Pourquoi vous avez besoin d’un programme de repas pour les déplacements et comment en créer un

Ça arrive trop souvent : Un utilisateur de votre équipe se déplace pour des raisons professionnelles, mais il doit organiser ses repas par lui-même. Les vols et les hôtels étaient réservés dès le départ, mais il n’existe pas de programme similaire pour les repas. Que devraient-ils déclarer comme dépenses? Combien est-ce que ça fait trop? Ils essaient de respecter la politique sur les repas, de conserver la facture et espèrent que tout se passera bien.

Le problème coûte plus cher qu'il n'y paraît. Selon le rapport 2025 GBTA Business Travel Index Outlook, les repas représentent près d’un dollar sur cinq dépensé lors des déplacements professionnels. Les dépenses liées aux repas sont importantes et continuent d’augmenter. Et pour de nombreuses entreprises, c’est la partie la moins contrôlée de leur budget de déplacements.

Dans un webinaire récent, Arianna Etemadi et Denny Parker-Todd a discuté des raisons pour lesquelles les repas sont la catégorie oubliée dans les programmes de voyage modernes, et de ce à quoi ressemble réellement une meilleure gestion des repas. Voici un résumé de ce qu'ils ont abordé.

Le problème de gestion des repas que négligent la plupart des programmes de voyage

La plupart des entreprises savent comment gérer les vols et les hôtels, et les voyageurs savent à quoi s'attendre. Ils ont des balises claires pour choisir certaines classes de billets d'avion ou certains coûts d'hôtel par nuit et la politique est appliquée au moment où ils prennent leur décision.

Par contre, la conformité relative au choix des repas revient entièrement au voyageur. Le voyageur doit vérifier combien il peut dépenser, payer avec une carte d'entreprise ou de sa poche, conserver le reçu et espérer que la note de frais sera approuvée. La politique est vérifiée après coup, et non avant. C'est un processus frustrant qui prend du temps et qui empêche souvent les employés de se consacrer à des tâches plus significatives. Comme l'explique Arianna : « C'est une expérience profondément différente et pas du tout idéale quand on la compare aux autres grandes catégories de voyage que nous avons créées »

Les enjeux financiers justifient qu'on s'attaque à ce problème. Selon le rapport Spring 2026 State of Business Dining Report de Dinova, les dépenses de restauration d'affaires ont augmenté de 5,3 % en2025, alors que les données du Bureau of Labor Statistics indiquent une hausse de 3,8 % du prix des repas pris à l'extérieur de la maison entre 2024 et 2025. Ce coût dépasse les outils que la plupart des programmes utilisent pour le gérer.

3 principes pour un programme de repas qui fonctionne réellement

Arianna et Denny ont expliqué à quoi ressemble un programme de repas efficace, structuré autour de 3 idées clés.

Guidez la décision, pas la facture sur l'app Uber
Un programme de repas bien conçu intègre des balises directement dans le processus de commande, à l’image des politiques de vol et d’hébergement mentionnées ci-dessus. De cette façon, l'utilisateur reçoit des indications au moment de l'achat plutôt que d'être soumis à une vérification par la suite.

Flexibilité selon le type de course
Une visite d’un jour auprès d’un utilisateur nécessite des repas différents d’une conférence de quatre jours ou d’une activité de projet d’une semaine. Un bon programme en tient compte grâce à des budgets variés, des règles différentes et des contextes distincts.

Voyez vos dépenses en temps réel
Les données de dépenses en temps réel vous permettent de repérer les tendances et d’ajuster les budgets avant que les coûts ne deviennent problématiques. Plus tôt cette année, l’équipe de Denny a remarqué une hausse des dépenses, a effectué une analyse des coûts et a mis en place un seuil immédiatement. « C’est un passage de la surveillance à la gestion, a-t-il déclaré, et c’est ce qui permet à un programme de repas d’être durable à grande échelle. »

Comment Uber for Business met les principes en pratique

Uber for Business simplifie la gestion des programmes de repas pour toutes les personnes concernées.

Les voyageurs peuvent commander via l'application Uber Eats (qu'ils possèdent probablement déjà et utilisent dans leur vie personnelle), ce qui leur donne accès à 1,4 million de partenaires marchands dans plus de 10 000 villes sur 6 continents. Ils passent à leur profil professionnel lors du paiement et passent une commande respectant le budget, et le repas est facturé directement à l’entreprise ou à leur carte d’entreprise.

Les gestionnaires de voyages peuvent créer des programmes distincts via le tableau de bord Uber for Business, en définissant différentes limites budgétaires et règles de commande pour des scénarios tels que les voyages d'une journée, les conférences de plusieurs jours ou les voyages clients. Et pour les occasions ponctuelles qui ne sont pas couvertes par vos programmes, comme les événements d’équipe et les dîners avec des utilisateurs, les bons offrent une façon flexible de couvrir les membres de l’équipe et leurs invités. Puisque vous ne payez que pour ce qui est utilisé, il n’y a pas lieu de s’inquiéter des soldes non utilisés.

Les équipes financières obtiennent également des données propres sans avoir à poursuivre qui que ce soit. Les factures sont automatiquement classées et synchronisées avec un fournisseur de gestion des dépenses, comme SAP Concur, Navan, Brex, Ramp ou Expensify, avec des codes de dépenses sélectionnables au moment de la commande. Ces automatisations s’additionnent : L’équipe de Denny a économisé une valeur de productivité à six chiffres en un seul trimestre.

Par où commencer pour simplifier la gestion des repas

Tous les repas n'ont pas besoin de passer par un programme de gestion. Par exemple, un repas d'utilisateur dans un restaurant avec service à table où vous payez à la table serait toujours remboursé de la façon habituelle—assurez-vous simplement que votre collègue récupère la facture!

La plus grande opportunité réside dans tout le reste, comme le service aux chambres un mardi soir, le repas qui vous attend dans le hall de l'hôtel après un vol tardif, ou le déjeuner rapide entre deux réunions. Ces repas de tous les jours reçoivent probablement le même traitement de dépense important qu’un souper avec un utilisateur. Un bon programme de repas permet de les retirer de cette pile, de sorte que lorsqu’une personne soumet une facture, c’est parce que la situation l’exigeait réellement.

Arianna l’a résumé simplement : Commencez par les repas pour lesquels le processus manuel n’est pas nécessaire, puis développez à partir de là.

Prêt à repenser la gestion des dépenses de repas de votre équipe ?

Arrêtez de courir après les reçus et commencez à concevoir un programme que vos voyageurs voudront utiliser. Commencez avec Uber for Business dès aujourd'hui, ou regardez le webinaire complet pour entendre Arianna et Denny expliquer le cadre en détail.

*Les produits et fonctionnalités mentionnés dans cet article pourraient ne pas être offerts dans votre région.