6 façons dont la gestion manuelle des notes de frais pour les courses et les repas coûte à votre entreprise

Les courses et les repas permettent aux employés de se déplacer, de se concentrer et d'être productifs, mais la gestion des dépenses de ces courses et de ces repas à la main ralentit tout. Les feuilles de calcul sans fin, les reçus envoyés par courriel et les approbations aller-retour créent un travail supplémentaire, retardent les remboursements et rendent la vue d'ensemble plus difficile.

Voici six façons dont les notes de frais manuelles retardent l'entreprise Uber pour les entreprises s'intègre aux plus importantes plateformes de dépenses pour assurer le bon fonctionnement des programmes de courses et de repas.

1. Un suivi et un rapprochement comptable qui prennent beaucoup de temps

Les systèmes de gestion manuelle des notes de frais perdent du temps, détournent les employés d'un travail à valeur élevée et diminuent les liquidités. Le Plateforme Uber for Business réduit ces retards en s'intégrant aux fournisseurs de dépenses pour automatiser le suivi et le rapprochement comptable des reçus de repas et de courses. Tous les détails (commerçants, dates, devises et montants) sont transférés sur une plateforme bien connue, ce qui permet d'économiser du temps et des problèmes.

Branda Davis, responsable des déplacements en Amérique du Nord chez International SOS, partage cet impact : « Personne n'aime faire des dépenses. Lorsqu'Uber for Business s'applique directement à la plateforme de dépenses, c'est ce qui compte le plus. Quelque chose qui me prendrait 15 minutes m'en demande maintenant 3. Et mon équipe des finances m'adore. »

2. risque élevé de non-conformité, d'erreurs et de fraude;

Lorsque les dépenses sont exécutées avec des systèmes manuels, les courses ou les repas non conformes aux politiques peuvent facilement être approuvés et les risques de fraude s'accumulent. Uber for Business aide les équipes à faire respecter les règles, les échéances ou les codes fiscaux. « Uber for Business simplifie la synchronisation des reçus avec le système de gestion des notes de frais. » Elle, responsable des déplacements d'entreprise pour une entreprise de taille moyenne.

Cette automatisation permet d'éviter les erreurs coûteuses et donne aux équipes un contrôle accru des dépenses de l'entreprise. En fixant des limites sur les courses et les repas, les administrateurs peuvent contribuer à assurer la conformité des courses et des repas facturés directement à l'entreprise. De plus, les codes de dépense personnalisés facilitent le rapprochement comptable.

3. Pas de visibilité en temps réel et de surveillance centralisée

Les reçus épars, les dossiers sur papier et les approbations envoyées par courriel rendent plus difficile pour les administrateurs de trouver les tendances et les facteurs d'inefficacité. La plateforme Uber for Business leur permet de suivre facilement l'utilisation des repas et des courses tout en signalant les tendances (comme les dépenses dans les villes, les équipes ou les types de courses). Cela signifie qu'ils peuvent continuer à modifier leur programme au fur et à mesure que les priorités ou les conditions du marché changent.

« Pour un gestionnaire de déplacements, c'est très convivial. Vous avez vos tableaux de bord. Vous pouvez obtenir tous les renseignements dont vous avez besoin », partage Maxime Rosenenberg, responsable régional des déplacements pour les Amériques chez NS Fircroft.

4. Faire monter les coûts grâce à l'inefficacité

Chaque dollar compte, particulièrement avec la hausse des tarifs, les coûts d'emprunt et l'inflation, et les systèmes de gestion manuelle des notes de frais ajoutent des coûts cachés :

• Coûts d'entreposage de jumeler plusieurs plateformes et feuilles de calcul
• Péages de remboursements tardifs en vertu de nouvelles règles de l'IRA
• Heures de travail a passé à poursuivre les reçus, à corriger les erreurs et à approuver les rapports

Près de la moitié des CFO (44 %), selon une enquête PwC pulse 2024, ont déclaré qu'élargir leur utilisation de la technologie pour réduire les coûts serait une priorité de financement pour les 12 mois suivants. Uber for Business vous aide en éliminant les étapes manuelles et en offrant un aperçu plus clair et plus précis des dépenses liées aux courses et aux repas.

5. Difficulté à s'étendre aux nouveaux employés et aux régions

À mesure que les entreprises grandissent, les systèmes de notes de frais manuels deviennent presque impossibles à adapter. Uber for Business simplifie le déploiement de programmes de courses et de repas au-delà de nouvelles régions, devises et employés.

Pour attirer de nouveaux membres sur la plateforme, suivez simplement ces quelques étapes. Et l'inscription est simple, puisque la plupart des gens connaissent déjà les apps Uber.

Mattie Yallaly, responsable des déplacements d'entreprise et des dépenses chez Perficient, explique : « Certains de nos employés doivent passer des périodes prolongées sur la route, et Uber nous permet de gagner beaucoup de temps et d'éviter de nombreux désagréments. Ça inclut quand ils sont en déplacement et quand ils font leurs notes de frais. »

6. Délai concernant la prise de décision

Les coûts des courses et des repas sont liés aux finances, aux ressources humaines, à l'approvisionnement et plus encore. Gérer manuellement ces dépenses alourdit la charge de travail. Les responsables passent des heures à trier les courriels et à attribuer des codes aux dépenses. Quand les rapports sont enfin prêts, les décisions sont prises en fonction de données obsolètes. Grâce aux contrôles de politique intégrés et aux reçus numériques, Uber for Business aide les dirigeants à prendre des décisions plus rapides et mieux informées à partir d'une seule source de référence.