Business

Hoe verwerk je verlengingen van zakenreizen in je reisbeleid?

20 december 2018 / Europa

Vragen je reizigers om een verlenging van hun zakenreis voor wat extra vrije tijd? En is jouw reisbeleid er klaar voor om aan dit verzoek te voldoen?

Verlengingen van zakenreizen worden steeds gewoner op de werkvloer. Tussen 2016 en 2017 werden er meer dan 2,2 miljoen zakenreizen1 gemaakt. Steeds minder medewerkers benutten al hun vrije dagen ten volle. Ze geven misschien wel de voorkeur aan zogenoemde bleisure (business + pleasure) 2. Zo kunnen ze een beetje ontspannen voor ze weer naar kantoor gaan, zonder dat de deadlines onder druk komen. In deze blog onderzoeken we waarom het zo belangrijk is voor reismanagers bleisure-richtlijnen op te stellen en daarmee gestroomlijnde, makkelijk te volgen reisprocedures te houden. Bleisure negeren, kan ertoe leiden dat er van het beleid afgeweken wordt, wat weer invloed heeft op bijvoorbeeld terugbetalingen en boekingen.

Toon je inzet voor reizigers die bleisure-tijd aanvragen

Zakenreizen verlengen, opent een hele wereld aan mogelijkheden voor reizigers, maar er kunnen ook aansprakelijkheidsproblemen ontstaan voor het bedrijf, en reizigers kunnen te maken krijgen met verwarrende situaties. Als je bleisure in je reisbeleid opneemt, is het van belang om jouw rol te bevestigen als hulpbron voor reizigers die wat tijd voor zichzelf in willen plannen. Hou bij het evalueren van je reisbeleid voor bleisure de volgende drie aandachtspunten in gedachten:

  1. Definieer het verschil tussen zakelijke reizen en privéreizen. Als je geen uitdrukkelijk bleisure-beleid opstelt, kunnen er problemen ontstaan als reizigers hun verzoeken voor terugbetaling indienen. Ze kunnen persoonlijke kosten zoals een verlengd hotelverblijf vergeten te scheiden van de zakelijke kosten en kunnen deze zelfs expres proberen te declareren. Duidelijke richtlijnen helpen reizigers om de twee reistypes van elkaar te onderscheiden.
  2. Bepaal wanneer reismanagers in actie komen. Je reiziger is technisch gesproken niet aan het werk tijdens bleisure-tijd, maar het hoofddoel van de reis is nog steeds zakelijk. Moet een reiziger de reismanager contacteren tijdens bleisure-tijd? Zo ja, wanneer? Sommige reismanagers willen bijvoorbeeld gelijk geïnformeerd worden over wijzigingen in het reisschema. Definieer deze parameters en help je reismanager zijn of haar werk te doen zonder reizigers te belasten in hun vrije tijd.
  3. Zorg voor naleving. Een tevreden reiziger komt afspraken graag na. Door bleisure op te nemen in je beleid laat je zien dat je naar je reizigers hebt geluisterd en hun verzoeken hebt ingewilligd.

Drie vragen die je helpen om een alsmaar vervagende grens te bepalen

Een zakenreis verlengen moet zo soepel mogelijk verlopen. Voor jou en voor je reizigers. Bereid de reizigers voor met duidelijke richtlijnen en stap-voor-stap uitleg. Zo voorkom je moeilijke gesprekken en teleurstellingen bij thuiskomst. Beantwoord de volgende drie vragen tijdens het opnemen van bleisure in je reisbeleid:

  • Is bleisure altijd toegestaan? Je kunt ervoor kiezen om verlengingen van zakenreizen te beperken tot weekenden en officiële feestdagen. Definieer wanneer verlengingen toegestaan zijn, zelfs als het antwoord “altijd” is.
  • Is er goedkeuring vooraf nodig? Definieer met wie je reizigers contact op moeten nemen en op welke manier. Dit kan zo simpel zijn als een email of een notitie in een onkostenbeheerprogramma zoals Concur.
  • Hoe moeten reizigers hun onkosten afhandelen? Bekijk de mogelijkheden om reistools in te stellen. De app van Uber for Business maakt het bijvoorbeeld extra makkelijk om werkgerelateerde en persoonlijke kosten te scheiden.

Het laatste waar je als reismanager op zit te wachten is een privé-hotelverblijf of een privérit die bij het bedrijf gedeclareerd wordt. Blijf dit een stap voor en maak je reisbeleid makkelijk toegankelijk met online en offline versies, FAQ‘s en zelfs speciale vragenuurtjes.

Hoe jouw bedrijf het reizen aanpakt, zou opnieuw bekeken moeten worden wanneer zakelijk en privé samengaan. Dit nieuwe bleisure-fenomeen is blijvend en zelfs reismanagers die er nog niet mee te maken hebben, moeten bleisure goed regelen. De richtlijnen in het reisbeleid van Uber for Business helpen je om deze nieuwe manier van reizen te begrijpen.

Als bleisure niet op de juiste manier wordt opgenomen in het beleid, kunnen reizigers te maken krijgen met verwarrende situaties zoals reizen die niet goedgekeurd worden, onvolledige onkostendeclaraties of privédeclaraties die op jouw bureau terechtkomen. Wees dit een stap voor en bevestig je verantwoordelijkheid richting de reiziger met duidelijke richtlijnen voor verzoeken voor verlenging van zakenreizen. Wat is het resultaat? Je reizigers hebben wat welverdiende vrije tijd en het werk loopt op rolletjes.

Opmerkingen:
1 24 oktober 2018. Do You Bleisure? The Word We Love to Hate is Gaining Popularity Across the Globe. Concur. (Engels)
2 24 mei 2017. Glassdoor Survey Finds Americans Forfeit Half Of Their Earned Vacation/Paid Time Off. Glassdoor. (Engels)