Comment créer un programme de transport terrestre d'entreprise qui fonctionne vraiment

Commencez par la zone desservie : où vos employés se déplacent-ils?

Commencez par vos voyageurs, pas par la plateforme. Où vont-ils le plus souvent? Quels types de déplacements font-ils? Et de quoi ont-ils besoin une fois à destination?

Les besoins en matière de déplacements terrestres peuvent varier selon la destination et le type de course. Les besoins pour un transfert à l'aéroport sont différents que pour un voyage de plusieurs jours qui comprend plusieurs arrêts. Les options disponibles peuvent aussi varier selon la ville, l'aéroport et le marché.

Avant de faire votre choix, identifiez les habitudes de déplacement les plus fréquentes :

• Quelles sont les villes les plus visitées par les employés?
• À quelle fréquence se rendent-ils à l'aéroport et en reviennent-ils?
• Quelles courses comportent plusieurs arrêts ou de plus longues distances?
• Où les employés voyagent-ils à l'étranger?

Uber for Business est offert dans plus de 70 pays et dans des milliers de villes partout dans le monde. La disponibilité des options de courses varie en fonction des marchés. Consultez les destinations que vos employés visitent le plus souvent dans l'app Uber.

Planifiez à l'avance les déplacements qui doivent être effectués rapidement

Certains déplacements professionnels laissent moins de place à l'incertitude : une course à l'aéroport à 5 h du matin, une réunion avec un client à l'autre bout de la ville ou une prise en charge après un événement.

Dans de telles situations, vous pouvez faciliter la tâche des employés en leur offrant la possibilité de réserver une course à l'avance.

Uber Reserve permet aux employés de planifier des courses jusqu'à 90 jours à l'avance, avec un chauffeur assigné au moment de réserver. Cette option est disponible dans certaines villes pour Uber Business Deluxe, Uber Business Confort et les types de véhicules standard.

Remarque concernant votre politique de déplacements : la prise en charge plus rapide n'est pas toujours garantie et la prise en charge prioritaire n'est pas offerte dans tous les aéroports. Transmettez ces informations dans vos communications aux voyageurs pour que les employés sachent à quoi s'attendre et planifient en conséquence.

Faites en sorte que l'option la plus facile soit celle qui est conforme à la politique

La politique de transport terrestre ne fonctionne que si les employés peuvent réellement la respecter. Selon le Rapport de Navan sur l'état des déplacements et des dépenses d'entreprise de 2025, jusqu'à 30 % des voyageurs d'affaires font leurs réservations en dehors de la plateforme quand les options approuvées ne sont pas pratiques.

Autrement dit, si l'option approuvée est difficile d'accès, si les règlements sont difficiles à trouver ou si les employés doivent gérer les dépenses manuellement, ils sont plus susceptibles de chercher une autre solution.

C'est pourquoi les programmes les plus performants intègrent la politique à l'expérience plutôt que de compter sur les responsables de déplacements pour résoudre les problèmes après une course.

Des contrôles clairs. Définissez des paramètres pour le moment, l'endroit et la façon dont les employés peuvent utiliser les courses professionnelles. Les voyageurs peuvent ainsi respecter la conformité en matière de déplacements et de dépenses sans que vous ajoutiez de règles supplémentaires à retenir.

Des dépenses simplifiées. Associez les courses aux plateformes de gestion des dépenses prises en charge pour que les reçus soient transmis automatiquement et pour réduire le travail manuel des voyageurs et des équipes financières. Visibilité sur les dépenses. Regroupez les dépenses liées aux déplacements professionnels en un seul endroit pour que les équipes des voyages et des finances puissent identifier les tendances et prendre des décisions plus éclairées.

Visibilité sur les courses. En accédant aux détails des déplacements professionnels, les équipes de déplacements peuvent rester informées et participer au devoir de diligence de votre entreprise envers les employés pendant leurs déplacements professionnels.

La politique n'est pas la seule raison pour laquelle les employés choisissent parfois de ne pas utiliser le programme. Le manque de fluidité, la disponibilité et l'expérience de réservation peuvent porter les voyageurs d'affaires à effectuer une réservation non conforme à la politique.

Cinq questions à poser avant de choisir une plateforme de transport terrestre d'entreprise

Utilisez ces questions comme cadre d'évaluation, que ce soit pour partir de zéro ou pour passer en revue une configuration existante.

1. Puis-je personnaliser le programme pour différents voyageurs?
Une seule politique ne convient pas à toutes les courses. Recherchez des contrôles qui vous permettent de définir des paramètres pour le budget, les options de course, l'emplacement, l'heure et le motif de la course en fonction des besoins de votre entreprise.

2. Les employés peuvent-ils planifier une course à l'avance quand ils en ont besoin?
Les courses sur demande conviennent à de nombreux déplacements, mais c'est parfois avantageux de planifier certains déplacements professionnels à l'avance. Recherchez des options qui permettent aux employés de réserver des courses à l'avance pour arriver à l'heure à l'aéroport, à des réunions et d'autres événements importants.

3. Est-il possible de centraliser la facturation et les notes de frais?
Les remboursements individuels alourdissent la tâche des voyageurs et des équipes financières. Recherchez des options de paiement centralisées et des intégrations de notes de frais qui peuvent réduire le rapprochement manuel.

4. Mon équipe peut-elle voir les données dont elle a besoin?
Ne vous arrêtez pas au montant total des dépenses. Les données sur les courses et les dépenses peuvent aider les équipes de déplacements à comprendre les itinéraires des employés, comment le programme est utilisé et quels changements devraient être apportés aux politiques.

5. Combien ça coûte pour se lancer?
Informez-vous sur les frais d'inscription et les exigences de dépenses minimales avant de vous engager. Il n'y a pas de frais d'inscription ni d'exigence de dépenses mensuelles minimales pour Uber for Business.