Comment Uber for Business et Ramp automatisent la gestion des dépenses

Le processus commence simplement : Un de vos chauffeurs effectue une course de 38 $ vers l’aéroport. Puis les choses se compliquent. Il y a une photo de la facture, une suggestion de la bonne catégorie, une vérification de la politique, une demande d'inscription et, enfin, une synchronisation avec votre système de comptabilité.

Le travail ne s'arrête pas là. Ramp indique que le rapport de dépenses moyen coûte aux entreprises 58 $ et nécessite 20 minutes de traitement par personne. Ajoutez les heures nécessaires pour corriger les rapports mal remplis, multipliez cet effort à l’échelle d’équipes en croissance, et il n’est pas étonnant que Mesh Payments ait constaté que 78 % des personnes affirment que les rapports de dépenses prennent trop de temps.

Lors d’un webinaire récent, Grace Chang de Uber for Business et John Mosca de Ramp ont expliqué comment leurs solutions fonctionnent ensemble pour simplifier ce processus, tant pendant qu’après la transaction initiale. Combinés, Uber for Business et Ramp offrent une solution de gestion des dépenses évolutive et automatisée qui fonctionne de façon autonome. Ce qui suit est un guide élaboré à partir de ce cadre.

Le premier défi : uniformiser les dépenses à la source

Quand les employés effectuent des achats pour l'entreprise avec leurs cartes personnelles, les équipes des finances n'ont pas de visibilité en temps réel sur les dépenses. Les remboursements apparaissent 30 jours plus tard, et la catégorisation est souvent approximative.

« Le transport terrestre et les repas sont les dépenses quotidiennes les plus fréquentes et génèrent énormément de travail manuel pour les équipes financières. », a déclaré Mme Chang. « Au départ, la meilleure chose à faire, c'est de sortir ces dépenses des cartes personnelles. »

Uber for Business simplifie la transition avec une app que la plupart des employés ont probablement déjà sur leur téléphone. Un simple bouton dans leur app Uber leur permet de basculer entre leur profil personnel et leur profil d'entreprise, tout en gardant les deux comptes bien séparés. En plus des courses avec Uber, vous pouvez donner à vos employés accès à Uber Eats pour leur permettre de commander auprès de 1,2 million de commerçants dans plus de 10 000 villes, presque partout où leur travail les mène.

Une fois le compte configuré, les courses et les repas professionnels sont directement facturés au compte de votre entreprise. Ce processus élimine pratiquement tous les tracas liés aux cartes personnelles, aux remboursements et aux reçus à retrouver plus tard.

Profitez de contrôles qui permettent de maintenir la normalisation.

Avec Uber for Business, les administrateurs peuvent contrôler ce qui est acheté sans avoir à vérifier manuellement chaque transaction.

Ces protocoles couvrent une variété de domaines utiles :

des limites de dépenses par course, par jour ou par semaine;
des restrictions sur le type de course (comme limiter les options Premium aux déplacements des cadres ou des clients);
des règles basées sur le temps (comme limiter les courses tard le soir à des heures précises);
la possibilité d'exiger des codes de dépense ou des notes à chaque course.

À partir de leur profil d'entreprise, les employés peuvent uniquement commander des courses et des repas conformes aux politiques. En cas de doute, les employés peuvent facilement trouver ces politiques dans la section Tableau de bord Uber for Business de leur app Uber.

« Il s'agit de trouver un équilibre entre flexibilité et contrôle », a déclaré Mme Chang. « Vous pouvez élargir les programmes tout en mettant en place les bonnes mesures de contrôle. »

Le deuxième défi : automatiser ce qui se passe après le balayage

Chaque fois qu'un employé effectue une transaction, une série de tâches s'ensuit : saisie des reçus, catégorisation, vérification de la conformité aux politiques et synchronisation avec le système comptable. Les équipes financières sont généralement débordées quand ces tâches manuelles s'accumulent dans les équipes.

L'intégration d'Uber for Business et de Ramp simplifie le processus grâce à une séquence automatisée :

Ramp récupère le reçu d'Uber, aucune photo n'est requise.
La note est automatiquement remplie avec les détails de la course, comme le lieu de départ, la destination et le type de course.
La transaction est automatiquement codée dans le bon compte du grand livre, le bon service et le bon emplacement.
Ramp examine le reçu par rapport à votre politique de dépenses pour signaler les anomalies.
La transaction codée arrive dans votre système comptable en un clic.

« Vous utilisez votre carte et Ramp fait le reste automatiquement. Les données d'Uber sont récupérées directement pour vous aider à clôturer vos comptes à temps. », a expliqué M. Mosca.

L'IA qui dissipe la confusion au sujet des politiques

Même lorsque les politiques sont clairement documentées, elles peuvent être difficiles à retenir de mémoire. L'assistance textuelle alimentée par l'IA de Ramp permet d'obtenir facilement des réponses immédiates à des questions comme « Ce type de course est-il conforme à la politique? » ou « Est-ce que je peux passer ceci en note de frais? »

En arrière-plan, l'IA de Ramp vérifie aussi les métadonnées de vos reçus pour confirmer qu'elles respectent les règles de la politique. Tous les problèmes sont signalés sans que l'équipe des finances ait à s'en occuper.

En combinaison avec les contrôles de transactions effectués par Uber, ça signifie que vos politiques sont appliquées deux fois sans que personne n'ait à les vérifier manuellement.

La gestion automatisée des dépenses en action

Ce type d'automatisation contribue grandement à réduire le travail manuel de manière significative, que ce soit au moment de l'achat avec Uber for Business ou par la suite avec Ramp.

M. Mosca a partagé deux exemples de vrais clients qui l'ont mis en pratique avec Ramp. Perplexity a une équipe des finances de seulement dix personnes. Cursor, une entreprise évaluée à 30 milliards de dollars, gère l'ensemble de sa fonction financière avec une équipe de trois personnes. Dans les deux cas, l'automatisation de Ramp permet à de petites équipes de gérer d'énormes tâches de gestion des dépenses.

« Nous pouvons transformer les équipes financières », a dit M. Mosca. « Les capacités s'accumulent, et [chaque] personne obtient presque des superpouvoirs. »

Grâce à Uber for Business et à Ramp, les membres de l'équipe des finances n'ont plus besoin de gérer manuellement la saisie, la catégorisation et la synchronisation des reçus. Ils peuvent ainsi se concentrer sur les décisions qui nécessitent une réflexion stratégique.

Mme Chang a conclu la session en résumant les points à retenir : La « taxe de croissance » liée à la mise à l'échelle de la gestion des dépenses est bien réelle, mais c'est un problème qu'on peut régler. La clé, c'est d'uniformiser les dépenses à la source et d'automatiser les étapes suivantes. Et plus tôt votre équipe mettra en place un système, plus ce sera facile de le faire évoluer.

Vous voulez éliminer le travail manuel de votre processus de gestion des dépenses? Lancez-vous avec Uber for Business et associez votre compte Ramp en quelques minutes.

Pour voir la présentation sur le fonctionnement de l'intégration complète, accédez au webinaire.