17 conseils pour des déplacements d'affaires sans stress

Publié le : 1er avril 2023

Planifier un déplacement d'affaires n'est jamais une mince affaire. Les voyageurs inexpérimentés comme les pros peuvent profiter de rappels et de conseils sur de nouvelles façons d'améliorer leurs déplacements, et ainsi savoir exactement quoi faire pour les rendre plus agréables, du début à la fin.

Heureusement, avec les bonnes informations, vous pouvez vous organiser sans vous casser la tête. Nous avons dressé une liste de 17 conseils pour les voyageurs d'affaires. Ils vous aideront à préparer vos déplacements, à conserver votre énergie à l'arrivée et à réduire votre stress à la fin du voyage.

Avant votre déplacement d'affaires

Un déplacement d'affaires qui se passe bien, c'est un voyage organisé à l'avance. Voici quelques conseils pour commencer un déplacement d'affaires du bon pied.

Faites vos valises à l'avance

Le grand secret pour un départ sans stress, c'est de faire ses valises à l'avance. Prenez un peu de temps pour vous renseigner sur votre destination, choisissez des tenues adaptées et préparez vos documents de voyage. Le jour J, vous vous lèverez du bon pied au lieu de stresser sur ce qui reste à faire.

Si vous séjournez dans un hôtel où il n'y a pas de fer à repasser dans la chambre, n'oubliez pas d'emporter des vêtements qui ne se froissent pas facilement. De cette façon, vous n'aurez pas à vous inquiéter de votre apparence ou des plis sur votre tenue.

Planifiez votre journée

Consultez l'itinéraire de votre journée de voyage et dressez une liste de ce que vous voulez accomplir. Comme il s'agit d'un déplacement d'affaires, vous voudrez peut-être faire le point avec vos collègues ou travailler un peu avant de partir, ou encore assister à des réunions après votre arrivée.

N'oubliez pas de vérifier les prévisions météo à destination. Dame Nature a son mot à dire sur vos projets. Par exemple, si on annonce de la neige ou beaucoup de pluie, vous voudrez peut-être prévoir du temps pour faire un détour par l'hôtel avant d'aller à votre réunion.

Prévoyez plus de temps

Peu importe la météo, c'est une bonne idée de vous laisser amplement de temps pour parer aux imprévus. Certains aéroports suggèrent combien de temps à l'avance vous devriez arriver avant votre vol. Si c'est le cas, tenez-en compte pour vous laisser suffisamment de temps pour passer la sécurité sans avoir à vous dépêcher ou à stresser.

Si vous allez à l'aéroport en voiture ou en transports en commun, prévoyez encore plus de temps. Les trains et les autobus ont parfois du retard. Pour être à l'heure, pensez à vous laisser plus de temps à l'horaire.

Habillez-vous confortablement

Il n'y a rien de pire que de ne pas être confortable en avion ou en voiture. Choisissez des chaussures confortables qui ne prennent pas trop de place dans votre valise. Quand vous arriverez à destination, vous serez content de l'avoir fait.

Selon la météo, c'est aussi une bonne idée de prévoir plusieurs couches de vêtements. Par contre, faites attention de ne pas en faire trop. N'emportez pas plus d'une tenue par jour, sauf si c'est absolument nécessaire. Ça évite de surcharger votre valise et aide à ne pas être limité dans vos mouvements.

Planifiez votre course à l'aéroport à l'avance

Avant de partir, commandez votre course à destination et au départ de l'aéroport. Dans plusieurs villes, c'est possible de réserver un taxi ou des billets pour les transports en commun à l'avance. Pour vous faciliter la vie, vous avez probablement accès à plusieurs fournisseurs de courses. Par exemple, avec Uber Reserve, les voyageurs peuvent commander des courses à l'avance pour qu'un chauffeur les attende à la sortie de l'aéroport.

Téléchargez votre carte d'embarquement sur votre téléphone

C'est arrivé à tout le monde : c'est le moment d'embarquer dans l'avion et vous ne savez plus ce que vous avez fait de votre carte d'embarquement. Un peu de préparation peut vous éviter beaucoup de stress. Avant le départ, utilisez l'app ou le site Web de votre compagnie aérienne. C'est même possible d'enregistrer votre carte d'embarquement sur votre téléphone. Plus besoin de courir les imprimantes! Pour ne pas avoir à vous connecter au Wi-Fi ou à utiliser vos données, faites une capture d'écran.

Rechargez vos appareils électroniques

Comme nous utilisons nos appareils pour communiquer et pour nous divertir, mieux vaut les recharger à l'avance. C'est aussi une bonne idée de traîner un chargeur ou une pile externe suffisamment chargée pour parer à toute éventualité. Ils ne prennent pas de place et vous pouvez les garder dans votre sac à main ou votre sac à dos.

En déplacement

C'est maintenant le temps de prendre la route ou l'avion. Gardez ces conseils en tête en naviguant dans le processus de déplacement.

Restez bien hydraté

Buvez de l'eau. C'est tellement simple, mais ça fait toute la différence : on se sent mieux et on a plus d'énergie pendant le voyage. Avoir soif pendant la journée a un effet sur votre concentration et votre humeur. Des études montrent qu'environ 50 % des adultes boivent assez d'eau régulièrement. N'oubliez pas d'en faire une priorité.

Choisissez des aliments qui vous nourrissent bien

Tout le monde n'a pas la même vision d'une alimentation saine, mais c'est important d'être attentif à ce qui vous fait vous sentir le mieux. Il peut être tentant de prendre un petit quelque chose en chemin vers votre destination, mais si vous ne vous sentez pas bien après avoir mangé, ça ne commence pas bien le voyage. Apportez-vous des collations ou renseignez-vous sur les possibilités qui s'offrent à vous pendant votre voyage.

Faites des étirements

N'oubliez pas de vous étirer pendant le voyage. C'est possible que vous soyez assis pendant de longues heures, c'est donc une bonne idée de bouger un peu de temps en temps. Ça vous aidera à resté détendu pendant le voyage en plus de vous éviter de l'inconfort quand vous recommencer à bouger à l'arrivée.

Prenez le décalage horaire en compte

Vous ne pouvez pas être au meilleur de votre forme si vous tombez de fatigue. Bien sûr, vous avez un horaire à respecter et des réunions à ne pas manquer, mais il est aussi important de penser à votre horloge biologique quand vous voyagez. De cette façon, vous pouvez rester alerte et maintenir votre concentration pendant la journée, et éviter de vous effondrer le soir. Pendant votre voyage

C'est fait, vous êtes à destination. Maintenant, comment tirer le meilleur parti du temps que vous y passez? Suivez ces conseils pour gérer votre voyage d'affaires plus en douceur.

Ne négligez pas votre bien-être

Dans la mesure du possible, prenez du temps pour vous pendant que vous êtes en voyage d'affaires. Si vous avez l'habitude de méditer, de faire de l'exercice ou quelque chose d'autre pour vous détendre, consacrez un peu de temps à cette activité dans votre journée. Le stress engendre souvent des symptômes physiques qui peuvent vous empêche d'accomplir vos tâches s'ils sont trop importants.

Planifiez du temps pour sortir de votre hébergement

Ce n'est pas parce que c'est un voyage d'affaires que vous ne pouvez pas en profiter pour explorer un peu. Consacrez un peu de temps à découvrir le coin. Vous pouvez par exemple :

aller marcher dans le quartier;
dîner dans un restaurant du coin;
prendre un taxi pour vous rendre dans une autre partie de la ville.

Faites le suivi de vos dépenses

Évitez le stress après le voyage en gardant une trace des dépenses que vous devrez facturer plus tard. Si vous cherchez une solution simple pour faire le suivi de vos dépenses, Uber for Business propose des intégrations qui permettent de transférer directement les reçus des courses et des repas des employés vers le tableau de bord de l'organisation qui couvre vos dépenses. Cette option élimine les incertitudes et permet de vous assurer que toutes vos dépenses sont prises en compte.

Après votre voyage

Vous avez terminé votre voyage d'affaires, mais vous devez encore boucler quelques détails et reprendre votre vie normale. Voici quelques conseils utiles à ne pas oublier pour vos voyages d'affaires.

Soumettez un rapport de dépenses

Qui dit voyage dit dépenses, mais si votre employeur peut rembourser certaines d'entre elles, profitez-en. Quand vous soumettez vos dépenses, respectez la politique de votre entreprise et joignez toutes les informations nécessaires.

Communiquez avec vos responsables et vos collègues

C'est important de communiquer les informations importantes reçues au cours de votre voyage aux parties prenantes concernées dans votre équipe. Vous pourriez par exemple avoir eu une réunion avec un client qui a une incidence sur le travail de vos collègues. Prenez aussi le temps de vous mettre au courant de ce que vous avez manqué pendant votre absence. Ça vous évitera beaucoup de stress quand vous reprendrez votre routine.

Reposez-vous et récupérez

Voyager est éprouvant sur le plan physique et mental, même en suivant tous les meilleurs conseils pour les voyages d'affaires. Résistez à la tentation de vous replonger immédiatement dans votre rythme de travail habituel et prenez le temps de récupérer. Il vous faudra peut-être plus de temps que vous le pensez avant de pouvoir retourner au bureau avec toute votre énergie.

Des voyages d'affaires sans stress pour votre organisation

Vous cherchez des conseils pour les voyages d'affaires? Il y a un moyen simple d'améliorer les déplacements de votre équipe. Structurez votre programme de déplacements avec les règles souples et les rapports simplifiés dont vous avez besoin. La plateforme Uber for Business permet aux voyageurs d'affaires d'accéder à des courses, à des repas à livrer, à des options écologiques et à un système simplifié de gestion des dépenses dans plus de 70 pays, pour vous permettre de mieux aller de l'avant. Pour en savoir plus sur la solution pour les voyages d'affaires d'Uber, consultez cette page.

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