Samsara робить віртуальні події особливими завдяки ваучерам Uber Eats

Samsara – лідер у сфері промислового Інтернету речей (IoT) із понад 1300 співробітниками по всьому світу. Рішення компанії поєднують апаратне забезпечення, програмне забезпечення та хмарні технології для надання даних у реальному часі, аналітики та штучного інтелекту. Серед клієнтів – транспортні компанії, підприємства харчової промисловості та напоїв, а також такі міста, як Бостон і Форт-Лодердейл. Через швидкі темпи інновацій Samsara, що включають понад 100 функцій за останній рік, для її розширеної команди необхідні регулярні зустрічі, щоб повністю залишатися в курсі подій. Компанія збирає співробітників на піврічні наради з продажу (SKO), які традиційно проводяться поблизу її штаб-квартири в Сан-Франциско. Після початку пандемії COVID-19 керівництву компанії стало зрозуміло, що захід у серпні 2020 року має відбутися в онлайн-форматі.

Хоча варіанти розміщення відео й онлайн-презентацій доповідачів були простими, найкращий спосіб організації обіду для учасників був менш зрозумілим. Команда з маркетингу відповідала за захід і зв’язалася з фінансовим відділом, щоб вивчити найкращі варіанти. Компанія Samsara раніше співпрацювала з Uber для бізнесу, щоб налаштувати ваучери на поїздки для святкової вечірки, а також оптимізувати ділові поїздки для співробітників. Вони зрозуміли, що Uber Eats може бути хорошим варіантом.

"Спочатку ми обговорювали можливість попросити співробітників витратити фіксовану суму на обід і отримувати відшкодування, – каже Метеб Аль-Файєз, менеджер із закупівель Samsara. – Проблема полягала в тому, що це створило б багато паперової роботи як для працівників, так і для фінансової команди. Ми витрачаємо в середньому 2 хвилини на обробку кожного звіту про витрати, тому потенційно це завдання могло зайняти понад 45 годин роботи. Не кажучи вже про час, який працівники витратили б на самостійне написання звітів".

Аль-Файєз зв’язався з представником Uber для бізнесу, щоб обговорити корпоративні можливості, які компанія пропонує на платформі Uber Eats. Оскільки обід під час SKO був потрібен лише на один день, ваучери Uber Eats виявилися доцільнішими, ніж постійна корпоративна програма харчування. Ваучери – це обмежені в часі налаштовувані пільги на харчування, які адресат отримує у вигляді унікального коду, тому компанія Samsara могла встановлювати правила використання ваучерів і контролювати політику, а також відстежувати рівень їх використання.

"Наші співробітники воліють не витрачати кошти з власних кредитних карток і не чекати на відшкодування. Ваучери Uber допомогли уникнути цього сценарію і стали чудовим варіантом для нас", – зазначає Аль-Файєз.

Програма обіду SKO мала миттєвий успіх і дала такі результати:

• Задоволені співробітники. Ваучерами просто користуватися, і працівникам не довелося витрачати час на звіти про витрати.
• Уникнення витрат. Компанія Samsara сплатила лише суму, витрачену співробітниками за допомогою ваучерів, а не максимальну дозволену суму, як це було б у випадку з подарунковою карткою. Вартість базувалася на фактичному використанні.
• Скорочення часу на адміністрування. Фінансова команда заощадила 45 годин на звіти про витрати.
• Оптимізоване керування центром обліку витрат. Через інформаційну панель Uber для бізнесу витрачені кошти легко призначили у відповідний центр обліку витрат у внутрішній системі.

"Рідко трапляється, щоб проєкт вклався в бюджет. Сервіс Uber для бізнесу допоміг нам знизити витрати на харчування під час заходу щодо продажів, а також підтримати місцеві ресторани, – каже Анджеліна Ельхассан, директорка з питань заходів і локального маркетингу в Samsara. – Нам дуже сподобалося, що витрати за ваучерами базувалися на фактичному використанні, а не прогнозах. Справді взаємовигідне рішення для всіх сторін".

Після успіху SKO команда Samsara вже почала використовувати ваучери для Uber Eats, щоб підтримувати зв’язок зі співробітниками, наявними та потенційними клієнтами під час обідів із навчанням та інших віртуальних заходів.

"Я надав деяким співробітникам доступ до інформаційної панелі Uber для бізнесу, щоб вони створювали ваучери для власних заходів, – додає Аль-Файєз. – Вони мають прямі повноваження керувати ними, і моя команда знає, що пов’язані витрати буде легко відстежити".