Business

Drie vragen die zakenreizigers zichzelf onderweg stellen

23 februari 2019 / Europa

Als reismanager ben je vast gewend praktische vragen te krijgen over reizen boeken of onkosten indienen. Maar je kunt geen gedachten lezen.

Inzicht krijgen in de besluitvormingsprocessen van een zakenreiziger is niet altijd even makkelijk. Zelfs niet als er achteraf enquêtes worden verstuurd en er regelmatig contactmomenten zijn ingepland.

In deze blog lees je de meest dringende vragen die reizigers hebben en hoe reismanagers daarop kunnen anticiperen. Onze inzichten zijn het resultaat van een onderzoek uitgevoerd door het interne onderzoeksteam voor gebruikerservaring van Uber (UXR). Het doel was om besluitvormingsprocessen en motivaties van reizigers in kaart te brengen.

Vraag 1: Hoe maak ik deze reis zo stressvrij mogelijk?

In ons onderzoek heeft 44% van de reizigers aangegeven een stressvrije reis belangrijk te vinden. Dat komt omdat reizigers als geen ander weten hoe stress van invloed kan zijn op kun prestaties. Wanneer de planning krap is en de reiziger energie moet steken in kleine ongemakken, kan dat onnodige stress veroorzaken en de aandacht van het reisdoel afleiden. Reizigers willen dan ook zoveel mogelijk wrijving vermijden.

Het lijkt misschien voor de hand liggend dat reizigers geen stress willen ervaren, maar het is belangrijk voor reismanagers om inzicht te hebben in het soort stressfactoren en de invloed ervan. Ongezond eten lijkt minder stressvol dan een vertraagde vlucht die het schema in de war gooit, maar beide factoren kunnen de reiziger net zoveel storen. Aan de tweede factor kan natuurlijk niet veel gedaan worden, maar de eerste factor beïnvloedt het welzijn van de reiziger en kan wél opgelost worden. Onthoud het volgende: je reizigers hebben behoeftes, en wanneer daar niet aan wordt voldaan, hebben ze minder ruimte om zich te focussen op het doel van de reis.

Hoe kun je reizigers geruststellen

  • Plan extra reistijd in. Een volgepland schema geeft reizigers meer zorgen. Wanneer ze wat extra speelruimte hebben, kunnen ze zich beter concentreren op hun eigen comfort en zich goed voorbereiden op het doel van de reis.
  • Versimpel het proces. Een reis boeken, onderweg plannen wijzigen of onkostendeclaraties indienen bij terugkomst, alle aanwijzingen voor reizigers moeten helder, beknopt en makkelijk te volgen zijn.

Vraag 2: Doe ik er goed aan om hier tijd aan te besteden?

Het is geen verrassing, maar onze enquête heeft bevestigd dat reizigers het zakelijke doel het belangrijkst vinden. Ook kwam aan het licht dat velen zich tijdens een zakenreis zorgen maken dat ze te laat komen of een afspraak missen. Beide uitkomsten onderstrepen het belang van een efficiënte reisplanning. Of dat nu gaat om op tijd aankomen, extra tijd inplannen om nog een finishing touch te kunnen aanbrengen, of minder lang bezig zijn om van A naar B te komen en meer tijd met klanten te kunnen doorbrengen.

Efficiëntie blijkt dus zowel reizigers als reismanagers van pas te komen. Het hele bedrijf profiteert ervan wanneer de fysieke en mentale energie van de reiziger gericht is op de uit te voeren taak, en niet op de bijzonderheden van de reisplanning. Gelukkig is efficiëntie niet moeilijk te bereiken: reismanagers kunnen kiezen voor een directe vlucht en een hotel in de buurt, en deze voorkeuren vastleggen in hun officiële reisbeleid.

Hoe kun je reizigers geruststellen

  • Schrap overbodige stappen uit je reisbeleid. Zorg dat de reiziger niet verantwoordelijk is voor zaken die er niet toe doen. Dit zal ook voor het bedrijf een efficiënter reisbeleid opleveren!
  • Kies zoveel mogelijk voor gemak. Makkelijk te gebruiken, vertrouwde en populaire producten en diensten komen de efficiëntie, de betrouwbaarheid en het comfort van de reiziger ten goede. Dit draagt allemaal bij aan een goede uitkomst en daarmee aan de groei van je bedrijf.

Vraag 3: Is dit een product of dienst waarop ik kan bouwen?

Uit onze enquête bleek dat zakenreizigers risicomijdend zijn; 61% van de geënquêteerden geeft betrouwbaarheid een plaats in de top drie als het gaat om prioriteiten tijdens zakenreizen.

Reizigers houden niet van verrassingen onderweg, en ze hebben ook geen zin om te experimenteren met nieuwe dingen wanneer ze een belangrijke klus hebben. Ze willen bewezen oplossingen die werken volgens verwachtingen en een vertrouwde gebruikerservaring bieden waarop ze kunnen rekenen.

Betrouwbaarheid is de sleutel voor een efficiënte, stressvrije planning. Wanneer reizigers weten wat ze kunnen verwachten, gaat hun stressniveau omlaag en kunnen ze efficiënt functioneren. Deze verwachtingen zijn vaak zo eenvoudig als een kop koffie bij een bekende hotelketen, of zo geavanceerd als een vertrouwd vluchtschema bij een bepaalde luchtvaartmaatschappij.

En om niet te vergeten, betrouwbaarheid speelt een nog grotere rol binnen het bedrijf als geheel. Er wordt enorm veel tijd en moeite gestoken in het plannen van zakenreizen. Wanneer er wordt gewerkt met een onbekende leverancier, dienst of procedure kan dat het bedrijf uiteindelijk duur komen te staan.

Hoe kun je reizigers geruststellen

  • Werk met bekende en vertrouwde merken. Wanneer reizigers niet steeds opnieuw het wiel hoeven uit te vinden, hebben ze minder last van stress. Zo houden ze ruimte in hun hoofd om zich te focussen op hun vergadering, presentatie of congres.

Tot slot

Wanneer zakenreizigers onderweg beslissingen moeten nemen, willen ze weten dat hun keuzes bijdragen aan de positieve resultaten die ze met hun reis willen bereiken. Daarvoor moet aan drie belangrijke voorwaarden worden voldaan: efficiëntie, betrouwbaarheid en weinig stress. Betrouwbare producten en diensten verminderen de kans op verrassingen tijdens het reizen, en efficiënte keuzes besparen kostbare tijd. Als je deze oplossingen combineert, zullen reizigers minder stress hebben en als gevolg optimaal presteren. Door al die slimme opties hoeven reizigers zich uiteindelijk minder zorgen te maken over de reisplanning en kunnen ze hun aandacht richten op het binnenhalen van een nieuw account.