Wat is een hybride werkplekmodel?

Hybride werk is niet zomaar een trend; het is een blijvende manier van werken. De vraag is, wat is de juiste roostermogelijkheid voor jouw organisatie? Er zijn verschillende aspecten waar je rekening mee moet houden.

In dit artikel worden belangrijke onderwerpen voor hybride werk besproken, waaronder:

Een hybride werkrooster is een flexibel werkmodel dat twee veelvoorkomende werkstijlen combineert: persoonlijk en op afstand. Dit betekent dat medewerkers niet altijd op kantoor hoeven te zijn, maar ze werken ook niet 100% thuis. Het is mogelijk dat medewerkers op bepaalde tijden op kantoor moeten zijn of dat ze de vrijheid hebben om te kiezen waar en wanneer ze werken.

Laten we eens kijken naar de drie meest voorkomende werkmodellen en wat voor impact ze hebben op medewerkers.

Medewerkers werken altijd op kantoor, met uitzondering van bijzondere omstandigheden waarbij dit niet mogelijk is.

Alle medewerkers werken thuis of op afstand vanaf verschillende locaties, in plaats van op een fysiek kantoor. Teamleden zien elkaar mogelijk nog tijdens evenementen of meetings gedurende het jaar.

Deze methode combineert de twee andere modellen. Op sommige dagen werken medewerkers vanuit huis en op andere dagen volgen ze een specifieke structuur op kantoor.

Hoewel hybride werken niet nieuw is, hebben de meeste bedrijven dit concept pas de afgelopen jaren geaccepteerd. In 2017-2018 werkte slechts 25% van de loon- en salarismedewerkers wel eens thuis. In 2021 maakte 38% van werknemers gebruik van een hybride manier van werken.

Er bestaan verschillende manieren om een hybride werkplekmodel te implementeren. Bekijk deze mogelijkheden om te zien wat het beste werkt voor jouw team.

Dankzij dit rooster kan een team verschillende vaste werklocaties hebben. Dit houdt bijvoorbeeld in dat sommige teamleden op kantoor werken en anderen op afstand. Volledige teams kunnen ook een specifieke dag van de week aanwijzen waarop iedereen elkaar op kantoor kan treffen.

Medewerkers werken drie dagen op kantoor en twee dagen vanuit huis. Met dit beleid kan iedereen tegelijkertijd op kantoor zijn en toch profiteren van enkele voordelen van thuiswerken.

Bij dit rooster zijn er strikte tijden waarop kleine groepen medewerkers op bepaalde tijdstippen naar kantoor komen en vertrekken. Deze roosters komen het meest voor bij ploegendiensten, vooral wanneer een bedrijf beperkte capaciteit heeft en er toch altijd een aantal teamleden op kantoor moeten zijn.

Medewerkers komen een week naar kantoor en richten zich op de taken die ze daar moeten voltooien. De week erna kunnen ze op afstand werken. Een variatie op dit hybride werkschema kan ook bestaan uit een week op kantoor, gevolgd door meerdere weken op afstand.

Teamleden kunnen altijd hun werkomgeving, werktijden of beide kiezen. Zolang het werk wordt gedaan, zijn medewerkers vrij in hun keuze. Hiervoor zijn wellicht specifieke systemen nodig. Medewerkers hebben bijvoorbeeld een procedure nodig voor het reserveren van ruimte op kantoor, wanneer ze van plan zijn om daar te werken.

Synchrone communicatie vereist contact op hetzelfde tijdstip. Hoewel medewerkers op verschillende locaties werken, zijn ze allemaal tegelijkertijd aanwezig bij vergaderingen. Het kan een uitdaging zijn om een tijd te vinden die voor iedereen werkt als je team wereldwijd actief is, maar online platforms maken deze methode toegankelijker dan ooit.

Asynchrone communicatie vindt naar de wens van medewerkers plaats en kan vanaf elke locatie worden gebruikt. Voor niet-dringende gesprekken wordt contact onderhouden via asynchrone kanalen zoals e-mail- of berichten-apps, terwijl de roosters flexibel blijven.

Benieuwd wat de implementatie van een hybride werkmodel kan betekenen voor je bedrijf of je medewerkers? Dit zijn enkele voordelen die je kunt verwachten:

Veel mensen bekijken hybride werken vanuit het perspectief van de medewerker, maar de voordelen van een hybride werkmodel gelden niet alleen voor hen. Volgens het 2022 Office Space Report van Robin, gebruiken 83% van de bedrijven met een hybride werkmodel dit om kosten te besparen.

Door minder kantoorruimte en apparatuur te gebruiken, kunnen organisaties geld besparen en veel bedrijven hebben plannen om te blijven krimpen. Uit hetzelfde rapport blijkt dat 59% van de leidinggevenden van plan is om hun kantoor-voetafdruk volgend jaar met de helft of meer te verminderen.

Vasthouden aan een rigide rooster lijkt misschien de beste manier om productiviteit te garanderen, maar onderzoek toont aan dat dit wellicht niet leidt tot het best mogelijke resultaat. In de Digital Worker Experience Survey van Gartner in 2021gaf 43% van de respondenten aan dat ze productiever waren dankzij flexibele werktijden.

Voor de mensen die flexibele roosters een voordeel vinden, heeft dit een grote zakelijke impact. Uit een enquête van Airtasker in 2020 blijkt dat flexibele medewerkers gemiddeld 1,4 dagen meer per maand werken in vergelijking met hun collega’s op kantoor.

Naarmate meer mensen hun manier van werken veranderen, beseffen ze welke impact minder tijd op kantoor kan hebben. Volgens een enquête die in 2021 door Salesforce is gepubliceerd, vindt meer dan 50% van de medewerkers dat hybride werkomgevingen een positieve bijdrage leveren aan hun fysieke en psychologische welzijn.

Verloop is een groot probleem voor bedrijven in alle sectoren en een hoog personeelsverloop heeft een negatieve impact op tijd en geld. Gemiddeld merken bedrijven een verloopdaling van 12% wanneer ze hun medewerkers ten minste een deel van de tijd op afstand laten werken. Dit is van cruciaal belang, vanwege de onderlinge concurrentie tussen bedrijven om werknemers in hun team te behouden.

Ondanks alle voordelen van een hybride werkschema, kunnen er ook uitdagingen ontstaan. Denk na over hoe ze wilt oplossen, voordat je de structuur op de lange termijn implementeert.

Flexibiliteit op het werk kan goed zijn, maar het heeft ook keerzijden. Als je niet zomaar naar een collega kunt lopen om een vraag te stellen, heb je een alternatieve manier nodig om contact op te nemen. Medewerkers moeten ook op de hoogte zijn van wat er van hen wordt verwacht wanneer ze je hybride thuiswerkmodel gebruiken. Anders zullen er zeker communicatiestoornissen en vertragingen optreden.

Zorg dat alle medewerkers weten hoe ze met elkaar in contact kunnen komen om deze problemen te voorkomen. Mogelijk moet je ook processen instellen zodat medewerkers op kantoor en thuiswerkers in realtime contact kunnen leggen. Zo kan iedereen samenwerken en deelnemen aan vergaderingen.

Op de dagen dat medewerkers thuiswerken, kan het voor hen moeilijk zijn om te weten wanneer ze het werk moeten neerleggen. Dit kan leiden tot problemen met overwerken en kan ervoor zorgen dat medewerkers sneller een burn-out krijgen. Om dit te voorkomen, moeten leidinggevenden duidelijk zijn over welke taken medewerkers moeten uitvoeren tijdens het thuiswerken en wanneer ze tijd voor zichzelf kunnen nemen.

Mensen brengen een derde van hun leven ‘op het werk’ door volgens het Gettysburg College, maar wat gebeurt er als dat werk niet altijd samen met anderen plaatsvindt? Hybride werk kan het moeilijk maken om de bedrijfscultuur te creëren die je in gedachten hebt en om het moreel te stimuleren. Medewerkers voelen zich misschien niet verbonden maar meer geïsoleerd door een hybride manier van werken.

Daarom is het belangrijker dan ooit een manier te vinden om een band te creëren, zodat medewerkers ruimte en tijd hebben om interpersoonlijke relaties te verbeteren. Eén mogelijkheid om betrokkenheid te verbeteren is door evenementen te organiseren, zowel op kantoor als online.

Uit onderzoek van Zippia blijkt dat de IT-kosten van bedrijven tussen 2020 en 2021 met bijna 7% zijn gestegen, omdat ze zich voortdurend moesten aanpassen aan de nieuwe realiteit van thuiswerken of hybride roosters. Organisaties moeten ervoor zorgen dat hun medewerkers, ongeacht waar ze zijn, over de tools en systemen beschikken die ze nodig hebben. Organisaties moeten ook meer aandacht besteden aan hun werkapparaten en beveiligingsrisico’s van hybride werkomgevingen.

Kies het werkmodel dat het beste aansluit bij je bedrijfscultuur en je werkstijl. Misschien is het nodig om een overgangsperiode in te plannen of verschillende opties uit te proberen, voordat je een hybride model vindt dat werkt op de lange termijn.

Wil je medewerkers motiveren met heerlijke maaltijden, op kantoor of bij hen thuis? Stel een maaltijdprogramma samen met Uber for Business en laat je medewerkers hun favoriete gerechten tot aan hun deur bezorgen. Je kunt ook eenmalige vouchers aanbieden voor evenementen en virtuele vergaderingen.