Por qué necesitas un programa de comidas para viajes y cómo crear uno

Sucede con demasiada frecuencia: Un miembro de tu equipo está viajando por motivos laborales, pero debe resolver por sí mismo sus comidas. Los vuelos y hoteles se reservaron desde el principio, pero no existe un programa similar para las comidas. ¿Qué deberían reportar como gastos? ¿Cuánto es demasiado? Ellos intentan seguir la política de comidas, guardar el comprobante y esperar que todo salga bien.

El problema es más costoso de lo que parece. Según el Índice de Perspectivas de Viajes de Negocios GBTA 2025, las comidas representan casi 1 de cada 5 dólares destinados a viajes corporativos. El gasto en comidas es considerable y sigue aumentando. Y para muchas empresas, es la parte menos controlada de su presupuesto de viajes.

En un seminario web reciente, Arianna Etemadieh y Denny Parker-Todd hablaron sobre por qué las comidas son la categoría olvidada en los programas de viaje modernos y cómo es una mejor gestión de comidas. Aquí tienes un resumen de lo que abordaron.

El problema de gestión de comidas que la mayoría de los programas de viaje pasan por alto

La mayoría de las empresas han descubierto cómo gestionar los vuelos y los hoteles, y los viajeros saben qué esperar. Eligen dentro de límites establecidos, como ciertas clases de tarifa aérea o costos nocturnos de hotel, y la política se aplica en el momento en que toman la decisión.

Mientras tanto, las comidas pueden hacer que la responsabilidad del cumplimiento recaiga únicamente sobre el viajero. La persona que viaja debe revisar cuánto puede gastar, cargarlo a una tarjeta corporativa o pagarlo de su propio bolsillo, guardar el comprobante y esperar que el informe de gastos sea aprobado. La política se revisa después, no antes. Es un proceso que, con el tiempo, genera frustración y suele alejar a las personas de actividades más relevantes. Como dijo Arianna: “Esa es una experiencia fundamentalmente diferente y menos que ideal en comparación con lo que hemos creado para otras categorías principales de viaje.”

Los intereses financieros hacen que valga la pena resolver este problema. El gasto en comidas de negocios creció un 5.3% en 2025, según el Informe de Dinova sobre el estado de las comidas de negocios, primavera 2026, mientras que los datos del Buró de Estadísticas Laborales muestran que los precios de alimentos fuera de casa aumentaron un 3.8% de 2024 a 2025. Es un costo que supera las herramientas que la mayoría de los programas utilizan para gestionarlo.

3 principios para un programa de comidas que realmente funciona

Arianna y Denny explicaron cómo es un programa de comidas efectivo, organizado en torno a 3 ideas clave.

Guía la decisión, no el resumen de ganancias
Un programa de comidas bien diseñado incorpora límites directamente en el proceso de pedido, de manera similar a las políticas de vuelos y hoteles mencionadas anteriormente. De esta manera, el usuario recibe orientación en el momento de la compra en lugar de ser revisado posteriormente.

Flex por tipo de viaje
Una visita de un día a un usuario tiene necesidades de comida diferentes a las de una conferencia de cuatro días o un proyecto que dura una semana. Un buen programa toma en cuenta eso con distintos presupuestos, reglas y contextos.

Consulta tus gastos en tiempo real
Los datos de gastos en tiempo real te permiten identificar tendencias y ajustar presupuestos antes de que los costos se conviertan en problemas. A principios de este año, el equipo de Denny detectó un aumento en los gastos, realizó un análisis de costos e implementó un límite de inmediato. «Eso representa un cambio de la supervisión al manejo», dijo, «y es lo que hace que un programa de comidas sea sostenible a gran escala.»

Cómo Uber for Business pone en práctica los principios

Uber for Business facilita la gestión de programas de comidas para todas las personas involucradas.

Los viajeros pueden realizar pedidos a través de la aplicación Uber Eats (que probablemente ya tienen y usan en su vida personal), lo que les da acceso a 1,4 millones de socios comerciales en más de 10.000 ciudades de 6 continentes. Cambian a su perfil de negocios al momento de pagar y hacen el pedido dentro del presupuesto, y la comida se factura directamente a la empresa o a su tarjeta corporativa.

Los gestores de viajes pueden crear programas distintos a través del panel de control de Uber for Business, estableciendo diferentes límites de presupuesto y reglas de pedido para situaciones como viajes de un día, conferencias de varios días o viajes de clientes. Y para ocasiones puntuales que no estén incluidas en tus programas, como eventos de equipo y cenas con usuarios, los vales ofrecen una forma flexible de cubrir a los miembros del equipo y a los invitados. Ya que solo generas ganancias por lo que se canjea, no tienes que preocuparte por los saldos no utilizados.

Los equipos de finanzas también obtienen datos limpios sin tener que perseguir a nadie. Los recibos se categorizan automáticamente y se sincronizan con un proveedor de gestión de gastos asociado, como SAP Concur, Navan, Brex, Ramp o Expensify, con códigos de gasto seleccionables al momento de hacer el pedido. Estas automatizaciones suman: El equipo de Denny generó un valor de productividad de seis cifras en solo un trimestre.

Por dónde empezar a simplificar la gestión de comidas

No todas las comidas necesitan pasar por un programa controlado. Por ejemplo, una comida con un usuario en un restaurante con servicio en mesa donde pagas en la mesa aún se reportaría de la manera tradicional; solo asegúrate de que tu compañero de equipo obtenga el recibo.

La mayor oportunidad reside en todo lo demás, como el servicio de habitaciones un martes por la noche, la comida que espera en el vestíbulo del hotel después de un vuelo nocturno o el almuerzo rápido entre reuniones. Es probable que esas comidas habituales reciban el mismo trato de alto costo que una cena con un usuario. Un buen programa de comidas los excluye de ese grupo, de modo que cuando alguien presenta un comprobante, es porque realmente la situación lo ameritaba.

Arianna lo expresó de forma sencilla: Comienza con las comidas donde el proceso manual no es necesario y avanza a partir de ahí.

¿Listo para replantear cómo tu equipo administra los gastos de comida?

Deje de perseguir recibos y comience a diseñar un programa que sus viajeros quieran usar. Comienza con Uber para Empresas hoy, o mira el seminario web completo para escuchar a Arianna y Denny explicar el esquema en detalle.

*Es posible que los productos y funciones mencionados en este artículo no estén disponibles en tu región.