Business

Op weg naar een toekomstbestendig reisbeleid

6 februari 2019 / Europa

Het beleid regelmatig evalueren, is voor reismanagers net zo belangrijk als de dagelijkse verantwoordelijkheid over het reisbeleid.

Een reisbeleid aanpassen, is misschien niet zo gebruikelijk als terugbetalingen verwerken of budgetten opstellen, maar reismanagers moeten wel het grotere geheel overzien. Naarmate technologieën veranderen en reizigerstrends evolueren, kunnen delen van een beleid al snel, maar onopzettelijk, irrelevant worden.

Dat betekent natuurlijk niet dat een enorme revisie nodig is elke keer als er iets nieuws komt (behalve misschien deze ene keer dan). U hoeft alleen van tevoren een beetje te plannen om een toekomstbestendig beleid te ontwikkelen dat samen met de zakelijke reistrends evolueert.

Wat is een toekomstbestendig beleid?

Een toekomstbestendig beleid heeft een eenvoudig doel: nieuwe ontwikkelingen in zakenreizen accommoderen zonder een complete revisie van het reisbeleid. Het heeft een sterke maar flexibele basis die ontworpen is om alle mogelijke veranderingen in reizigerstrends en technologieën op te vangen.

Waarom is het zo belangrijk?

Een reisbeleid dat klaargestoomd is voor nieuwe ontwikkelingen voorkomt dat er een volledige herschrijving of revisie nodig is elke keer dat een nieuwe technologie of app wordt geïntroduceerd. Afhankelijk van het bedrijf en hoe oud je beleid is, hoeft je dit misschien maar een keer te doen.

Een verstoring in de hele branche komt niet zo vaak voor, maar wanneer het gebeurt, loopt het rimpeleffect door tot elke sector van een bedrijf. Mobiel boeken heeft de voorkeur boven reisbureaus. Zakenreizigers geven steeds vaker de voorkeur aan ritten delen in plaats van ritten aanvragen.

Van het boeken van een vlucht tot de terugreis van het vliegveld, deze ontwikkelingen in reistechnologie en reizigersgedrag hebben elk onderdeel van het reisproces op z‘n kop gezet.

Helaas is niet elk reisbeleid gemaakt om bestand te zijn tegen grote, snelle veranderingen. Programma’s met beperkingen, onduidelijke regels en een gecompliceerd beleid kunnen het erg moeilijk maken om in te spelen op nieuwe trends, technologieën en verwachtingen van reizigers.

Als er dus een verschuiving is in zakelijk reizen en een reisbeleid is niet actueel, kan dit onbedoeld efficiëntere, betaalbare en handige tools voor je reizigers uitsluiten. Dat leidt tot niet-naleving, die op den duur grotere problemen zou kunnen veroorzaken.

Tips voor een toekomstbestendig beleid

  • Ontwerp elk onderdeel van uw reisbeleid met het oog op een moeiteloze ervaring. Kunnen reizigers makkelijk de regels opzoeken? Is het makkelijk om een reisplan te wijzigen? Weten reizigers hoe ze een rit goed moeten keuren? Zorg ervoor dat deze vragen duidelijk beantwoord worden in het reisbeleid, en je bent een stap dichter bij het voorkomen van een herschrijving in de toekomst.
  • Vermijd richtlijnen die je reizigers in een hokje plaatsen. Een hands-off aanpak, met richtlijnen zonder absolute waarden, maakt het veel makkelijker om tegemoet te komen aan veranderingen op het moment dat ze zich voordoen.
  • Houd de toekomst in het oog. Je beleid is niet gericht op ruimtevluchten (nog niet, in ieder geval), maar reizen zal zeker blijven veranderen. Bij het aanpassen aan toekomstige veranderingen kunnen zich allerlei soorten blokkades voordoen: van beperkte opties voor reizigers tot vindbaarheid van het beleid en het gemak van naleving. Door deze details nu te verbeteren, wordt de ervaring van reizigers in de toekomst enorm verbeterd.

Samenvattend

Elk onderdeel van het reisbeheerproces speelt een rol bij voorbereiding op de toekomst, van het beleid zelf tot de bedrijfsbrede implementatie. Elk bedrijf en elk beleid moet rekening houden met de eigen cultuur en behoeften. Hierdoor kan toekomstbestendigheid bijzonder lastig of overweldigend lijken.

Uber for Business heeft een template ontwikkeld voor elke stap in dit proces. Hiermee heb je een hulpgids voor alle beslissingen die bij het veranderen van een reisbeleid komen kijken.

Ben je klaar voor een toekomstbestendig beleid? Download onze nieuwe gids.

Download onze gids