Samsara muudab virtuaalüritused Uber Eatsi kupongide abil erilisemaks

Samsara on tööstusliku asjade interneti (IoT) valdkonna juhtiv ettevõte, kus töötab rohkem kui 1300 inimest üle kogu maailma. Ettevõtte lahendused ühendavad riistvara, tarkvara ja pilvetehnoloogia, et pakkuda reaalajas ülevaadet, analüütikat ja tehisintellektil põhinevaid lahendusi. Klientide hulka kuuluvad transpordi- ning toidu- ja joogitööstuse ettevõtted, aga ka sellised linnad nagu Boston ja Fort Lauderdale. Samsara kiire uuendusmeelsuse tempo tulemusel lisandus ainuüksi viimase aasta jooksul üle 100 uue funktsiooni, mistõttu on oluline korraldada regulaarseid kohtumisi, et kogu meeskond oleks toimuvaga hästi kursis. Kaks korda aastas kutsub ettevõte oma töötajad kokku müügimeeskonna strateegiakoosolekule (SKO), mida on tavapäraselt peetud San Franciscos asuva peakontori läheduses. Pärast COVID-19 pandeemia puhkemist sai ettevõtte juhtkonnale selgeks, et 2020. aasta augustis kavandatud üritus tuleb korraldada veebis.

Kui videote edastamiseks ja esinejate veebis esinemiste korraldamiseks leidus mitu lihtsat lahendust, siis osalejatele lõunasöögi pakkumine tekitas rohkem küsimusi. Ürituse korraldamise eest vastutas turundusmeeskond, kes pöördus parimate lahenduste leidmiseks finantsosakonna poole. Samsara oli varem teinud koostööd Uber for Businessiga, et pakkuda pühadepeo ajal sõitude kuponge ja muuta töötajate tööreiside korraldamine sujuvamaks. Seetõttu tekkis mõte, et sobivaks lahenduseks võiks olla Uber Eats.

„Esialgu arutasime võimalust, et töötajad tasuvad lõunasöögi eest ise kuni kindlaksmääratud summa ulatuses ning saavad hiljem kulud hüvitatud,“ räägib Samsara hankejuht Meteb Al-Fayez. „Probleem seisnes selles, et taoline lahendus oleks tekitanud palju lisapaberitööd nii töötajatele kui ka finantsmeeskonnale. Ühe kuluaruande töötlemiseks kulub meil keskmiselt kaks minutit, mis oleks tähendanud kokku rohkem kui 45 töötundi. Seejuures ei ole arvestatud aega, mille töötajad oleksid ise kulutanud aruannete koostamisele.“

Al-Fayez võttis ühendust Uber for Businessiga, et uurida Uber Eatsi platvormi kaudu pakutavaid ettevõtetele mõeldud lahendusi. Kuna SKO lõunasööki oli vaja korraldada vaid üheks päevaks, osutus Uber Eatsi kupongide kasutamine sobivamaks lahenduseks kui pidev ettevõttesisene toitlustusprogramm. Kupongid on kindla kehtivusajaga ja paindlik toitude hankimise viis. Saajale edastatakse personaalne kood. See võimaldas Samsaral määrata kupongide kasutustingimused ja piirangud ning jälgida nende kasutamise määra.

„Meie töötajad eelistavad, et nad ei peaks isikliku krediitkaardiga kulusid katma ja hiljem nende hüvitamist ootama. Uberi kupongid aitasid meil sellist olukorda vältida ja osutusid meie jaoks suurepäraseks lahenduseks,“ ütleb Al-Fayez.

SKO lõunasöögiprogramm osutus kiiresti edukaks ja andis järgmised tulemused:

• Õnnelikud töötajad: Kuponge oli lihtne kasutada ning töötajad ei pidanud vaeva nägema kuluaruannete esitamisele.
• Kulude kokkuhoid: Samsara tasus üksnes kuponge kasutanud töötajate tegelikult kulutatud summa, mitte kupongi maksimaalse väärtuse ulatuses, nagu oleks tulnud teha kinkekaartide puhul. Kulud kujunesid vastavalt sellele, kuidas kuponge kasutati.
• Haldamisele kulus vähem aega: Finantsmeeskond hoidis tänu sellele kokku kuni 45 tundi, mis muidu oleks kulunud kuluaruannete koostamisele.
• Kulukohtade haldamise lihtsustamine: Uber for Businessi juhtpaneel võimaldas kulutatud summad taustsüsteemis hõlpsalt õigetele kulukohtadele määrata.

„Harva juhtub, et projekt valmib eelarves ettenähtud summast väiksemate kuludega. Uber for Business aitas meil vähendada müügimeeskonna avakohtumise toitlustuskulusid, toetades samal ajal kohalikke restorane,“ ütleb Samsara ürituste ja piirkondliku turunduse direktor Angelina Elhassan. „Meile meeldis väga, et kupongidega seotud kulud põhinesid tegelikul kasutusel, mitte prognoosidel. Sellest võitsid kõik osapooled.“

Pärast SKO edukat läbiviimist on Samsara meeskond juba hakanud kasutama Uber Eatsi kuponge, et hoida kontakti töötajate, klientide ja potentsiaalsete klientidega lõunasöögi ja õpisessioonide ning muude virtuaalsete ürituste raames.

„Olen andnud mõnele töötajale ligipääsu meie Uber for Businessi juhtpaneelile, et nad saaksid ise oma ürituste jaoks kuponge luua,“ lisab Al-Fayez. „Neil on võimalus kuponge iseseisvalt hallata ning minu meeskond teab, et kulusid on lihtne jälgida.“