Déclaration Sunshine Act en 2026 : limites pour les repas et conformité des déplacements des chauffeurs

En vertu de la Loi sur la transparence des paiements aux médecins, les fabricants de médicaments, dispositifs médicaux, produits biologiques et fournitures médicales couverts doivent déclarer publiquement certains « avantages offerts » — y compris les repas, les déplacements et le transport — fournis aux professionnels de la santé par l’entremise du programme Open Payments de la CMS.

Pour les équipes commerciales, sur le terrain et opérationnelles, des activités comme organiser un dîner-conférence avec des médecins ou planifier des déplacements pour une conférence peuvent avoir des implications en matière de rapports.

Dans cet article, nous examinerons comment les exigences du Sunshine Act et du programme Open Payments s’appliquent aux repas, aux courses avec Uber et aux déplacements, ainsi que la façon dont les équipes peuvent concevoir des programmes plus faciles à gérer, à examiner et à faire évoluer.

Qu'est-ce que la Sunshine Act?

La loi américaine Physician Payments Sunshine Act, promulguée dans le cadre de l'Affordable Care Act, exige que les fabricants de médicaments, de dispositifs médicaux et de produits biologiques qui participent aux programmes de soins de santé fédéraux américains déclarent certains paiements et autres « transferts de valeur » effectués aux prestataires de soins de santé et aux hôpitaux universitaires. Les rapports doivent être envoyés chaque année aux Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) et publiés dans le cadre du programme Open Payments pour assurer la transparence et réduire les conflits d'intérêts potentiels.

Qu’est-ce qui est considéré comme un transfert de valeur?

Selon les directives de déclaration du programme Open Payments, les transferts de valeur peuvent inclure plus que des paiements directs. Voici quelques catégories couramment incluses :

Nourriture et boissons
Déplacements et hébergement
Transport
Honoraires de consultation, autres honoraires et formation
Paiements liés à la recherche recherche
Intérêt de propriété ou d'investissement

Par exemple, lorsqu'une équipe de vente pharmaceutique organise un dîner-conférence avec des médecins ou que des commanditaires se rendent à une conférence, les frais de repas, de transport et d'hébergement associés peuvent être considérés comme des transferts de valeur à déclarer en vertu des règles Open Payments.

Pour les fabricants et les équipes commerciales, ça signifie que les repas, le transport et les déplacements impliquant des professionnels de la santé peuvent être considérés comme des transferts de valeur à déclarer en fonction du contexte, des destinataires et des seuils.

Seuils de déclaration et destinataires concernés

Selon les directives les plus récentes du CMS, les transferts individuels de valeur supérieurs à un seuil de quelques dollars sont à déclarer, tout comme les transferts multiples plus petits qui dépassent un montant global annuel. Le CMS met à jour ces seuils chaque année dans le cadre du cycle de déclaration des paiements ouverts.

Les bénéficiaires couverts comprennent les médecins (MD et DO), les dentistes, les podologues, les optométristes, les chiropraticiens et, à la suite de l'expansion de la réglementation, les prestataires de soins avancés comme les infirmières praticiennes et les assistants médicaux.

Pourquoi les équipes commerciales et opérationnelles ressentent la pression

Les équipes commerciales, de terrain et d'exploitation coordonnent souvent des activités impliquant des professionnels de la santé, notamment :

des dîners-conférences avec des médecins;
des déplacements et des hébergements pour des conférences ou des formations;
des déplacements liés à des missions sur le terrain.

Dans les environnements réglementés, ces activités sont examinées sous plusieurs angles. Les équipes financières veulent une facturation et des catégories claires. Les équipes juridiques et de conformité veulent une documentation cohérente et alignée sur les rapports Open Payments.

Quand les programmes reposent sur des remboursements, la collecte manuelle des reçus ou plusieurs fournisseurs, même les dépenses relativement faibles peuvent créer un travail administratif démesuré et ralentir le processus d'approbations interne.

Ce que les programmes solides font différemment

Dans les secteurs réglementés, les programmes bien gérés pour les chauffeurs présentent généralement 3 caractéristiques :

Politiques claires

Des limites de dépenses définies, des catégories admissibles (repas, courses avec Uber, déplacements), des horaires et des lieux précis réduisent l’ambiguïté avant le lancement d’un programme.

Contrôles au point d’utilisation

Définir des limites avant que les dépenses ne soient engagées réduit les exceptions, la vérification manuelle et le travail supplémentaire.

Rapports centralisés

La visibilité consolidée de tous les programmes facilite l'examen interne et la réponse aux questions d'audit ou de conformité.

Ces pratiques s'alignent sur les attentes de transparence des CMS tout en aidant les équipes de travail à travailler plus efficacement.

Comment Uber for Business soutient les équipes en milieu de travail

Uber for Business aide les organisations à gérer les repas, les courses avec Uber et les déplacements grâce à des contrôles de politiques et une visibilité centralisée, ce qui facilite la documentation interne et les processus de révision dans les environnements réglementés.

Avec Uber for Business, les administrateurs peuvent :

Définissez des limites de dépenses et des règles d’utilisation pour les repas et les courses avec Uber
Centralisez la facturation et la visibilité du programme dans un seul tableau de bord
Maintenez des registres cohérents qui facilitent les vérifications internes en finances et conformité

Les chauffeurs utilisent l'app Uber et l'app Uber Eats qu'ils connaissent déjà, tandis que les administrateurs conservent le contrôle en arrière-plan.

Planification pour 2026

Alors que les attentes réglementaires et l'examen interne se poursuivent en 2026, les équipes de travail bénéficient de la conception de programmes qui priorisent la clarté et la cohérence dès le début. Des politiques claires, des contrôles automatisés et des rapports centralisés réduisent les frictions, raccourcissent les cycles d'approbation et aident les programmes à évoluer en toute confiance.

Si vous cherchez à simplifier la façon dont votre organisation gère les repas, les courses et les déplacements des employés dans des environnements réglementés, Uber for Business peut vous aider. Contactez-nouspour en savoir plus.

Communiquez avec notre équipe