Uber for Business : visibilité, contrôle et commodité

L'un des principaux avantages d'Uber for Business pour l'équipe de gestion des déplacements et des dépenses d'Uber est qu'il facilite le processus de gestion. Selon M. Reyhl, les intégrations sont essentielles au succès du programme : « L'une des fonctionnalités clés est l'intégration des systèmes d'information des ressources humaines, qui nous permet de gérer les inscriptions aux programmes avec des effectifs en constante évolution. Ça permet d'alléger la charge de travail de l'équipe. » Cette intégration met automatiquement et quotidiennement à jour des données comme le statut des employés, ce qui permet aux voyageurs d'accéder facilement au compte d'entreprise et d'en retirer l'accès aux personnes qui ne font plus partie de l'entreprise.

La plateforme offre aussi de la transparence et permet à l'équipe de gestion des déplacement et des dépenses de faire le suivi de l'utilisation faite par les employés et de leur emplacement pendant qu'ils sont sur la route. « Ce dernier point est particulièrement important pour aider Uber à respecter son devoir de diligence », explique M. Reyhl. Les données disponibles dans le tableau de bord d'Uber for Business aident aussi l'équipe de gestion des déplacements et des dépenses à envoyer des messages personnalisés à des équipes spécifiques ou à des voyageurs fréquents qui n'ont peut-être pas rejoint le compte d'entreprise d'Uber.

La gestion des notes de frais est centralisée et automatisée

Les notes de frais entraînent des coûts cachés et peuvent peser lourdement sur les ressources de l'entreprise. Une étude menée en 2022 par la Global Business Travel Association a révélé que le traitement d'une note de frais coûte en moyenne 58 $. Elle a aussi révélé que 19 % des notes de frais contenaient des erreurs dont les corrections entraînaient un coût supplémentaire de 52 $ chacune.

L'équipe de gestion des déplacements et des dépenses d'Uber a elle-même rencontré ce problème. C'est pourquoi elle a progressivement fait évoluer l'organisation vers un système de notes de frais entièrement centralisé et automatisé qui fait que les employés n'ont pas à créer de notes de frais pour leurs courses et qui permet de respecter les politiques en temps réel. L'équipe estime que l'adoption d'un tel programme permet à l'entreprise d'économiser plus de 287 000 $ en heures de travail chaque année.

M. Reyhl ajoute que l'automatisation des notes de frais réduit aussi le stress des employés d'Uber puisqu'ils n'ont pas à conserver de reçus physiques ni à remplir manuellement les notes de frais. Cette approche centralisée allège aussi la tâche des gestionnaires et de l'équipe de gestion des déplacements et des dépenses, car les flux de travail d'approbation sont maintenant automatisés.

Une participation plus élevée signifie plus d'économies

Pour s'assurer que les employés d'Uber tirent profit de leurs avantages liés aux déplacements, l'équipe de gestion des déplacements et des dépenses travaille en étroite collaboration avec l'équipe de mise en œuvre d'Uber for Business. Ensemble, elles vérifient que chaque collaborateur est bien connecté ou associé au profil d'entreprise approprié. En plus d'optimiser l'expérience utilisateur, cela donne à l'équipe de gestion des déplacements et des dépenses une visibilité totale sur l'utilisation et les dépenses.

L'équipe de gestion des déplacements et des dépenses a pris connaissance des meilleures pratiques pour promouvoir l'interconnexion des employés, qu'elle partage volontiers avec l'ensemble de la communauté d'Uber for Business. L'une de ces stratégies visant à augmenter les taux d'interconnexion consiste à envoyer aux nouveaux employés un courriel automatisé qui explique comment créer et lier un profil d'entreprise. Si un employé qui n'a pas encore rejoint le compte d'entreprise essaie de créer une note de frais après avoir effectué une course avec Uber, l'équipe de gestion des déplacement et des dépenses le contacte pour lui suggérer d'utiliser le profil d'entreprise.

« Nous envoyons régulièrement des courriels pour informer les employés sur les avantages d'un profil d'entreprise associé et nous utilisons les fonctionnalités du tableau de bord, comme la possibilité de réinviter un employé en un clic », explique M. Reyhl. Par conséquent, Uber maintient un taux d'interconnexion des employés de 75 %.

Les employés d'Uber apprécient particulièrement les options de courses écologiques et confortables pour les entreprises disponibles dans leur profil d'entreprise. Les indicateurs de durabilité de la plateforme Uber for Business permettent d'obtenir des données sur les émissions liées aux déplacements des employés à l'échelle de l'entreprise. Uber a aussi modifié sa politique relative aux déplacements afin d'y inclure des options de courses non polluantes ou peu polluantes, comme Uber Vert et Uber Confort Électrique. Les employés peuvent donc choisir des moyens de transport respectueux de l'environnement pour leurs déplacements d'affaires.

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