Comment améliorer la conformité à la politique de déplacements d'affaires

On parle de conformité en matière de déplacements d'affaires quand les employés suivent les lignes directrices énoncées dans votre politique de déplacements d'affaires. Le terme peut aussi s'appliquer pour assurer le respect de toutes les lois applicables (ce qu'une bonne politique de déplacements peut aider à couvrir).

Quelques types de conformité en matière de déplacements d'affaires

La conformité en matières de déplacements d'affaires peut consister à faire en sorte que votre entreprise atteigne les objectifs suivants :

• La conformité fiscale : pour éviter les pénalités et optimiser les avantages fiscaux, votre entreprise doit s'assurer de déclarer avec précision tous les frais de déplacement et de payer toutes les taxes et tous les frais de sécurité sociale requis associés aux déplacements d'affaires.

• La conformité en matière d'immigration : les déplacements d'affaires internationaux sont souvent accompagnés d'exigences de permis de travail et de visa. Votre politique de déplacement doit tenir compte des étapes nécessaires pour s'assurer que les employés peuvent se rendre légalement aux endroits où vous les envoyez.

• Le devoir de diligence : les déplacements comportent toujours un certain risque. Quand les employés se déplacent pour affaires, votre entreprise a la responsabilité de prendre les mesures nécessaires pour protéger la santé et la sécurité des employés. Vous devez aussi avoir un plan en place pour faire face à toute situation d'urgence qui pourrait survenir.

Pour atteindre la conformité en matière de déplacements d'affaires, il faut avoir une politique de déplacements claire et raisonnable. Une politique obsolète ou qui définit des attentes irréalistes entraînera inévitablement des problèmes de conformité. Si les employés ont de la difficulté à respecter votre politique actuelle, il est peut-être temps de la modifier.

Quelques signes qui indiquent qu'il est temps de réviser votre politique de déplacements d'affaires :

• La taille, la structure organisationnelle ou la stratégie commerciale de l'entreprise ont changé de manière significative.
• Les taux de conformité sont faibles et vos efforts pour les augmenter ne donnent pas de résultats.
• Vous entendez souvent des commentaires négatifs des employés sur la politique ou vous constatez que les employés bien intentionnés sont confus à ce sujet.
• Les employés ont des difficultés à suivre les finances et à respecter les processus actuels de manière efficace.
• Les budgets et les limites de coûts que vous définissez pour les itinéraires et l'hébergement ne sont plus à jour. Avec les taux d'inflation récents, les prix des déplacements fixés il y a seulement quelques années pourraient être irréalistes aujourd'hui.

Même si aucune de ces situations ne s'applique, nous vous recommandons de prendre l'habitude de revoir votre politique de déplacements chaque année et de la mettre à jour au besoin.

Avec la bonne approche, plusieurs des problèmes de conformité courants peuvent être réglés. Vous trouverez ci-dessous quelques mesures possibles pour améliorer le respect de votre politique de déplacements d'affaires.

• Engagez-vous à communiquer clairement. Sensibilisez vos employés à la politique de déplacements. Assurez-vous qu'il s'agit d'une partie intégrante du processus de formation des nouveaux employés. Avisez tous les employés des mises à jour ou des modifications de la politique. Permettez aux employés de trouver et de consulter facilement la politique chaque fois qu'ils ont besoin d'un rappel. S'ils ne reçoivent un courriel à ce sujet qu'une seule fois, ils l'oublieront rapidement. Assurez-vous qu'ils savent où trouver une copie à jour chaque fois qu'ils ont un nouveau déplacement à planifier.

• Utilisez des outils de suivi et de rapports intuitifs. La bonne technologie peut faciliter de nombreux aspects de la conformité pour toutes les personnes concernées. Disposer d'outils intuitifs pour les réservations, les rapports de dépenses et le suivi des déplacements peut aider les voyageurs et les administrateurs à rester informés et à maintenir la conformité tout au long du processus de déplacement.

• Mettez en place des promotions et des pénalités. L'application peut être une question d'encouragement autant que de punition. Présentez les arguments en faveur de la mise en place d'un système de récompenses pour la conformité et de sanctions en cas de non-conformité. Par exemple, les employés qui respectent scrupuleusement les règles peuvent obtenir des surclassements tous les quelques déplacements, tandis que ceux qui ne les respectent pas risquent de se voir refuser des déplacements ou des remboursements à l'avenir.

• Investissez dans des formations régulières. Sensibiliser les employés à votre politique de déplacement n'est pas un travail ponctuel. Cherchez des moyens de leur rappeler continuellement la politique et comment y adhérer. Ceux-ci peuvent inclure des ateliers annuels obligatoires et des rappels réguliers par courriel pour tout le monde, en plus des demandes occasionnelles aux gestionnaires de réitérer l'importance de la politique dans les communications de leur équipe.

• Accueillez ouvertement les commentaires. La meilleure politique est celle qui fonctionne pour chaque employé et pour l'entreprise dans son ensemble. Vous ne voulez pas que votre politique soit litigieuse. Informez les employés que vous accueillez toutes les suggestions. S'ils trouvent le processus de remboursement inutilement fastidieux ou que les options de réservation sont trop limitées, écoutez-les et réfléchissez aux changements que vous pouvez raisonnablement faire.

• Mettez à jour votre politique régulièrement. Une bonne politique de déplacement doit être un document évolutif qui change en fonction des tendances de déplacement du moment, des besoins de l'entreprise et des préférences des employés. Revoyez et mettez à jour la vôtre régulièrement.