Comment maximiser le rendement des déplacements d'affaires

Les frais de déplacement ont systématiquement augmenté depuis que l'industrie a commencé à se remettre de la pandémie de COVID-19, et les entreprises ne sont pas épargnées. La GBTA estime que les prix augmenteront dans tous les principaux secteurs des déplacements en 2024 par rapport à 2023. Voici quelques estimations :

• +1,8 % : billets d'avion
• +3,6 % : prix par nuit des hôtels
• +2,1 % : prix quotidiens de location de voitures
• +3,0 % : coût de la participation à des réunions et à des conférences

Ensemble, ces augmentations s'additionnent et peuvent drainer rapidement votre budget de déplacements.

Vous pourriez économiser de l'argent en planifiant simplement moins de déplacements d'affaires, mais ce n'est pas un choix sans coûts. Dans le rapport The Current State of Business Travel d'Uber for Business et de la GBTA, 87 % des personnes interrogées ont déclaré que les déplacements d'affaires sont essentiels pour atteindre leurs objectifs commerciaux.

De plus, les opportunités de déplacements d'affaires peuvent être bonnes pour le recrutement et la rétention. GBTA rapporte que 79 % des travailleurs en Amérique du Nord disent que les déplacements d'affaires affectent la satisfaction au travail, et 59 % disent que c'est un facteur au moment de choisir un employeur potentiel.

Pour que les déplacements d'affaires soient considérés comme un avantage, ils doivent être une bonne expérience pour les employés. De nombreuses personnes interrogées dans le rapport Uber/GBTA ont mentionné avoir rencontré des difficultés au niveau personnel en déplacement, comme s'ennuyer de leur famille ou de leurs animaux de compagnie. Vous ne voulez donc pas que les conditions des déplacements augmentent leur stress.

Il ne faut pas se débarrasser définitivement de votre budget pour les déplacements d'affaires et perdre tous les avantages qu'il offre au passage. Mais il ne faut pas non plus le dépenser à moins que ça ne vous aide vraiment à atteindre vos objectifs commerciaux. Évaluer le rendement des déplacements d'affaires dans votre organisation est une étape importante pour garder le contrôle de votre budget tout en maintenant les déplacements qui profitent à votre entreprise.

Voici quelques mesures intelligentes de réduction des coûts que vous pouvez prendre pour améliorer le rendement des déplacements pour votre entreprise :

• Planifiez à l'avance. Les vols et les hôtels coûtent généralement moins cher s'ils sont réservés un à trois mois à l'avance.
• Demandez aux employés d'utiliser les partenaires de l'entreprise. Si vous préférez utiliser certains fournisseurs qui offrent des prix réduits, assurez-vous que les employés savent qu'ils doivent d'abord essayer de réserver avec eux.
• Définissez des limites de dépenses. Précisez le montant maximum que les employés sont autorisés à dépenser pour chaque type de frais de déplacement.
• Évitez les heures de pointe. Demandez aux employés d'éviter de planifier des déplacements d'affaires pendant les périodes de pointe comme les fins de semaine et les jours fériés.

Pour assurer le rendement des déplacements d'affaires, il faut réduire les coûts. Toutefois, pour vous assurer de toujours profiter des avantages des déplacements d'affaires, vos décisions doivent aussi tenir compte de l'expérience des employés. Pour vous aider à satisfaire ces deux besoins en même temps, vous pouvez adopter ces approches intelligentes :

• Utilisez des outils technologiques pour simplifier les réservations et contrôler les coûts. En fournissant aux employés une plateforme de réservation, il est plus facile de les orienter vers les fournisseurs offrant des réductions à l'entreprise que vous préférez utiliser. Ces outils peuvent aussi vous permettre de définir et d'appliquer facilement des limites de dépenses.
• Donnez des options aux employés. Certaines stratégies de réduction des coûts peuvent limiter les options des employés, mais essayez de vous assurer que vous leur laissez toujours un peu le choix. Par exemple, offrir des coupons pour faire livrer ou une allocation quotidienne pour les repas leur permet de manger ce qu'ils veulent en déplacement et vous aide à maintenir les coûts dans les limites du budget.
• Réservez une partie du budget pour les privilèges « classe affaires ». Il ne faut pas que la réduction des coûts diminue la qualité des déplacements pour vos employés. Essayez de réserver une partie du budget pour les surclassements et les petits luxes afin que les employés puissent donner le meilleur d'eux-mêmes au travail quand ils sont loin de chez eux.