Samsara hace que los eventos virtuales sean especiales con cupones de Uber Eats

Samsara es líder del espacio industrial del Internet de las cosas (IoT) y cuenta con más de 1300 empleados en todo el mundo. Las soluciones de la empresa combinan hardware, software y alojamiento en la nube para potenciar la visibilidad, el análisis y la inteligencia artificial en tiempo real. Entre sus clientes figuran empresas de transporte y de alimentación y bebidas, además de ayuntamientos como los de Boston y Fort Lauderdale. Debido al rápido ritmo de innovación de Samsara, que ha añadido más de 100 funciones en el último año, se necesitan reuniones periódicas para que su extenso equipo se mantenga siempre al día. La empresa reúne a su personal dos veces al año para los inicios de ventas (SKO), que normalmente se celebran cerca de su sede, en San Francisco. Tras el impacto de la COVID-19, el equipo directivo de la empresa tenía claro que el evento de agosto de 2020 tendría que celebrarse de manera virtual.

Si bien las opciones para alojar vídeos y ofrecer ponencias en línea estaban claras, no era el caso de la comida para los asistentes. El equipo de marketing encargado del evento habló con el de contabilidad para analizar las mejores opciones. Samsara había trabajado con Uber para Empresas en el pasado para facilitar cupones de viaje para ir a su fiesta navideña, así como para agilizar los viajes de negocios de su personal. Se dieron cuenta de que Uber Eats podía ser una buena opción.

"En un principio, pensábamos pedir al personal que gastara un importe determinado en la comida, que posteriormente se les reembolsaría", explica Meteb Al-Fayez, gerente de Adquisiciones de Samsara. "El problema era que habría conllevado una ingente cantidad de papeleo, tanto para el personal como para el departamento de Contabilidad. Dedicamos una media de 2 minutos a procesar cada informe de gastos, por lo que se podrían generar más de 45 horas de trabajo, sin tener en cuenta el tiempo que el personal habría dedicado a rellenar los informes".

Al-Fayez conectó con Uber para Empresas para ver las opciones corporativas que ofrecía mediante la plataforma Uber Eats. Dado que estas comidas eran solo una necesidad puntual, los cupones para Uber Eats tenían más sentido que un programa de comidas de empresa continuado. Los cupones son ventajas de duración limitada que se pueden personalizar y que se entregan al destinatario como un código único, por lo que Samsara podría establecer las reglas y controlar las políticas, además de llevar un seguimiento de los cupones canjeados.

"Nuestro personal prefiere no tener que abonar los gastos con su propia tarjeta de crédito y luego esperar a recibir el reembolso. Los cupones de Uber nos ayudan a evitar esta situación y han sido una opción muy adecuada para nuestra empresa", explica Al-Fayez.

El programa de comidas para los SKO fue un éxito inmediato, que dio lugar a:

• Personal satisfecho: los cupones fueron fáciles de usar, y los empleados no tenían que molestarse en presentar informes de gastos.
• Menos costes: Samsara solo pagó el importe que gastó el personal que utilizó los cupones, no el máximo permitido, como sucede con una tarjeta regalo. El coste se basó en el uso real.
• Reducción de las labores administrativas: el equipo de contabilidad se ahorró hasta 45 horas dedicadas a informes de gastos.
• Gestión simplificada de los centros de costes: gracias al panel de Uber para Empresas, los fondos gastados se pudieron asignar fácilmente al centro de costes adecuado en el sistema.

"Es raro que un proyecto no supere el presupuesto establecido. Uber para Empresas nos ha ayudado a reducir los costes de las comidas en los eventos inaugurales de ventas y a apoyar al mismo tiempo a los restaurantes locales", afirma Angelina Elhassan, directora de Eventos y Marketing de campo de Samsara. "Nos gustó mucho que los costes de los cupones se basaran en el uso real en lugar de en previsiones. Todos salimos ganando".

Tras el éxito del SKO, el equipo de Samsara empezó a utilizar los cupones de Uber Eats para conectar con el personal y los clientes (tanto actuales como potenciales) durante las comidas de trabajo y otros eventos virtuales.

"He dado acceso a algunos empleados a nuestro panel de Uber para Empresas a fin de que puedan crear cupones para sus propios eventos", añade Al-Fayez. "Tienen autorización para gestionarlos directamente, y mi equipo sabe que los costes asociados se pueden monitorizar fácilmente".