Le rendement de la consolidation de votre réseau de fournisseurs

Plus de fournisseurs signifie plus d’activités pour votre équipe

Le travail nécessaire pour jongler avec tous ces fournisseurs s'accumule rapidement. Chaque fournisseur supplémentaire apporte son propre contrat, sa propre facture et son propre tableau de bord à gérer. Comme Ali l’a mentionné lors du webinaire, cela augmente la charge administrative et peut donner l’impression qu’il est impossible d’obtenir une vue d’ensemble des dépenses totales de déplacement.

Ces chiffres reflètent l'ampleur du problème. Selon Skift Research et Navan, plus de 60 % des responsables des déplacements et des finances traitent encore les rapports de dépenses manuellement, en traitant les déplacements un reçu à la fois. Et 63 % d’entre eux affirment que la saisie manuelle et chronophage des dépenses est leur principale difficulté, selon la Global Business Travel Association.

Comment se lancer dans la consolidation : regardez où les reçus s'accumulent

La consolidation ne signifie pas nécessairement que vous devez abandonner votre système existant et repartir de zéro. Melissa conseille de commencer par les dépenses quotidiennes comme les courses, les repas, les livraisons et les avantages.

« Commencez par les dépenses opérationnelles récurrentes et fréquentes », a-t-elle déclaré. « Ce sont les dépenses pour lesquelles tout le monde se demande si ça vaut la peine de les passer [en note de frais]. »

Étant donné que ces catégories génèrent le plus grand nombre de reçus et nécessitent le plus de travail manuel, c'est aussi là qu'un système géré aura l'incidence la plus immédiate.

Évaluez les fournisseurs selon la couverture, pas selon les fonctionnalités

Une fois que vous avez identifié votre point de départ, il est temps de commencer à affiner votre liste de fournisseurs. Chaque fournisseur a une liste de services qu’il peut offrir, mais l’essentiel est de considérer les services pour lesquels vous les utilisez réellement. Idéalement, vous trouverez autant d’utilités que possible pour chaque fournisseur. Si vous payez une facture à un fournisseur qui ne fait qu’une seule activité, il vaut mieux qu’il soit vraiment excellent dans ce domaine.

N'oubliez pas non plus qu'il y a plus que le coût à prendre en compte. Des éléments qui améliorent la qualité de vie—comme un soutien prioritaire et un service fiable—devraient jouer un rôle important dans le choix de vos fournisseurs. Opter pour un fournisseur légèrement moins cher pourrait entraîner de plus grandes frustrations pour votre équipe, allant de la perte de temps à résoudre des problèmes de soutien à une augmentation des plaintes concernant des outils peu conviviaux. Comme l’a dit Ali : « Demandez-vous si cette plateforme protège vraiment le temps et le bien-être de mes chauffeurs? » Ou simplement réduire le coût?

Lorsque la consolidation est bien effectuée, vous devriez avoir des fournisseurs qui offrent une plus grande efficacité à votre équipe des finances ainsi qu’une meilleure expérience pour vos chauffeurs.

Ayez une politique définie au moment de l'achat

Intégrer des contrôles au moment de la décision, comme des limites de dépenses et des types de notes de frais ou des groupes admissibles, change la donne. Les employés passeront moins de temps à se demander si leur transaction respecte la politique établie. Votre équipe des finances appréciera aussi de passer moins de temps à refuser les dépenses non conformes à la politique.

L'important, c'est de définir des balises pour que chaque option que votre employé peut choisir en soit une que vous avez préalablement approuvée. Par exemple, Uber for Business vous permet de créer des programmes de courses qui précisent quels membres de votre équipe peuvent accéder à certains types de courses. Vous pouvez donner à vos cadres supérieurs l'accès à Uber Business Deluxe, tout en offrant aux gestionnaires des options comme Uber Business Confort ou UberX. La même idée s'applique aux repas. Par exemple, vous pouvez configurer un programme de repas de fin de soirée qui n'est disponible qu'à certaines heures.

« Ça ne veut pas dire que vous leur enlevez des options », a déclaré Melissa. « À la place, vous dites : "Voici le bac à sable. Vous pouvez faire ce que vous y voulez. Si vous pouvez en faire la demande, c'est que c'est approuvé. Personne ne vous enverra de courriel de réprimande plus tard." »

Assurez-vous que les données circulent comme prévu

Même après avoir évalué vos fournisseurs, si vos données ne répondent pas à vos besoins au moment souhaité, votre équipe pourrait devoir traiter les rapports de dépenses manuellement.

Avant de finaliser la consolidation de vos fournisseurs, vérifiez comment les dépenses, la facturation et les reçus sont réellement intégrés aux outils que votre équipe financière utilise déjà. Commencez par expliquer comment les données sont transférées du point d’achat vers vos systèmes : Plus le processus est automatisé, moins il y a d'efforts requis de la part de vos chauffeurs et de l'équipe des finances.

Voyez ensuite à quel point ces données sont réellement utiles une fois qu'elles sont disponibles. Si vous souhaitez obtenir de véritables avantages grâce à la consolidation, recherchez une plateforme capable de catégoriser les achats et d’associer des codes de dépenses qui suivent la transaction dans chaque système où elle passe.

Enfin, réfléchissez à la façon dont la plateforme s'adapte à votre entreprise, et non à la façon dont votre équipe doit s'adapter à la plateforme. Les systèmes qui facilitent la conformité et qui semblent familiers à votre équipe sont plus susceptibles d’obtenir des résultats après la consolidation.

À quoi ressemble une liste de fournisseurs consolidée avec Uber for Business

Ce sont les points de départ pour simplifier vos relations avec vos fournisseurs. Mais à quoi cela ressemble-t-il concrètement lorsqu’on l’applique aux services que vos voyageurs utilisent au quotidien?

Avec Uber for Business, un seul programme peut couvrir plusieurs catégories de dépenses, avec des données regroupées dans un tableau de bord pratique et, si votre équipe le souhaite, une seule facture consolidée.

• Courses quotidiennes : Offrez des courses d'affaires, y compris des options haut de gamme comme Business Uber Deluxe et la nouvelle option Elite,* avec des contrôles de politique et des limites sur les types de courses
• Repas : Offrez des repas d'équipe, des repas individuels au bureau ou tard le soir, ainsi que des options pour manger sur la route, le tout grâce à l'app Uber Eats
• Avantages : Fournissez des bons, des cartes-cadeaux et des abonnements Uber One pour les déplacements domicile-travail, les événements et les programmes de reconnaissance des chauffeurs
• Concierge : Organisez des courses pour vos invités (même s’ils n’ont pas l’app Uber) grâce au tableau de bord Central d’Uber, envoyez des bons de course, faites livrer des colis ou recevez des fournitures de bureau directement à votre porte

Ali a souligné que, pour l’équipe d’Uber, la consolidation et l’automatisation de la gestion des dépenses ont permis de réaliser des économies importantes en heures de travail chaque année.