Comment simplifier la conformité des déplacements professionnels avec Uber for Business et Navan

Le chaos de fin de mois. Les équipes financières qui cherchent les reçus. Les employés qui font défiler leurs écrans à la recherche de captures d'écran qui n'existent peut-être même pas. Ce désordre si familier coûte très cher.

La Global Business Travel Association affirme qu'environ 19 % des notes de frais contiennent des erreurs. Chacune d'entre elles prend en moyenne 18 minutes pour être corrigée et coûte environ 52 $. Appliquez ce problème à des milliers de rapports, et l'impact devient impossible à ignorer.

Dans un webinaire récent, Uber for Business et Navan ont exploré l'origine du problème et pourquoi il ne concerne pas les employés. C'est la faute du système.

Le coût caché des processus défaillants

La plupart des infractions liées aux dépenses se produisent longtemps après la fin d'une course. Et à ce moment-là, il est trop tard.

Pour les employés, le processus est source de nombreuses frictions : prendre des captures d'écran des reçus, entrer des données manuellement et répondre aux questions sur les politiques des jours ou des semaines après une course. Pour les équipes financières, cela signifie des délais de traitement plus longs, des clôtures de fin de mois retardées et des violations des politiques qui apparaissent bien après l'approbation des dépenses.

En réalité, même les employés les mieux intentionnés ne vont pas mémoriser les détails des politiques ou soumettre des rapports parfaits à chaque fois, surtout lorsque le processus est manuel. C'est ainsi que de petites erreurs en viennent à coûter cher, y compris en temps.

Et ces erreurs sont plus fréquentes que vous ne le pensez. Selon Deloitte, seuls 56 % des voyageurs utilisent systématiquement les outils de réservation privilégiés par leur entreprise, ce qui signifie qu'un pourcentage énorme des dépenses liées aux déplacements s'effectue en dehors du système, sans suivi et hors politique.

Et si la conformité se faisait automatiquement?

Imaginez une conformité qui ne repose plus sur la mémoire, les captures d'écran ni sur le travail de détective en fin de mois. Avec l'intégration d'Uber for Business et de Navan, la conformité se fait automatiquement, sans travail supplémentaire pour les voyageurs ou l'équipe financière.

Lorsque les employés commandent une course via l'app Uber à l'aide de leur profil d'entreprise, ils ne peuvent sélectionner que les types de courses conformes à la politique. Si des codes de projet ou de client sont requis, ils sont invités à les saisir au moment de la demande, et non quelques jours plus tard, quand leur mémoire est floue.

Une fois la course terminée, les détails de la course, notammement le commerçant (Uber), le prix, l'horodatage et le pourboire, sont automatiquement synchronisés avec Navan. Les notes de frais sont remplies sans téléversement manuel, sans données manquantes et sans besoin de clarification. C'est une expérience mains libres qui réduit considérablement le temps passé à gérer les dépenses.

Un système, de nombreux avantages

Les avantages vont au-delà de courses plus fluides et de rapports plus clairs.

Pour les administrateurs, l'intégration facilite la gestion des accès. Vous pouvez synchroniser l'ensemble de votre liste d'employés en une seule étape, et le système se met automatiquement à jour quand des personnes rejoignent ou quittent l'entreprise. Fini le nettoyage manuel ou les problèmes d'accès embarassants après le départ.

La même automatisation s'applique aussi aux repas. Des commandes Uber Eats tard le soir? C'est couvert. Avec les règles de la politique en place, les entreprises peuvent contrôler quels types de repas sont autorisés et à quel moment, afin d'éviter les dépenses qui ne respectent pas la politique (comme une tournée de margaritas au dîner) sans qu'il y ait besoin de microgestion.

Et pour les équipes qui suivent les objectifs de développement durable, l'intégration comprend des indicateurs intégrés. Les entreprises ont accès aux données sur l'utilisation des véhicules électriques, peuvent suivre les réductions de leur empreinte carbone et intégrer ces informations à leurs rapports de gouvernance sans devoir travailler davantage.

Une expérience améliorée en action

Voici un exemple du nouveau processus :

1. Un voyageur passe à son profil professionnel dans l'app Uber
2. Les options de course disponibles sont filtrées selon la politique et le rôle (par exemple, seules les personnes cadres reçoivent des options haut de gamme)
3. La personne en déplacement ajoute les codes de dépenses ou les motifs du déplacement au moment de la demande
4. Après la course, tous les détails de la course et la facture finale sont automatiquement téléchargés sur Navan
5. Si la course est facturée à une carte d'entreprise, elle est soumise instantanément; les courses payées de votre poche apparaissent comme des transactions provisoires pour une approbation rapide

Aucune facture à gérer. Aucun délai d'inscription. Aucun suivi inutile.

Mise en œuvre efficace

La configuration et l’adoption se font étonnamment rapidement.

• Pour les administrateurs : À partir du tableau de bord Navan, les administrateurs peuvent connecter un compte Uber for Business existant ou en créer un en moins de 15 minutes.

  
  

• Pour les chauffeurs : Les membres de l’équipe reçoivent une invitation à rejoindre le compte Uber for Business de l’entreprise. Une fois inscrit, ils peuvent passer à leur profil professionnel dans l'app et lier un mode de paiement. C'est tout. Aucune nouvelle inscription, aucune formation requise.

  
  

• Pour les entreprises : La plupart des entreprises commencent avec un groupe pilote, puis élargissent à mesure que la nouvelle se répand à l’interne. Et ça se propage rapidement. Après que les chauffeurs ont constaté le gain de temps et cessé de recevoir des notifications de non-conformité, ils ne veulent plus revenir en arrière.