Cómo maximizar el ROI de los viajes de negocios

El costo de viajes aumentó en todos los ámbitos desde que el sector comenzó a recuperarse de la situación originada por la COVID, y los negocios no son inmunes. La GBTA estima el aumento de los precios en los principales sectores de viajes en el 2024 en comparación con el 2023, que incluyen:

• Aumento del 1.8% en pasajes aéreos
• Aumento del 3.6% en tarifas hoteleras diarias
• Aumento del 2.1% en tarifas diarias de renta de autos
• Aumento del 3.0% en el costo por asistir a reuniones y conferencias

En conjunto, estos aumentos se acumulan y pueden afectar rápidamente tu presupuesto para viajes.

Podrías ahorrar dinero con solo planear menos viajes de negocios, pero esa, es una opción que tiene su propio costo. En el informe del estado actual de los viajes de negocios de Uber para Empresas y la GBTA, el 87% de las personas encuestadas, dijo que los viajes de negocios son cruciales para alcanzar sus objetivos comerciales.

Además, las oportunidades de viajes de negocios son buenas para el reclutamiento y la retención. La GBTA informa que el 79% de los trabajadores en América del Norte dicen que los viajes de negocios afectan la satisfacción laboral, y el 59% dice que es un factor al evaluar a un posible empleador.

Para que los viajes de negocios se vean como un beneficio, la experiencia debe ser buena. Muchas de las personas encuestadas en el informe de Uber y de la GBTA mencionaron que experimentaron desafíos personales mientras viajaban, como estar lejos de su familia o sus mascotas. No te conviene que las condiciones de viaje aumenten su estrés.

No te conviene deshacerte por completo de tu presupuesto para viajes de negocios y perder todos los beneficios que ofrece. Pero tampoco querrás gastar esos recursos a menos que realmente te ayude a cumplir tus objetivos comerciales. Evaluar el ROI de los viajes de negocios en tu institución es un paso importante para mantener tu presupuesto bajo control mientras mantienes los viajes relevantes para el resultado final de tu empresa.

Estas son algunas medidas inteligentes de ahorro del costo para mejorar el ROI en los viajes de tu empresa:

• Planea con anticipación. En general, los vuelos y hoteles cuestan menos si los reservas de 1 a 3 meses de anticipación.
• Haz que tus empleados aprovechen los acuerdos negociados por la empresa. Si prefieres a un proveedor que ofrece tarifas con ahorros, asegúrate de que los empleados sepan que primero intenten reservar con este.
• Establece límites de gastos. Aclara el monto máximo que los empleados pueden gastar para cada tipo de gasto de viaje.
• Evita fechas concurridas de viaje. Indica a los empleados que eviten planear viajes de negocios durante periodos de alta demanda, como fines de semana y días feriados.

La reducción del costo es una parte importante en la ecuación del ROI de los viajes de negocios. Pero para asegurarte de que aún obtendrás los beneficios de los viajes de negocios, también debes considerar la experiencia de los empleados en tus decisiones. Para ayudarte a equilibrar ambas necesidades a la vez, prueba estos enfoques inteligentes:

• Usa herramientas tecnológicas para simplificar las reservas y controlar el costo. Al proporcionar a los empleados una plataforma de reservas, facilita dirigirlos hacia proveedores preferidos que ofrecen ahorros a las empresas. Estas herramientas también te permiten establecer y hacer cumplir fácilmente los límites de gasto.
• Ofrece opciones a los empleados. Aunque las estrategias para reducir el costo limiten las opciones de los empleados, no dejes de ofrecer cierto margen de decisión sobre sus viajes. Por ejemplo, ofrecerles cupones de entrega o viáticos para comida, les permite elegir lo que quieran si viajan, sin dejar de mantener el costo dentro del presupuesto.
• Deja margen en el presupuesto para los privilegios de clase ejecutiva. No te conviene reducir costos a expensas de que los viajes sean una experiencia desagradable para tus empleados. Intenta encontrar espacio en el presupuesto para permitir algunas mejoras y pequeños lujos, para que los empleados puedan dar lo mejor de sí en el trabajo mientras están lejos de casa.