Les coûts réels des programmes de déplacements inefficaces

Nous savons tous ce qui arrive quand les déplacements professionnels se déroulent à merveille : les relations avec les clients sont prospères, les équipes collaborent mieux et de nouveaux marchés deviennent accessibles. Mais quelles sont les conséquences quand ça tourne mal?

Quand un programme de gestion des déplacements manque de transparence, ce qui devrait être une occasion de croissance pour l'entreprise devient une obligation qui fait perdre du temps et frustre les voyageurs. Lisez la suite pour comprendre les problèmes coûteux qu'un programme de déplacements inefficace peut causer, et comment les responsables de déplacements professionnels utilisent Uber for Business pour assurer un bon déroulement.

La plupart des responsables de déplacements sont déjà très occupés à gérer des budgets, des fournisseurs, la conformité et plus encore. Un programme de déplacements qui n'est pas efficace leur complique la tâche, parce qu'ils doivent passer d'une plateforme à l'autre pour surveiller l'activité et les dépenses des voyageurs.

Camilla Boyes, responsable des déplacements internationaux chez Waters Corporation, en témoigne. « Chaque jour, je passe de la négociation d'un contrat avec une compagnie aérienne à la commande d'une nouvelle flotte », dit-elle, « donc je dois gérer beaucoup de choses en même temps. »

Uber for Business simplifie le processus et chaque étape est claire, de la planification avant la course à la comptabilité après la course. Grâce aux tableaux de bord transparents et aux paramètres de contrôle personnalisables, les responsables de déplacements peuvent suivre et gérer plus facilement les dépenses, les repas et les passagers. Kristine Rosenberger, cliente d'Uber for Business et responsable régionale des déplacements en Amérique chez NES Fircroft, est d'accord. « C'est très convivial. Vous avez des tableaux de bord. Vous pouvez trouver toutes les informations dont vous avez besoin. »

Les employés sont au centre de l'expérience de déplacement. Un programme inefficace peut toutefois causer du stress inutile et augmenter les risques d'épuisement professionnel pour différentes raisons : complexité de la logistique et des protocoles, problèmes de sécurité, retards ou changements de dernière minute.

Uber for Business apporte le meilleur d'Uber aux déplacements d'affaires pour simplifier chaque course et réduire le stress. Les voyageurs d'affaires peuvent réserver des courses à l'avance pour se rendre à l'aéroport ou à une conférence, suivre leur itinéraire en temps réel et profiter du confort auquel ils sont habitués dans des milliers de villes partout dans le monde. De plus, pas besoin de conserver les reçus ni de produire des rapports de remboursements grâce à la gestion automatisée des dépenses. Il suffit de commander une course et de prendre la route. C'est une façon plus simple de se déplacer qui permet aux employés de se concentrer sur leur travail plutôt que sur la logistique de leurs déplacements.

Les commentaires des voyageurs d'affaires montrent que ces mesures changent bien des choses. « Nous n'avons reçu que des commentaires positifs de nos voyageurs sur la mise en œuvre et le programme en général », ajoute Mme Boyes.

Brenda Davis, responsable des déplacements en Amérique du Nord pour International SOS, abonde dans le même sens. « Dès que j'en ai fait l'annonce, toute mon équipe de vente s'est inscrite, parce qu'elle comprenait la valeur. »

Trop souvent, les employés ne profitent pas d'occasions de voyages d'affaires par souci de sécurité. Et une grande partie de ces préoccupations est liée au manque de fiabilité des transports. Avec le bon programme, les responsables ont des outils pour suivre le progrès des déplacements. Les employés ont l'esprit tranquille pour poursuivre leur réussite partout dans le monde.

« Notre principale préoccupation est le devoir de diligence, de nous assurer que nos voyageurs sont en sécurité et que nous savons où ils se trouvent », explique Bridgette Henry, analyste des déplacements d'affaires chez VF Corporation. « Et grâce à la plateforme Uber for Business, je peux voir où ils vont [et] d'où ils viennent. »

La plateforme Uber for Business est dotée de fonctionnalités de sécurité intégrées (envoi de messages texte au 911, rapports pendant la course et alertes de ceinture de sécurité) pour que les voyageurs se sentent en confiance où qu'ils aillent. Le résultat? Plus de 99 % des courses avec Uber se déroulent sans incident.

La gestion des dépenses est une tâche ennuyeuse. Un programme de déplacements qui repose sur une tenue de livres manuelle ou avec des reçus papier présente un risque d'erreurs humaines et de problèmes de conformité, ce qui ralentit les équipes des finances. Uber for Business élimine cet obstacle puisqu'il s'intègre aux principaux systèmes de gestion des dépenses comme SAP Concur et Coupa, et transfère automatiquement les reçus de courses ou de livraison de repas.

« Uber for Business a permis de gagner beaucoup de temps », déclare Ted Chan, responsable de flotte et des déplacements chez Schindler Elevator, aux États-Unis. « Les reçus sont transférés dans nos outils de gestion des dépenses pour que vous n'ayez pas à vous soucier de les exporter. Vous n'avez qu'à appuyer sur le bouton Envoyer. »

Il permet même de séparer plus facilement les frais de déplacement personnels et professionnels. Teresa McLane, responsable des déplacements d'affaires pour une entreprise de taille moyenne, explique : « Sur l'un des tout premiers écrans de connexion, on demande de préciser s'il s'agit de frais professionnels ou personnels. » Les voyageurs ont pu basculer entre les deux profils avant que le voyage ne soit réellement réservé. »

Un transport inefficace fait vite grimper le nombre de kilomètres et nuit aux efforts de réduction des émissions de carbone. Uber for Business est très utile à cet effet, parce qu'il tient compte de la durabilité dans des plans de déplacements terrestres efficaces.

« Tout le monde doit être plus conscient de notre façon d'utiliser les transports et de ses effets sur l'environnement », explique Mme Rosenberger. « Je pense que monter dans un Uber au lieu de louer une voiture et de produire encore plus d'émissions sur la route est une bonne occasion de faire sa part. »

Uber s'est engagée à devenir une plateforme zéro émission nette d'ici 2040. Dans le cadre de cette démarche, les passagers peuvent commander des courses effectuées avec des véhicules hybrides ou entièrement électriques dans plus de 1 500 villes. Les responsables des déplacements peuvent consulter les indicateurs de ces courses pour suivre les émissions de carbone liées aux déplacements terrestres au fil du temps.