5 fonctionnalités essentielles d’un programme de voyage

La mise en place d'un programme de déplacements qui profite à votre entreprise et à vos employés peut représenter un défi pour les entreprises de toutes tailles, et c'est encore plus difficile pour les petites et les moyennes entreprises ayant des équipes et des ressources limitées.

Cependant, la taille de l'entreprise ne doit pas vous empêcher d'avoir un excellent programme de déplacements. Vous n'êtes jamais trop petit pour profiter des nombreux avantages liés aux déplacements, qu'il s'agisse d'approfondir les relations d'affaires, de stimuler les ventes, de responsabiliser les employés ou d'élargir votre portée.

Alors, quels sont les ingrédients clés d'un programme de déplacements transparent, efficace et stimulant? Jetons-y un coup d'œil.

1. Protocoles clairement décrits

Un programme de déplacements solide commence par une communication solide. Même dans la meilleure des situations, des protocoles vagues créent de la confusion parmi votre personnel. Au pire, ils créent des dérapages coûteux et empêchent les employés de rechercher des occasions de déplacements d'affaires.

Chaque politique de déplacements nécessite des directives clairement décrites sur les hébergements approuvés, les options de transport et d'autres détails, y compris :

• le processus de réservation,
• les décisions sur les catégories de déplacements,
• les dépenses par jour,
• les limites des mesures d’adaptation,
• les mesures de sécurité pour les voyageurs,
• les rapports de dépenses et les remboursements,
• les plateformes approuvées.

Le programme doit aussi clairement définir les rôles et les responsabilités des participants, y compris une personne responsable désignée qui peut justifier chaque décision et communiquer les paramètres aux employés. Expliquer les raisons derrière les politiques renforce la confiance et encourage leur adoption, en donnant aux employés les moyens de voyager avec assurance, clarté et soutien.

2. Budgétisation et notes de frais méthodiques

Une comptabilité précise est le carburant de votre programme de déplacements, essentiel pour atteindre vos objectifs financiers et construire un programme durable. Bien que l'établissement du [budget de déplacements optimal](https://www.uber.com/ca/fr-ca/business/articles/corporate-travel-budget/) puisse sembler écrasant, ça n'a pas à l'être. L'élaboration d'un budget viable se résume aux étapes suivantes :

• Analyser les données sur les déplacements passés pour les tendances et les économies
• Définir les objectifs de votre programme, tels que la formation de partenariats hôteliers
• Regrouper les dépenses prévues dans des catégories telles que le transport, les repas et l'hébergement
• Attribuer un budget à chaque catégorie
• Établir un processus d'approbation approprié
• Surveiller et modifier le programme en fonction des nouvelles informations
  
  

Maintenant que vous avez un budget, comment faire pour le respecter? La technologie est d'une grande aide. Les plateformes de gestion des déplacements comme Uber for Business peuvent automatiser des tâches fastidieuses comme le suivi des dépenses, vous aider à gagner du temps, éliminer le besoin de reçus papier et offrir une visibilité sur les dépenses liées aux voyages au sol.

Pour les voyageurs, des fonctionnalités telles que les profils d'entreprise d'Uber séparent les dépenses professionnelles des dépenses personnelles, ce qui permet de s'assurer que, qu'il s'agisse de l'employé en déplacement ou d'un membre de l'équipe des finances, personne n'a à trouver et à télécharger des reçus ou à effectuer des remboursements sur des cartes personnelles. Pour les responsables des déplacements, la plateforme Uber for Business simplifie la comptabilité et réduit les frictions en s'intégrant aux principales intégrations de notes de frais comme SAP Concur, Coupa et Navan pour automatiser le transfert des reçus.

3. Des données sur un tableau de bord centralisé

Quand les informations essentielles sur les déplacements, comme les données sur le transport terrestre et la livraison de repas, sont dispersées sur plusieurs plateformes, c'est presque impossible de garder un œil sur tout, surtout si vous êtes la seule personne au travail. Le résultat? La sécurité est négligée, les dépenses sont hors de contrôle et les fournisseurs ne reçoivent pas l'attention nécessaire.

Une plateforme centralisée regroupe les données importantes sur les déplacements en un seul et même endroit, ce qui aide les dirigeants à justifier la valeur des déplacements, à protéger les voyageurs et à signaler les dépenses non couvertes par la politique. Le tableau de bord Uber for Business, par exemple, offre une approche unifiée des courses et des repas, des émissions de carbone et des dépenses. Les gestionnaires de déplacements peuvent utiliser le tableau de bord pour identifier les habitudes de déplacement, définir des règles et des limites, comparer leurs indicateurs de performance aux normes de l'industrie et analyser le rendement des fournisseurs.

4. Soutien pour le bien-être de vos employés

Les déplacements professionnels sont une expérience éprouvante, et les employés sont affectés par chaque perturbation et chaque changement d'horaire. C'est pourquoi votre programme de déplacements doit inclure des politiques et des avantages qui font des déplacements professionnels plus qu'une obligation.

Un bon programme de déplacements aide les voyageurs à développer vos activités et leurs horizons. Grâce à la personnalisation, aux récompenses et aux loisirs, c'est exactement le rôle des fonctionnalités suivantes :

• Options de nourriture et de transport. Chaque voyageur a des besoins uniques, qu'il s'agisse de régime alimentaire ou d'accessibilité. Votre programme de déplacements peut tenir compte de ces différences grâce à diverses options de livraison et de covoiturage. Tout ça pour aider votre organisation à remplir son devoir de diligence, tout en veillant à la santé mentale et physique de votre équipe.

  
  

• Promotion pour les déplacements. Permettre aux employés de se déplacer facilement en groupe contribue à améliorer le moral. Une autre façon est d'offrir des incitatifs liés aux déplacements, comme les aider à adhérer à des programmes de fidélité d'hôtels ou de compagnies aériennes, ou encore leur offrir des cartes-cadeaux ou des journées de congé supplémentaires.

  
  

• Occasions de voyage d'affaires et d'agrément. Offrir de combiner un voyage d'agrément à un voyage d'affaire est un élément de plus en plus populaire des programmes de déplacements. En donnant aux employés le temps de se ressourcer, d'explorer une nouvelle destination ou de rendre visite à leurs amis et à leur famille, vous pouvez réduire l'épuisement professionnel et les coûts de déplacement.

5. Révisions et mises à jour régulières

La dernière pièce du casse-tête? L'adaptabilité. Même les meilleurs programmes de déplacements doivent continuellement tenir compte des nouvelles priorités, des besoins des employés, des tendances des clients, des tensions géopolitiques et des partenariats. Les examens annuels confirment que chaque politique est toujours pertinente, rentable et sécuritaire.

Restez à l'affût des informations qui peuvent vous aider à mettre à jour vos programmes de déplacements. Sonder les employés qui ont participé au programme est un moyen d'obtenir des commentaires utiles. De même, les données de votre plateforme de gestion des déplacements peuvent révéler ce qui crée des maux de tête pour les voyageurs ou ce qui force les gestionnaires à faire du travail supplémentaire. En établissant une culture de rétroaction continue et en mettant en œuvre des changements au besoin, vous pouvez rendre chaque course plus satisfaisante que la précédente.