De la fragmentation à la consolidation des fournisseurs : une approche plus intelligente pour les responsables des finances et des achats

La fragmentation des fournisseurs est rarement une stratégie au départ. Elle s'accumule.

Une équipe adopte une solution de repas. Une autre conclut un contrat avec un fournisseur de courses. Une troisième met en œuvre un processus de travail de dépenses distinct. Au fil du temps, les services financiers et d'approvisionnement héritent d'un ensemble de fournisseurs dont les services se chevauchent.

Aujourd'hui, cette fragmentation n'est plus seulement une petite inefficacité opérationnelle. C'est un problème de coût, de conformité et de risque.

La multiplication des fournisseurs augmente alors que la pression sur les coûts s’intensifie

Les responsables de l'approvisionnement subissent une pression constante pour contrôler les dépenses indirectes et améliorer l'efficacité opérationnelle. Selon le sondage mondial 2025 de Deloitte auprès des responsables de l'approvisionnement, la gestion des coûts et la création de valeur demeurent les principales priorités des entreprises dans un contexte d'incertitude macroéconomique persistante.

En même temps, les organisations continuent d'ajouter des fournisseurs SaaS spécialisés dans toutes les catégories. La prolifération des apps et les investissements technologiques redondants sont des défis croissants pour les entreprises.

Quand les programmes de courses, les allocations de repas et les outils d'aide aux déplacements fonctionnent sur plusieurs plateformes déconnectées, le résultat est prévisible :

• des données fragmentées;
• des frais de fournisseurs en double;
• une applicationincohérente des politiques;
• une exposition accrue aux risques tiers.

Les équipes financières perdent une visibilité globale. Le service d'approvisionnement perd du contrôle. Les équipes de conformité héritent de la complexité.

Le coût caché des écosystèmes T&E fragmentés

La fragmentation des fournisseurs est particulièrement coûteuse dans la gestion des déplacements et des dépenses, et elle érode discrètement les profits.

Selon le 7e rapport annuel de recherche sur les voyages d'affaires mondiaux de SAP Concur, le manque de visibilité centralisée est un facteur majeur de dépassement du budget de déplacements et de dépenses et de non-respect des politiques.

Quand les courses et les repas sont gérés sur des systèmes différents :

• les dépenses sont plus difficiles à suivre en temps réel;
• le rapprochement manuel augmente;
• la précision des prévisions diminue;
• les achats non conformes aux politiques passent entre les mailles du filet.

Des recherches récentes sur la transformation des coûts des entreprises soulignent que les entreprises peuvent économiser de 5 à 15 % en dépenses indirectes pouvant être contrôlées grâce à la consolidation des fournisseurs et à une transparence accrue.

Pour les responsables financiers, cette fourchette est importante, en particulier dans des catégories comme les courses, les repas et les déplacements, où l'utilisation fluctue en fonction des horaires de travail hybride, des événements et des quarts de travail de fin de soirée.

La fragmentation accroît le risque lié aux tiers

La prolifération des fournisseurs n'est pas seulement un problème de coûts, c'est aussi un problème de gouvernance. La gestion des risques liés aux tiers demeure une préoccupation majeure pour les dirigeants et les comités d'audit.

Réduire le nombre de fournisseurs simplifie la gestion des risques parce que chaque fournisseur supplémentaire introduit :

• un nouveau contrat à négocier et à renouveler;
• une nouvelle vérification de sécurité;
• un nouvel accord de partage de données;
• un nouveau point d'intégration;
• une nouvelle piste d'audit.

Quand les courses et les repas sont répartis entre plusieurs fournisseurs et que les données sont cloisonnées, les entreprises doivent concilier les rapports de sécurité, les normes de confidentialité des données et les contrôles des politiques sur toutes les plateformes.

En revanche, une visibilité centralisée sur les données relatives aux courses et aux dépenses peut soutenir les efforts de l'entreprise en matière de devoir de diligence et de respect de la conformité.

La consolidation des fournisseurs améliore l’efficacité opérationnelle

La réduction du nombre de fournisseurs va même au-delà de la consolidation des contrats et de la simplification de la gestion des risques. Elle améliore aussi les performances du système.

Les recherches sur la transformation numérique des finances montrent que les organisations qui réduisent les outils opérationnels fragmentés constatent systématiquement :

• des cycles de clôture plus rapides;
• des taux d'automatisation plus élevés;
• une réduction du traitement manuel;
• des rapports plus précis.

Dans le contexte des courses et des repas des employés, la consolidation offre quatre avantages mesurables :

1. Une visibilité accrue des coûts

Des rapports détaillés sur chaque course et chaque repas professionnels permettent aux équipes de définir des budgets, de surveiller l'utilisation et d'améliorer les prévisions. Au lieu de rapprocher plusieurs factures de fournisseurs différents, le service financier peut consulter des rapports consolidés dans un seul tableau de bord. Cette visibilité favorise l'établissement de rapports de direction plus solides et une plus grande conformité en matière de dépenses.

2. Meilleure conformité aux politiques

Les contrôles personnalisables permettent aux entreprises de définir des paramètres pour :

• les plafonds de dépenses par jour, semaine ou mois;
• les types de courses approuvés;
• les emplacements;
• les plages horaires des repas;
• l'achat d'alcool.

Les contrôles de coûts flexibles aident à réduire les pertes liées aux déplacements et aux dépenses tout en maintenant la flexibilité pour les employés. La conformité aux politiques s'améliore quand le système applique automatiquement les règles.

3. Facturation et rapprochement simplifiés

Intégrations fluides avec les principaux fournisseurs de gestion des dépenses réduisent le téléversement manuel des factures et améliorent la détection de la fraude. Les fournisseurs non connectés nécessitent des processus distincts. En regroupant, les étapes de traitement redondantes sont éliminées. Pour l’approvisionnement, cela se traduit par une réduction des tâches administratives et des coûts d’entretien liés à l’intégration.

4. Réduction de la complexité des tiers

Moins de fournisseurs signifie :

• moins de renouvellements;
• moins de vérifications de sécurité;
• moins de fiches d'évaluation des fournisseurs;
• moins d'audits de conformité.

En d'autres termes, la simplification des fournisseurs est l'un des moyens les plus efficaces de réduire l'exposition au risque opérationnel. Elle réduit aussi le risque structurel, pas seulement le coût transactionnel.

L’occasion pour les achats de prendre les devants

La fragmentation des fournisseurs persiste souvent parce que la responsabilité est divisée. Les RH gèrent les avantages. Les finances gèrent les dépenses. Les employés des opérations gèrent la logistique. Les employés de l'approvisionnement gèrent les contrats.

Mais les organisations d'approvisionnement très performantes passent d'une gestion réactive des fournisseurs à une conception proactive de l'écosystème. La recherche auprès des responsables de l'approvisionnement de Deloitte souligne que les responsables de l'approvisionnement qui favorisent la consolidation et la normalisation stratégique créent une valeur d'entreprise plus forte.

Les courses et les repas sont des avantages et des catégories opérationnelles récurrentes liées à la productivité, à la rétention et à la sécurité des employés. Les consolider sur une plateforme unifiée offre :

• une visibilité des dépenses entre les catégories;
• des avantage de négociation;
• une réduction des frais redondants;
• des contrôles de gouvernance standardisés;
• une surveillance mondiale évolutive.

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