Crea un presupuesto de viajes corporativos

Comienza por recopilar todos los gastos relacionados con viajes del año pasado, incluidos pasajes aéreos, hoteles, comidas y transporte terrestre.

Analiza estos datos para identificar patrones, incluye las rutas más frecuentes, los hoteles preferidos y los viajes en horas pico. Busca cualquier valor atípico o costos inesperados que puedan requerir atención.

Luego, usa esta información para comprender en qué se gasta la mayor parte del presupuesto de viajes y detectar oportunidades para ahorrar costos.

Tómate el tiempo para identificar las metas principales del programa de viajes, ya que te ayudarán a obtener información para el presupuesto final de viajes corporativos.

Tus metas pueden incluir lo siguiente:

• Minimizar los costos
• Priorizar el bienestar de los empleados
• Mantener el cumplimiento de las pautas de la empresa
• Formar asociaciones valiosas con aerolíneas y hoteles

Cuando estableces las metas con claridad, es más fácil crear un reglamento que satisfaga las necesidades de los empleados, se adapte a las estrategias generales de la empresa y facilite la administración de los viajes.

Puedes crear (y respetar) un presupuesto con mayor facilidad cuando sabes qué esperar antes de comenzar a gastar dinero. La buena noticia es que, por lo general, puedes planificar la mayoría de los gastos.

Comienza por categorizar los gastos que sabes que surgirán durante un viaje de negocios (el software de administración de viajes puede ser útil):

• Transporte: Vuelos, renta de autos, viajes compartidos y transporte público
• Alojamiento: Hoteles, Airbnb o estadías prolongadas
• Comidas: Viáticos diarios, cenas de usuarios y bebidas
• Misceláneos: Otros gastos, como tarifas de equipaje, estacionamiento e internet

Dentro de cada categoría, considera crear subcategorías con el fin de obtener detalles más precisos, como una comparación entre la clase económica y la clase ejecutiva de los vuelos o las diferentes asignaciones para comidas por ciudad.

Una vez que hayas clasificado los gastos previstos, el siguiente paso es asignar presupuestos específicos para cada categoría. Comienza por determinar qué parte del presupuesto total de los viajes debe destinarse a las categorías principales, como vuelos, transporte terrestre, alojamiento, comidas y gastos misceláneos.

Este es el momento perfecto para revisar los datos de gastos y usar las tendencias que permiten obtener información para la asignación del presupuesto.

También podrás realizar ajustes según las necesidades actuales o los cambios previstos. Por ejemplo, si esperas más viajes a un destino en particular, asigna más fondos a esa área. Puedes usar el software de administración de viajes para establecer los límites de gastos de cada categoría y supervisarlos con frecuencia a fin de mantenerte en el camino correcto.

Establecer procesos de aprobación claros te ayuda a controlar los gastos de viaje y a cumplir con el reglamento de viajes de la empresa.

Define quién debe aprobar las solicitudes de viaje y en qué etapas. ¿Quién debe aprobar la reserva de un vuelo? ¿Y la reserva de alojamiento? ¿Quién organiza las comidas de los usuarios?

Luego, usa el software de administración de viajes para configurar un proceso simplificado que les permita a los gerentes revisar y aprobar/rechazar las solicitudes con rapidez.

Usa el software de administración de viajes para controlar los gastos en tiempo real e identificar las áreas donde los costos son más altos de lo previsto.

Si tu software lo permite, configura alertas o solicita aprobaciones adicionales cuando un empleado exceda el presupuesto.

Cuando notes tendencias o gastos inesperados, ajusta las asignaciones presupuestarias o el reglamento, según corresponda.