5 consejos fundamentales para garantizar el cumplimiento y ahorrar costes

El cumplimiento de las políticas de viaje y el ahorro de costes siguen siendo dos temas de difícil solución para los agentes de viajes. En este artículo, te damos cinco consejos para que los incluyas en tu programa de viajes.

¿Cómo hacer que los empleados cumplan las políticas de viaje? ¿Cómo utilizar la tecnología para ahorrar? Asistimos a la cumbre ITM Compliance and Cost Saving de Londres con un selecto grupo de agentes y proveedores de viajes, y tratamos estos temas en profundidad. A raíz de ese encuentro, decidimos redactar esta publicación en la que destacamos cinco consejos fundamentales para garantizar el cumplimiento y ahorrar costes con tu programa de viajes.

El cumplimiento de las políticas no es algo nuevo, pero las condiciones no paran de cambiar. A los empleados les costaba buscar y comparar precios para encontrar los más bajos en una herramienta de reservas ajena a la empresa. Sin embargo, ahora pueden hacer las reservas con un par de clics.

Las políticas de viaje de las empresas deben ser muy simples para que su cumplimiento y su adopción sean fáciles para todos. De no serlo, es posible que los viajeros hagan reservas que no estén contempladas en la política de la empresa.

Acción: modifica tu política para evitar toda ambigüedad posible y comprueba si es lo suficientemente clara aplicándola a una herramienta de reservas en línea.

La tecnología sigue teniendo un papel importante en el cumplimiento y el ahorro de costes. Los proveedores y las empresas emergentes no paran de desarrollar soluciones cuyo objetivo es optimizar los procesos de reserva.

Muchas de estas soluciones emplean herramientas de análisis muy avanzadas que permiten extraer información importante de los datos como nunca antes se había hecho. Además, aunque el potencial de las tecnologías de inteligencia artificial aún no esté desarrollado por completo, ya hay bots pensados para impulsar el cumplimiento de las políticas. No se trata de integrar toda la tecnología posible, sino de identificar las soluciones que pueden funcionar en tu programa.

Acción: asiste a eventos del sector, conoce empresas, solicita pruebas e implementa las soluciones que se adapten a tu programa y hagan que sea más eficiente.

A veces es difícil controlar los gastos en los trayectos por la ciudad, sobre todo si los empleados utilizan diferentes transportes en función de la ciudad a la que viajan y si siguen proporcionando recibos en papel.

Sin embargo, existen plataformas como Uber para empresas que permiten solucionar este problema unificando proveedores y proporcionando un sistema de solicitud de reembolso de gastos automatizado. De este modo, los viajeros no tendrán que solicitarlo de forma manual y las decisiones que tomen cumplirán la política de viaje.

Acción: revisa las herramientas de las que dispone tu empresa e implementa una solución de transporte urbano que mejore la visibilidad de los gastos.

¿Conoces a los viajeros a los que se les aplica tu programa de viaje? ¿Cada cuánto tiempo viajan? ¿Qué prefieren? ¿Qué apps de viaje utilizan fuera de la empresa? Responder a estas preguntas es fundamental para crear una política que sea fácil de cumplir. Normalmente, los viajeros pueden clasificarse en diferentes grupos según sus preferencias. Ser consciente de las preferencias y las diferencias de estos grupos te resultará muy útil para diseñar un programa de viaje personalizado para tu empresa.

Conoce a tus empleados y pregúntales cuáles son sus preferencias. Organiza sesiones de puertas abiertas en las que los viajeros puedan hacer preguntas y dar su opinión sobre el programa actual.

Acción: crea un proceso en el que los empleados puedan dar su opinión con frecuencia para garantizar que el programa sigue siendo útil para los viajeros.

Es esencial tener en cuenta la cultura de la empresa en la que se integrará tu programa de viaje. Como todos sabemos, las culturas empresariales pueden variar mucho. ¿La cultura de tu empresa es jerárquica u horizontal? ¿Es progresista o es tradicional? El nivel de cumplimiento de los empleados dependerá, en gran parte, de las respuestas a este tipo de preguntas.

Si es jerárquica, permitir que los empleados con más antigüedad viajen en primera clase será más aceptado que si la cultura es horizontal. La autonomía y la flexibilidad se valorará más en las culturas progresistas, mientras que en las tradicionales preferirán tener reglas claras.

Acción: ten en cuenta los matices culturales de tu empresa y crea un programa de viaje que se adapte a ellos para aumentar el cumplimiento.

Uber para empresas permite organizar viajes asequibles para empleados o invitados a través de un panel central en el que se pueden controlar los precios y los viajes de Uber. Además, cuenta con funciones como las siguientes:

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