Établissez un budget pour vos déplacements d'entreprise

Published: October 24, 2024

The average domestic plane ticket costs between $273 and $473 at the top 10 busiest US airports, according to the Bureau of Transportation Statistics. Meanwhile, a transatlantic business class ticket averages $1,845, though prices can fluctuate.

Also quite variable—depending on where the traveler is going and what choices they make—are hotel, ground transportation, and meal costs.

So if you simply ask your corporate travelers to make business travel arrangements, with no budget or parameters, you could be looking at individual expenses ranging from hundreds to thousands of dollars.

That kind of spread can mean unpredictable and sometimes exorbitant travel expenses, putting unnecessary strain on your company’s budget. Implementing a corporate travel budget lets you predict and control costs while ensuring that every team member has a consistent and fair travel experience. This article will cover 6 steps to help you create a corporate travel budget and 3 strategies to encourage team members to stay compliant.

Comment créer un budget pour vos déplacements d'entreprise?

Créer un budget pour vos déplacements d'entreprise peut être difficile. La raison principale? Les prix des billets d'avion et des hôtels varient en fonction du lieu et de la saison. De plus, sans plan, c'est difficile d'équilibrer le contrôle des coûts avec les attentes des employés. À ceci s'ajoute la nécessité de prévoir et de comptabiliser les dépenses imprévues, comme les changements de dernière minute ou les situations d'urgence.

Vous pouvez trouver des moyens de relever les défis au fur et à mesure qu'ils se présentent, mais les étapes suivantes vous aideront à créer un budget de déplacements d'entreprise plus prévisible, plus rentable et mieux adapté aux besoins de votre entreprise :

1. Évaluez les données et les tendances des déplacements passés

Commencez par rassembler toutes les dépenses de déplacements de l'année écoulée, y compris les billets d'avion, les hôtels, les repas et le transport terrestre.

Analysez ces données pour identifier les tendances, y compris les itinéraires fréquemment empruntés, les hôtels préférés et les heures de pointe. Recherchez les valeurs aberrantes ou les coûts inattendus à examiner.

Utilisez ensuite ces informations pour comprendre où est dépensé l'essentiel de votre budget de déplacements et pour repérer les possibilités de réduction des coûts.

2. Définissez les objectifs de la politique de déplacements

Prenez le temps d'identifier les objectifs principaux de votre programme de déplacements parce qu'ils vous aideront à établir votre budget de déplacements d'entreprise final.

Vos objectifs pourraient inclure :

la réduction des coûts;
la priorisation du bien-être des employés;
le respect des directives de l'entreprise;
la formation de partenariats utiles avec des compagnies aériennes et des hôtels.

Quand vous énoncez clairement vos objectifs, c'est plus facile de créer une politique qui répond aux besoins des employés, qui s'aligne sur les stratégies globales de votre entreprise et qui facilite la gestion des déplacements.

3. Catégorisez les dépenses prévues

C'est plus facile d'établir un budget (et de le respecter) quand on sait à quoi s'attendre avant de commencer à dépenser de l'argent. La bonne nouvelle, c'est que vous pouvez habituellement planifier la majorité des dépenses.

Commencez par classer les dépenses susceptibles de se présenter au cours d'un déplacement d'affaires (un logiciel de gestion des déplacements peut vous aider) :

Transport : Vols, locations de voitures, covoiturage et transports en commun
Hébergement : Hôtels, Airbnb, or séjours prolongés
Repas : indemnités journalières, repas avec les clients, et boissons
Divers : autres dépenses comme les frais de bagages, de stationnement et d'Internet

Dans chaque catégorie, pensez à créer des sous-catégories pour recueillir des informations plus précises, comme la classe économique ou la classe affaires pour les vols ou des indemnités de repas différentes selon les villes.

4. Répartissez les budgets

Une fois que vous avez catégorisé vos dépenses prévues, l'étape suivante est d'allouer des budgets spécifiques à chaque catégorie. Commencez par déterminer quelle part du budget global des déplacements devrait aller aux principales catégories comme les vols, le transport terrestre, l'hébergement, les repas et les dépenses diverses.

C'est le moment idéal pour examiner les données sur les dépenses et utiliser toutes les tendances pour guider votre allocation budgétaire.

Vous devrez aussi vous adapter en fonction des besoins actuels ou des changements anticipés. Par exemple, si vous vous attendez à une augmentation des déplacements vers une destination particulière, allouez plus de fonds à ce secteur. Utilisez votre logiciel de gestion des déplacements pour fixer des limites de dépenses pour chaque catégorie et surveillez-les régulièrement pour en faire le suivi.

5. Intégrez les processus d'approbation

La mise en place de processus d'approbation clairs vous aide à contrôler les frais de déplacement et à rester en conformité avec la politique de déplacements de votre entreprise.

Définissez qui doit approuver les demandes de déplacements et à quelles étapes. Qui doit approuver la réservation d'un vol? Faire les réservations d'hébergement? Organiser les repas avec les clients?

Utilisez ensuite votre logiciel de gestion des déplacements pour mettre en place un processus simplifié qui permet aux gestionnaires d'examiner et d'approuver ou de refuser rapidement les demandes.

6. Surveillez et ajustez

Utilisez votre logiciel de gestion des déplacements pour suivre les dépenses en temps réel et identifier les domaines où les coûts sont plus élevés que prévu.

Si votre logiciel le permet, configurez des alertes ou demandez des approbations supplémentaires quand un employé dépasse un budget.

Quand vous remarquez des tendances ou des dépenses imprévues, ajustez vos allocations budgétaires ou votre politique en conséquence.

Encourager le respect de votre politique budgétaire sur les déplacements

Le respect de votre nouvelle politique budgétaire de déplacements vous aidera à maîtriser les coûts, tout en offrant des expériences de déplacement confortables à vos professionnels. Vous trouverez ci-dessous trois façons de vous assurer que tous les voyageurs de votre équipe respectent vos directives.

Communiquez votre politique de déplacement

Expliquez clairement la politique budgétaire des déplacements d'affaires à tous les employés avant qu'ils ne réservent un déplacement, et faites-leur savoir que le dialogue est possible s'ils ont des questions ou des préoccupations à ce sujet.

Quand vous communiquez, ne comptez pas sur un seul canal. À la place, utilisez-en plusieurs comme le clavardage, les courriels, les réunions d'équipe, votre logiciel pour les déplacements d'affaires et l'intranet de votre entreprise pour renforcer les directives.

Assurez-vous aussi que la politique est facilement accessible pour que les employés puissent y faire référence rapidement pendant la planification de leur déplacement.

Offrez des incitatifs pour la conformité

Vous voulez que vos employés suivent votre politique? Rendez-leur la tâche plus agréable! Offrez des avantages comme des cartes-cadeaux et des jours de vacances de plus, ou créez un tableau de classement pour féliciter les employés qui économisent le plus.

Vous pouvez aussi mettre en place un système de points où les employés gagnent des récompenses en réservant des vols à l'avance, en choisissant un hébergement économique ou en restant dans les limites des indemnités de repas. Par exemple, l'employé qui trouve l'option de déplacement la plus rentable chaque mois pourrait recevoir une prime spéciale ou une reconnaissance publique.

Une autre possibilité est d'offrir un prix trimestriel au service qui respecte systématiquement le budget de déplacement, transformant ainsi le respect des règles en une compétition amicale.

Servez-vous de la technologie

La technologie est votre alliée pour garder les frais de déplacement sous contrôle. Un logiciel de gestion des déplacements peut suivre les dépenses en temps réel et signaler toute dépense non conforme pour aider tout le monde à rester sur la même longueur d'onde.

Avec le logiciel de gestion des déplacements, vous pouvez aussi automatiser le processus de réservation pour que les employés ne voient que les options qui correspondent à vos directives budgétaires. Ça permettra de réduire les erreurs de réservation et les dépenses non conformes.

Ces outils utiles permettent d'éviter les incertitudes liées à la conformité et facilitent le respect des règles par tous.

Suivez les budgets et assurez-vous de la conformité avec Uber for Business

Utiliser Uber for Business simplifie tout ce qui concerne la gestion du transport terrestre pendant les déplacements d'affaires.

Comment? Pour commencer, les voyageurs peuvent réserver des courses à l'avance et consulter toutes les informations sur leurs avantages directement dans le Tableau de bord Uber for Business. Ceci permet aux voyageurs de comprendre facilement leurs avantages et de respecter leur budget.

La plateforme offre aussi aux équipes financières une visibilité et un contrôle des dépenses en temps réel via le tableau de bord centralisé.

De plus, Uber for Business s'intègre à des plateformes comme SAP Concur et Coupa. Donc, au lieu d'avoir à gérer des reçus, vous verrez les courses avec Uber s'afficher automatiquement sur ces plateformes populaires.

Préparez-vous à prendre le contrôle de vos déplacements d'entreprise Lancez-vous avec Uber for Business dès aujourd'hui et simplifiez la gestion de vos déplacements.