteles, boletos de avión o renta de autos, de manera autónoma y con poca supervisión de la empresa, esto se considera una gestión no administrada.

Gestión de riesgos y ayuda ante emergencias

Por el contrario, un programa de viajes administrados es aquel en el que la empresa coordina todos los arreglos de viaje y gastos de los empleados. Esto puede estar a cargo del equipo de viajes de una organización, una empresa de administración de viajes (travel management company, TMC) o de ambos. Por lo general, implica niveles formales de aprobación, una fuente de veracidad para las políticas de viaje y recursos tecnológicos que ayuden a agilizar y supervisar procesos como las reservas, la rendición de gastos y los reembolsos.

¿Administrar o no administrar?

Un programa de viajes no administrado puede parecer el camino de menor resistencia, especialmente desde la perspectiva de los empleados. Los viajeros pueden tener más control sobre sus reservas organizando sus viajes con aerolíneas individuales o grupos de hoteles. Y, si bien esta libertad puede parecer ventajosa, presenta el riesgo de un comportamiento contrario al reglamento. También deposita más responsabilidad en los empleados individuales para que realicen cambios o corrijan errores, y elimina el acceso a tarifas negociadas por la empresa. Todo esto podría generar costos de viaje más altos para una organización.

Los 4 beneficios principales de un programa administrado

Acceso continuo a datos y reportes

La extracción de datos y los reportes manuales son cosa del pasado. Un programa de viajes administrado proporciona acceso permanente a las métricas necesarias para evaluar el éxito del programa y planificar a futuro. Con un programa de este tipo, los gerentes de viajes pueden analizar el uso de viajes y los gastos individuales o generales, y reportar datos fiables a las partes interesadas internas.

Los datos de un programa de viajes administrado no solo mantienen a las empresas al tanto de los costos. También pueden ayudar a que los empleados que viajan se sientan seguros y atendidos en el camino. Las plataformas de gestión de viajes a menudo brindan acceso a herramientas de gestión de riesgos y recursos de comunicación de emergencia, lo que ayuda a una empresa a controlar el bienestar de los empleados. Estas plataformas también brindan a los empleados un centro para encontrar información de seguridad o asesoramiento de viaje específicos de la región, lo que les brinda la tranquilidad que tanto necesitan.

Viajeros de negocios informados y que cumplen con los requisitos

Un programa de viajes administrado también ayuda a los viajeros de negocios a cumplir con las políticas de la empresa, especialmente en lo que respecta a los gastos permitidos. Estos programas muestran tarifas de hoteles y aerolíneas negociadas por la empresa, lo que significa que los empleados no tendrán que adivinar qué clase de habitación o boleto pueden reservar.

Procesos sistematizados y automatizados

Con un programa de viajes administrado, tanto los gerentes de viajes como los empleados se benefician de sistemas y procesos eficientes. La tecnología de una TMC agiliza las cosas para los gerentes de viajes, ya sea la rendición de gastos o el proceso de activación de empleados. Para los empleados, el tiempo que dedican a buscar, reservar o cambiar de hotel, vuelo o transporte terrestre significa menos tiempo para realizar sus funciones laborales principales.

Uber para Empresas puede ayudarte

Procesos sistematizados y automatizados

Sabemos que un programa de viajes eficiente y bien administrado requiere las mejores herramientas y socios. Uber para Empresas ofrece ambas cosas. Conoce más sobre cómo nuestra plataforma ayuda a las organizaciones a administrar viajes y comidas para los empleados sobre la marcha.

Personalización y control

Los empleados que viajan quieren y necesitan opciones, especialmente cuando se trata de transporte terrestre. Uber para Empresas permite configurar y personalizar fácilmente programas de viajes compartidos para equipos que necesitan trasladarse constantemente. Piensa en el panel centralizado como un centro de control para especificar las opciones de viaje que cumplen con los requisitos, como UberX o Uber Business Comfort, hacer un seguimiento del uso de los empleados y controlar sus gastos.

Para brindar a los empleados que viajan la oportunidad de probar la cocina local, las organizaciones pueden implementar un programa de comidas a través de Uber Eats. El panel brinda el mismo nivel de control que en los programas de viajes: establece límites de gastos o parámetros de ubicación para que los viajeros estén bien alimentados y no gasten de más.

Información en tiempo real

Mantente al tanto de cómo los viajeros usan Uber para Empresas y cuánto gastan. El panel proporciona acceso las 24 horas, los 7 días de la semana, a datos de uso y gastos en tiempo real, así como funciones de reportes semanales o mensuales. Esto no solo ayuda a las empresas a mantenerse dentro del presupuesto, sino que también brinda a los administradores de programas una gran cantidad de datos para la planificación futura.

Experiencia de primer nivel para los empleados

Con Uber para Empresas, los empleados que viajan obtienen la experiencia de viajes compartidos y entrega de comidas que conocen (y adoran) en más de 70 países de todo el mundo. La plataforma también hace que separar los gastos laborales de los personales sea tan fácil como alternar el perfil en la app de Uber. Y para aquellos conectados a una cuenta de negocios, todos los beneficios de viajes y comidas patrocinados por la empresa se pueden ver en la sección Centro de negocios de la app. Esto ayuda a los empleados a mantenerse informados y a garantizar el cumplimiento de los Términos y condiciones.

Rendición de gastos integrada

Olvídate de guardar y hacer un seguimiento de los recibos. Uber para Empresas se integra con una variedad de proveedores de gastos principales para ayudar a agilizar un proceso tedioso (aunque crucial). Los gerentes de viajes pueden proporcionar códigos de gastos personalizados y conciliar recibos, que se envían automáticamente al panel del proveedor de gastos de la empresa. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también ayuda a eliminar los errores humanos.