Facilitez les déplacements de toute votre organisation avec le manuel sur les voyages et les dépenses d'Uber.

La gestion des frais de déplacement et des dépenses n'est pas seulement un problème financier, il a aussi une incidence sur l'ensemble de l'entreprise. Que vous soyez une entreprise en démarrage de 30 personnes ou une organisation mondiale de 30 000 personnes, les problèmes liés à votre compte sont étonusement similaires : reçus perdus, infractions aux politiques, données éparses et nettoyage constant.

Chez Uber, nous avons constaté l'impact de ces problèmes et nous avons oublié les processus manuels qui prennent beaucoup de temps pour créer un système qui élimine les frictions, qui respecte automatiquement la conformité et qui évolue avec la croissance.

À un webinaire récent Avec les experts en voyages et divertissements, nous avons examiné le fonctionnement de ces flux de travail automatisés et les avantages pour tous les utilisateurs d'Uber.

Renoncez aux processus manuels de déplacements et de dépenses qui prennent du temps

L'objectif est simple : éliminer les étapes manuelles répétitives qui détournent votre équipe du travail à valeur élevée. Avec Uber for Business, les frais de transport et de repas sont transférés directement dans les systèmes en arrière-plan : pas de recherche de reçus, pas d'entrée manuelle, et pas de formalités administratives après la course.

Voici à quoi ça ressemble dans la vraie vie pour trois groupes de personnes différents au sein de votre organisation : les employés, les gestionnaires, et les équipes financières et responsables des déplacements et des dépenses.

Pour les employés : éliminer la friction liée à l'expérience de déplacement

Éviter les processus manuels de déplacements et de dépenses permet de réduire le nombre de distractions sur la route. Lorsque les notes de frais sont automatisées, les déplacements professionnels deviennent plus intuitifs : les employés peuvent se concentrer sur leur travail, et non sur le travail administratif qui l'accompagne.

Aucune soumission de notes de frais pour les transports et les repas

Les flux de travail traditionnels liés aux déplacements et aux dépenses obligent les employés à être des comptables à temps partiel, notamment pour collecter les reçus, remplir des formulaires et attendre les approbations. Mais avec Uber for Business, il n'est plus nécessaire d'envoyer les dépenses liées aux courses ou aux repas. Il suffit aux employés de commander une course dans l'app Uber via leur profil d'entreprise. Le reste se déroule automatiquement en arrière-plan.

Comme l'explique Reyhl, Uber a complètement supprimé ces transactions de sa propre plateforme de notes de frais : « Les employés n'ont qu'à commander leur course Uber dans le compte Uber centralisé... Nous avons entièrement automatisé la partie des dépenses de cette responsabilité pour l'employé. »

Aucune collecte de reçus ni saisie manuelle nécessaires

Les processus manuels ralentissent les gens et peuvent entraîner des erreurs coûteuses. Données mal saisies, entrées en double ou reçus manquants : les coûts administratifs s'accumulent rapidement.

« Nous nous sommes vraiment efforcés de réduire le nombre de contacts avec une dépense, et même de l'automatiser entièrement. » Avec Uber for Business, les détails des transactions sont transférés directement dans les systèmes de gestion, ce qui évite aux employés d'avoir à saisir des données ou à rechercher de la documentation.

Des déplacements plus rapides et plus prévisibles

Une gestion des dépenses lourde ralentit tout le monde et frustre les équipes financières. C'est pourquoi Uber for Business a mis en place un système dans lequel les employés n'ont pas à se poser de questions sur chaque dépense et sur ce qui est autorisé. Mme Fowler explique : « Nous autorisons certaines catégories de services en fonction des employés. Si vous faites partie de l'équipe de direction, vous avez par exemple accès à certains types de courses, tous gérés en arrière-plan dans le système Uber. »

Quand les employés utilisent leur profil Uber for Business, ils ne voient que les types de courses qui leur sont accessibles en vertu des politiques approuvées.

Le résultat? Les employés peuvent demander en toute confiance des courses acceptables sans avoir besoin de mémoriser les règles. Ils arrivent à destination, puis se remettent au travail.

Pour les gestionnaires : préserver un temps précieux et améliorer la surveillance

Quand les gestionnaires manquent de visibilité, ils finissent souvent par réagir aux problèmes après qu'ils se soient déjà produits. Uber for Business aide les responsables à garder une longueur d'avance sur les problèmes de dépenses sans s'immiscer dans les évaluations manuelles.

Visibilité en temps réel sur les habitudes de dépenses de l'équipe

En l'absence de système d'alerte rapide, un dépassement peut passer inaperçu jusqu'à ce qu'il soit trop tard pour bien sûr. Comme l'a mentionné Fowler, « les gestionnaires sont surpris de voir que ces budgets sont dépassés et les employés ne savent pas ce qui est permis. » Ce déconnectage entraîne un eu égard au budget et à la confusion de tous.

Uber for Business permet aux responsables d'accéder directement aux tableaux de bord qui affichent les dépenses lorsqu'elles se produisent. Du volume de déplacements au type de course en passant par le respect des politiques, les responsables peuvent rapidement repérer tout ce qui sort de l'ordinaire et le résoudre immédiatement.

Plus de temps axé sur les responsabilités principales

Les gestionnaires sont mieux utilisés pour diriger des équipes et conduire des stratégies, et non pour combiner des reçus ou résoudre des erreurs de déplacements et de dépenses. Mais les systèmes existants exigent souvent cela : des examens manuels des notes de frais, des précisions ponctuelles sur les politiques et des suivis auprès des employés.

Avec Uber for Business, ces tâches s'effacent en grande partie. « Nous avons simplifié le processus d'approbation des gestionnaires, explique Reyhl. « Nous leur donnons simplement un aperçu des activités de leurs employés à la fin du mois au lieu de leur demander d'examiner transaction par transaction. » Ce quart de travail permet aux gestionnaires de travailler là où ils en ont le plus besoin.

Pour les équipes financières et responsables des déplacements et des dépenses : de la gestion réactive à la gestion proactive

Les responsables des finances et des voyages et des dépenses ne peuvent pas se permettre d'attendre la fin du mois pour découvrir les problèmes. Grâce à Uber for Business, ils ont accès en temps réel aux données sur les dépenses et à des contrôles automatisés qui réduisent le nombre d'erreurs, accélèrent le rapprochement comptable et renforcent la conformité avant que des problèmes ne surviennent.

Visibilité en temps réel des dépenses dans tous les emplacements

Quand les données sont éparses dans plusieurs systèmes ou en Assurez-vous d'être liées par des feuilles de calcul, les équipes financières doivent perdre leur temps à les chercher. Ce retard empêche de repérer les tendances, de gérer les budgets et de répondre rapidement aux questions.

Uber for Business regroupe toutes ces informations au même endroit. « Nous avons intégré nos données Uber for Business à nos outils d'agrégateur de données pour contribuer à la conformité et offrir une visibilité sur les dépenses globales, » explique Reyhl. Les équipes des finances peuvent immédiatement suivre où l'argent est versé, quand et pourquoi elle le fait : par région, par employé et par période.

Surveillance automatisée de la conformité

Les vérifications manuelles n'cernent que ce qu'ils recherchent, et souvent trop tard. C'est risqué quand des infractions aux politiques ou des fraudes peuvent se glisser tranquillement, potentiellement pendant des mois.

Avec Uber for Business, les règles de politique sont automatiquement appliquées lors de la réservation. Les restrictions fondées sur le rôle de l'employé, le type de course et l'emplacement sont intégrées au système. Cette automatisation réduit considérablement le risque que des frais non conformes ou en double soient détectés dans le système.

Processus de fermeture de fin de mois simplifié

Rapports relatifs au rapprochement comptable des heures et des retards de décharge. Qu'il s'agisse de poursuivre les reçus ou de corriger les erreurs de code, l'ancienne façon de fermer les livres était lent et sujette aux erreurs.

Uber for Business élimine une grande partie de ce travail. Les transactions sont pré-codées, automatiquement liées aux profils des employés et transférées directement dans les systèmes de gestion des notes de frais. Comme l'explique ReyHL, « Vous pourriez payer mille courses avec une seule carte de crédit, puis effectuer la comptabilité en arrière. » Le résultat : des cycles de fermeture plus rapides et des prévisions plus précises, avec beaucoup moins de levées manuelles.