Cómo crear un programa de transporte terrestre corporativo que realmente funcione.

Empieza por la cobertura: ¿a dónde viajan realmente tus empleados?

Empieza por quienes viajan, no por la plataforma. ¿A dónde van con más frecuencia? ¿Qué tipo de viajes realizan? ¿Qué necesitan una vez que llegan allí?

Las necesidades de transporte terrestre pueden cambiar según el destino y el viaje. Un traslado al aeropuerto requiere algo diferente que un viaje de varios días con muchos destinos. Y las opciones disponibles pueden variar según la ciudad, el aeropuerto y el mercado.

Antes de elegir una solución, identifica tus patrones de viaje más frecuentes:

• ¿Qué ciudades visitan más los empleados?
• ¿Con qué frecuencia viajan hacia y desde los aeropuertos?
• ¿Qué viajes implican varios destinos o distancias más largas?
• ¿A cuáles destinos internacionales viajan los empleados?

Uber para Empresas está disponible en más de 70 países y miles de ciudades de todo el mundo. La disponibilidad de opciones de viaje varía según el mercado, así que consulta la app de Uber para ver los destinos que tus empleados visitan con más frecuencia.

Planifica con antelación los viajes con plazos ajustados

Algunos viajes de negocios dejan menos margen para la incertidumbre: el trayecto al aeropuerto a las 5 a. m, la reunión con un cliente al otro lado de la ciudad o el inicio de viaje después de un evento.

En esos casos, ofrecer a los empleados la opción de reservar un viaje con antelación puede quitarles una tarea más de encima.

Uber Reserve permite a los empleados programar viajes con hasta 90 días de anticipación, con un conductor asignado con antelación. Está disponible en ciudades seleccionadas para los tipos de vehículos Uber Business Black, Uber Business Comfort y estándar.

Una nota para tu reglamento de viajes: el inicio de viaje más rápido no siempre está garantizado, y el inicio de viaje prioritario no está disponible en todos los aeropuertos. Incorpora esa expectativa en tus comunicaciones con los empleados para que puedan planificar en consecuencia.

Haz que la opción más sencilla sea la que está contemplada en el reglamento

El reglamento de transporte terrestre solo funciona cuando los empleados realmente pueden seguirla. Según el Reporte de Navan sobre el estado de los viajes y gastos corporativos de 2025, hasta el 30% de los viajeros de negocios reservan fuera de la plataforma cuando las opciones aprobadas resultan inconvenientes.

En otras palabras, si la opción aprobada es de difícil acceso, las reglas son difíciles de encontrar o los empleados tienen que gestionar los gastos manualmente, es más probable que busquen otra alternativa.

Por eso, los programas más sólidos integran el reglamento en la experiencia, en lugar de depender de los gestores de viajes para solucionar los problemas después del viaje.

Controles claros. Establece parámetros sobre cuándo, dónde y cómo pueden usar los viajes de negocios los empleados, esto ayuda a mantener el cumplimiento de Términos y condiciones sin agregar otro conjunto de reglas que los viajeros deban recordar.

Gastos más sencillos. Conecta los viajes con las plataformas de gastos compatibles para que los recibos se generen automáticamente, esto reduce el trabajo manual para los viajeros y los equipos financieros. Visibilidad de gastos. Reúne los gastos de los viajes de negocios en un solo lugar para que los equipos de viajes y finanzas puedan identificar patrones y tomar decisiones más informadas.

Visibilidad de viaje. El acceso a los detalles de los viajes de negocios puede ayudar a los equipos de viaje a mantenerse informados y a cumplir con el deber de cuidado de tu organización para los empleados que viajan por trabajo.

Cuando los empleados se salen del programa, la razón no siempre es por el reglamento en sí. La fricción, la disponibilidad y la experiencia de reserva pueden influir en por qué los viajeros de negocios reservan fuera del reglamento de la empresa.

5 preguntas que debes hacerte antes de elegir una plataforma de transporte terrestre corporativo

Utiliza esto como marco de evaluación, ya sea que estés comenzando desde cero o revisando una configuración existente.

1. ¿Puedo personalizar el programa para diferentes viajeros?
Un solo reglamento no se adapta a todos los viajes. Busca controles que te permitan establecer parámetros relacionados con el presupuesto, las opciones de viaje, la ubicación, la hora y el propósito del viaje, según las necesidades de tu empresa.

2. ¿Los empleados pueden planificar con anticipación cuando lo necesiten?
El servicio bajo demanda funciona para muchos viajes, pero algunos viajes de negocios se benefician de una planificación anticipada. Busca opciones que permitan a los empleados reservar viajes con antelación para viajes al aeropuerto, reuniones y otros momentos importantes que requieren puntualidad.

3. ¿Puedo centralizar los pagos y la rendición de gastos?
Los reembolsos individuales generan más trabajo para los usuarios y los equipos de finanzas. Busca opciones de pago centralizadas e integraciones de gastos que puedan reducir la conciliación manual.

4. ¿Mi equipo puede ver la información que necesita?
Mira más allá del gasto total. La información de los viajes y gastos puede ayudar a los equipos de viajes a entender a dónde viajan los empleados, cómo se utiliza el programa y en qué aspectos podría necesitar ajustes el reglamento.

5. ¿Cuánto cuesta empezar?
Comprende las tarifas de registro y los requisitos de gasto mínimo antes de comprometerte. Uber para Empresas no tiene tarifas de registro ni requisitos de gasto mínimo mensual.