Samsara apporte une touche spéciale à vos réunions virtuelles grâce à des bons de réduction pour Uber Eats

Samsara est un chef de file dans le domaine de l'Internet des objets (IDO) et compte plus de 1 300 employés dans le monde. Les solutions de l'entreprise combinent du matériel, des logiciels et le nuage informatique pour offrir une visibilité, des analyses et une intelligence artificielle en temps réel. Parmi ses clients, on compte des entreprises de transport et des entreprises d'alimentation et de boissons, ainsi que des villes comme Boston et Fort Lauderdale. En raison du rythme rapide de l'innovation chez Samsara, qui a lancé plus de 100 fonctionnalités au cours de la dernière année, des réunions régulières sont nécessaires pour que son équipe élargie reste complètement à jour. L'entreprise rassemble son personnel pour des lancements d'offres deux fois par an, traditionnellement organisés près de son siège social à San Francisco. Après la pandémie de COVID-19, il était clair pour l'équipe de direction de l'entreprise que l'événement d'août 2020 devrait être diffusé en ligne.

Les options étaient simples pour l'hébergement vidéo et la présentation des conférenciers en ligne, mais l'étaient moins pour l'organisation d'un dîner pour les participants. L'équipe de marketing était responsable de l'événement et a contacté le service des finances pour explorer les meilleures options. Samsara avait déjà travaillé avec Uber for Business pour mettre en place des Coupons de course pour son événement des Fêtes et pour simplifier les déplacements professionnels de ses employés. Ils se sont rendus compte qu'il y avait peut-être une bonne option Uber Eats.

« Au départ, nous avons discuté de demander aux employés de dépenser un montant fixe pour le dîner et de se faire rembourser », explique Meteb Al-Fayez, directeur de l'approvisionnement chez Samsara. « Le problème était la paperasse occasionnée pour les employés et l'équipe des finances. Nous passons en moyenne deux minutes à traiter chaque rapport de dépenses, ce qui représentait potentiellement plus de 45 heures de travail. Et ça n'inclut même pas le temps que les employés auraient passé à rédiger eux-mêmes les rapports. »

M. Al-Fayez a contacté Uber for Business pour discuter des options offertes aux entreprises via la plateforme Uber Eats. Étant donné que le dîner du lancement d'offre n'était qu'un besoin ponctuel, les Coupons pour Uber Eats étaient une option plus logique qu'un programme de repas d'entreprise continu. Les Coupons sont des avantages de repas personnalisables et limités dans le temps, livrés au destinataire sous la forme d'un code unique. Samsara a donc pu définir les règles relatives aux Coupons et les contrôles de politique, et a pu faire le suivi du taux d'utilisation.

« Nos employés n'aiment pas l'option de payer avec leurs propres cartes de crédit et attendre d'être remboursés. Les Coupons Uber nous ont permis d'éviter ce scénario et ont été une excellente option », explique M. Al-Fayez.

Le programme pour le dîner du lancement d'offre a été un succès immédiat et a donné les résultats suivants :

• Le bonheur des employés : les Coupons étaient faciles à utiliser et les employés n'avaient pas à se soucier de faire un rapport de dépenses.
• L'évitement des coûts : Samsara n'a payé que le montant dépensé par les employés qui ont utilisé les bons de réduction, et non le montant maximum autorisé, comme cela aurait été le cas avec une carte-cadeau. Le coût était basé sur l'utilisation réelle.
• La réduction du temps administratif : l'équipe financière a évité de passer jusqu'à 45 heures sur les rapports de dépenses.
• La gestion simplifiée des Centres de coûts : le tableau de bord Uber for Business a facilité l'affectation des fonds dépensés au Centre de coûts approprié en arrière-plan.

« Il est rare que les dépenses ne dépasse pas le budget d'un projet. Uber for Business nous permis de réduire les coûts des repas pour notre lancement d'offre, tout en soutenant les restaurants locaux », explique Angelina Elhassan, directrice des événements et du marketing sur le terrain chez Samsara. « Nous avons particulièrement apprécié que le coût des Coupons soit basé sur l'utilisation réelle plutôt que sur des projections. Tout le monde y gagne. »

Depuis le succès du lancement, l'équipe de Samsara a commencé à utiliser les Coupons pour Uber Eats afin de créer des liens avec les employés, les clients et les clients potentiels pendant des dîners-conférences et d'autres événements virtuels.

« J'ai donné à certains employés l'accès à notre tableau de bord Uber for Business afin qu'ils puissent créer des Coupons pour leurs propres événements », ajoute M. Al-Fayez. « Ils ont le pouvoir de les gérer directement, et mon équipe sait que ce sera facile de faire le suivi des coûts associés. »