Simplifiez le suivi des dépenses et améliorez l'efficacité
L'automatisation de la gestion des dépenses modifie la façon dont les entreprises gèrent les processus financiers, en particulier le suivi et l'approbation des dépenses. Cette automatisation rationalise chaque aspect de la gestion des dépenses. Elle libère aussi du temps et des ressources.
Dans cet article, nous traiterons de la gestion des dépenses et de la place de l'automatisation dans ce domaine. Découvrez les pièges courants liés à cette tâche et comment la technologie moderne peut vous aider à les éviter.
Qu'est-ce que l'automatisation de la gestion des dépenses?
L'automatisation de la gestion des dépenses simplifie les processus pour les employés qui soumettent des dépenses d'entreprise et les entreprises qui les approuvent. Le logiciel capture les reçus et synchronise les données avec les systèmes comptables.
Qu'est-ce que ça veut dire en pratique? La saisie manuelle des données et les longues chaînes d'approbation ne sont pas nécessaires lors de la mise en œuvre de cette technologie. Les outils numériques automatisent désormais ces processus, afin de permettre un suivi des dépenses en temps réel. Imaginez à quel point vous pouvez accélérer les rapports quand les achats des entreprises sont automatiquement synchronisés avec votre système de gestion des dépenses.
Les outils d'automatisation peuvent aussi accélérer les étapes de traitement et d'approbation en offrant des plateformes centralisées pour les vérifications. Les gestionnaires peuvent accéder facilement aux notes de frais et approuver les remboursements.
Certains outils offrent même des fonctionnalités avancées comme l'application des politiques et l'analyse. Disons, par exemple, que votre politique impose une limite sur les dépenses de repas. Le système peut aider à signaler automatiquement toute violation ou transaction suspecte pour une résolution rapide.
Cas d'utilisation de l'automatisation des dépenses
L'automatisation n'est plus simplement une tendance à la mode; elle a désormais un impact réel sur les affaires. Elle est particulièrement utile dans certaines situations. Découvrez ci-dessous certains des cas d'utilisation les plus courants de l'automatisation des dépenses.
Déplacements et transport
L'automatisation transforme l'ensemble du processus de gestion des frais de déplacement, de la réservation à la gestion des notes de frais. Les employés peuvent facilement soumettre des reçus pour le covoiturage et les billets d'avion. Ensuite, le système code automatiquement les dépenses en fonction des types de dépenses appropriés.
Repas
Les processus obsolètes impliquent que les employés conservent les reçus papier et saisissent manuellement les coûts individuels de chaque article composant le repas. L'automatisation capture les reçus numériques et les détails des dépenses lors de l'achat. De cette façon, les employés évitent les rapports fastidieux tandis que l'entreprise gagne une visibilité complète sur les dépenses.
Équipement et fournitures
Le traitement des frais de fournitures de bureau, des factures de téléphone et des abonnements peut prendre beaucoup de temps. L'automatisation fournit un système qui capture les demandes de remboursement codées. Les employés peuvent soumettre des demandes à tout moment et de n'importe où, et les employeurs peuvent rapidement les approuver.
Cinq défis liés aux processus de gestion manuelle des dépenses
Le suivi manuel des dépenses peut être difficile. Jetez un coup d'œil à certains des problèmes courants liés aux processus obsolètes et à la façon dont l'automatisation de la gestion des dépenses les résout.
1. Suivi des reçus
La gestion des reçus est une tâche fastidieuse. Vous rassemblez une pile de feuillets de papier froissés, souvent sujets à la perte ou aux dommages. Ceci favorise une mauvaise tenue des dossiers et peut entraîner des divergences lors du traitement des dépenses.
L'automatisation résout ce problème. Le logiciel capture numériquement les reçus par courriel, téléversements mobiles ou flux de données de transaction. Sécurisez toutes les informations dont vous avez besoin en un seul endroit. Ensuite, il est possible de créer des notes de frais en temps réel.
2. Rapports réguliers
Il est difficile de maintenir une discipline en matière de notes de frais cohérentes. Les employés peuvent oublier les détails du reçu ou les remettre à plus tard, dans l'espoir de « se rattraper plus tard ». Selon une enquête menée par Center, remplir des notes de frais prend du temps et constitue l'un des principaux défis de la gestion des dépenses, comme le souligne PR Newswire. Quand les rapports sont retardés, ils ont plus de chances d'être inexacts.
Les systèmes automatisés peuvent envoyer des instructions, ce qui contribue à promouvoir la soumission des dépenses en temps opportun. Les employés reçoivent des rappels quand ils doivent signaler quelque chose, puis le logiciel peut compiler toutes les données pour les examiner.
3. Vérifications
La vérification des notes de frais papier demande beaucoup de ressources. L'équipe financière doit examiner minutieusement les pages des reçus détaillés et des documents de paiement. Les omissions mineures peuvent entraîner des risques de conformité plus importants, ce qui rend aussi le processus de vérification stressant.
Les systèmes automatisés peuvent appliquer des politiques spécifiques à votre entreprise. Le logiciel signale les violations en temps réel avant que les approbations ne se produisent. La détection précoce de ces problèmes et la documentation sans risque d'erreur humaine peuvent faciliter la gestion des vérifications.
4. Politiques appliquées de manière cohérente
La conformité à l'échelle d'une entreprise est difficile sans politiques standardisées. Les évaluateurs peuvent interpréter les règles différemment selon les départements et les emplacements. Ce qui peut entraîner des erreurs et un traitement injuste.
Prenonsles voyages d'affaires qui se terminent en voyage pour le plaisir. Que faut-il faire si un employé choisit de surclasser son vol pour plus de confort ou de séjourner dans un hôtel plus luxueux durant la portion personnelle de son déplacement? C'est pour ce type de situation que vous devez définir des limites. Vous devez aussi prévoir un système convivial et efficace pour consigner les dépenses des employés et leur classement par catégories. C'est là que l'automatisation de la gestion des frais de déplacement et des notes de frais entre en jeu.
Le logiciel de gestion des dépenses centralise la configuration des politiques. Les règles sont automatiquement appliquées pendant les étapes de création et d'approbation du rapport. Ceci assure la cohérence au sein de votre entreprise, même dans des situations plus complexes.
5. Rapports et analyses
Connaissez-vous les dépenses de votre entreprise et leur répartition? Les systèmes automatisés génèrent des analyses détaillées des dépenses et des rapports instantanément. De cette façon, vous pouvez analyser rapidement les coûts par projet, service, fournisseur, etc. Les notes de frais automatisées vous permettent d'identifier les possibilités d'économies.
Les avantages de la gestion automatisée des dépenses
Le suivi automatisé des dépenses offre plusieurs avantages. Découvrons comment l'automatisation modifie la gestion des dépenses.
Gain de temps
Il n'y a aucun doute là-dessus : le suivi automatisé des dépenses peut vous faire gagner du temps. Avec les méthodes manuelles, les employés passent souvent des heures à remplir des formulaires et à soumettre des rapports. L'automatisation peut éliminer la plupart de ces tâches en numérisant le processus.
Imaginez que les employés ne saisissent plus manuellement les dépenses dans des feuilles de calcul. Au lieu de ça, ils prennent des photos de reçus à l'aide d'une app mobile. Ils les téléchargent et classent automatiquement dans le système de gestion des notes de frais. Cette approche réduit le temps consacré aux rapports et aux demandes, libérant ainsi les employés pour des tâches stratégiques.
L'élimination des formalités administratives et des feuilles de calcul accélère aussi le traitement. Avec l'automatisation, les gestionnaires examinent et approuvent les dépenses en quelques étapes, évitant ainsi les retards manuels. Ce qui améliore l'efficacité opérationnelle.
Remboursements plus rapides
Les processus traditionnels impliquent de longues chaînes d'approbation et une vérification manuelle des dépenses, ce qui entraîne des retards de paiement. Avec le suivi automatisé des dépenses, les rapports sont traités en temps réel.
Ceci peut permettre de rembourser les employés plus rapidement, ce qui est avantageux pour tout le monde : ils récupèrent leur argent plus vite et l'entreprise consacre moins de ressources aux approbations. Et ça pourrait entraîner une augmentation de la satisfaction et la confiance des employés dans l'entreprise.
Une meilleure précision
Les processus manuels sont sujets à des erreurs, ce qui peut entraîner des saisies de données incorrectes, des erreurs de calcul ou des reçus égarés. Les inexactitudes compromettent l'intégrité des documents financiers et entraînent des risques de conformité.
L'automatisation atténue ces risques en normalisant les procédures et en minimisant l'intervention humaine. Les outils numériques valident automatiquement les dépenses par rapport aux politiques et aux réglementations, et ils signalent les écarts ou les violations pour examen. Cette approche réduit les erreurs de signalement et garantit une meilleure conformité.
Une transparence accrue
Le suivi automatisé des dépenses rationalise les flux de travail en fournissant une source unique de référence. Ceci peut améliorer la collaboration et la communication. Il offre aussi une visibilité accrue sur les données de dépenses, ce qui permet aux parties prenantes de repérer les modèles et les tendances.
Comment se lancer dans la gestion automatisée des dépenses
Prêt à intégrer l'automatisation à votre processus de gestion des dépenses? Suivez ces étapes pour effectuer la transition en douceur dans votre entreprise.
Repérez les problèmes
Avant la mise en œuvre, évaluez les processus de dépenses actuels pour identifier les inefficacités et les points faibles. Effectuez un examen complet des flux de travail existants, de la production de rapports au remboursement. Identifiez les domaines que vous souhaitez améliorer.
Découvrez des solutions
Une fois les problèmes identifiés, explorez des solutions qui correspondent à vos besoins. Uber for Business est une des solutions. Ceci peut simplifier le suivi des dépenses tout en offrant une plus grande visibilité et un meilleur contrôle.
Améliorez les processus existants
Pour améliorer l'efficacité, vous pouvez renforcer votre système existant en intégrant des outils d'automatisation dans les tâches que vous effectuez déjà. Par exemple, vous souhaitez peut-être commencer par la capture des reçus pour que les employés n'aient pas besoin de les soumettre manuellement.
Implémentez l'automatisation
Il devrait s'agir d'un processus progressif, vous permettant de repérer les problèmes et de maximiser les avantages potentiels. Une fois que vous avez décidé ce que vous voulez automatiser et que vous avez mis en place les bons systèmes, communiquez avec tous les employés qui seront touchés par l'impact.
Considérez aussi les capacités que vous pourriez avoir avec le fournisseur que vous choisissez. Par exemple, vous pouvez ajouter automatiquement de nouveaux membres à votre compte Uber for Business en synchronisant votre liste d'employés avec celle de votre service de notes de frais.
Ensuite, proposez une formation sur le fonctionnement de l'automatisation. Organisez des séances et offrez des ressources pour que les employés soient à l'aise avec les nouvelles technologies. Ceci peut augmenter les chances qu'ils utilisent le nouveau système.
Travaillez sur des améliorations continues
Le succès du suivi automatisé des dépenses à long terme nécessite un engagement en faveur de l'amélioration continue. Évaluez et ajustez régulièrement les processus en fonction des commentaires des utilisateurs et des parties prenantes. Identifiez les domaines d'optimisation et mettez en œuvre des améliorations continues pour améliorer l'efficacité et la précision.
Simplifiez vos notes de frais avec Uber for Business
L'automatisation des dépenses permet aux entreprises de fonctionner efficacement, de prendre des décisions éclairées et de stimuler la croissance. Uber for Business est un outil puissant qui simplifie la gestion des dépenses. Vous pouvez gérer vos repas et vos courses pour le travail à partir d'Uber dans un seul tableau de bord où vous pouvez suivre la facturation, contrôler les privilèges du compte et comprendre les dépenses du programme.
Notre tableau de bord centralisé vous permet de :
Définir les règles : Personnalisez les politiques de déplacements et de repas pour votre équipe. Définissez les limites d'emplacement, de coût et de temps.
Gérer la facturation : payez par course ou inscrivez-vous à la facturation mensuelle et recevez une seule facture pour cette période.
Utiliser les intégrations de dépenses : configurez le transfert de reçus d'Uber à des fournisseurs de services de note de frais, notamment SAP Concur et Zoho Expense.
Apprenez-en plus sur Uber for Business et commencez gratuitement.
Les fonctionnalités et les produits mentionnés dans cet article ne sont peut-être pas disponibles dans votre région. Si vous avez des questions, contactez le soutien à la clientèle d'Uber for Business.
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