Dans Uber for Business : Une conversation avec nos experts en produits

Vous êtes sur le point de profiter des avantages d'Uber for Business : des opérations fluides, une gestion des dépenses simplifiée et des employés plus heureux. Mais vous devez d'abord configurer votre compte. Que vous soyez nouveau sur la plateforme ou que vous affiniez votre programme, comprendre comment configurer l'accès, attribuer des rôles et encourager l'adoption peut être très utile.

Nous avons récemment fait appel à nos experts en produits pour répondre à certaines des questions les plus courantes des clients sur la configuration et l'administration de la plateforme. Voici ce que vous devez savoir pour créer un programme fluide et évolutif dès le départ, qu'il s'agisse d'attribuer des rôles ou d'encourager l'adoption par les employés.

Quels sont les avantages d'utiliser Uber for Business?

Uber for Business offre aux entreprises et aux employés un moyen simple et évolutif de gérer les courses, les repas et les Coupons. Voici quelques-uns des avantages spécifiques :

des programmes personnalisés et des contrôles de politique pour assurer la conformité des dépenses de déplacement et de repas;
des rapports en temps réel et la gestion automatisée des dépenses pour faciliter l'administration;
l'inscription facile pour les employés via les apps Uber et Uber Eats qu'ils utilisent déjà;
des expériences haut de gamme, comme des courses en classe affaires;
des avantages optionnels comme l'accumulation de points de fidélité et de miles avec les partenaires d'Uber for Business;
des fonctionnalités de sécurité et de visibilité qui donnent aux entreprises un aperçu de l'utilisation par les employés.

Découvrez les avantages pour les voyageurs d'affaires.

Quelles sont les exigences minimales pour commencer?

Il n'y a pas d'exigences minimales ou maximales relatives à la taille de l'entreprise. Uber for Business est conçu pour convenir à toutes les entreprises, que vous soyez un opérateur solo ou une entreprise mondiale.

Il n'y a pas non plus de frais d'abonnement ni de frais de service. Vous ne payez que pour ce que vous utilisez, que ce soit des courses, des repas ou des Coupons. Vous pouvez commencer à utiliser la plateforme immédiatement après avoir configuré un compte et votre premier programme.

Comment les administrateurs donnent-ils accès aux employés?

Ajouter des employés à Uber for Business est simple et flexible. Vous pouvez inviter des utilisateurs individuellement par courriel ou en groupe à l'aide d'outils comme le téléversement de fichiers CSV, les invitations directes par courriel ou les liens à partir de Slack. Dans le cas des grandes entreprises, vous pouvez intégrer la synchronisation des listes via des outils comme Concur ou SFTP pour gérer automatiquement l'accès.

Les employés reçoivent un courriel de vérification les invitant à associer leur adresse courriel professionnelle à leur compte Uber.

Une fois la vérification effectuée, ils peuvent passer facilement de leur profil d'entreprise à leur profil personnel dans l'app Uber.

Pour trouver des instructions plus détaillées sur la façon dont les employés peuvent rejoindre votre compte, consultez le Centre d'aide.

Quelles sont les bonnes stratégies pour encourager l'adoption par les employés?

Commencez par mettre en évidence ce qu'ils y gagnent. Les employés n'ont pas à payer de leur poche, peuvent facilement déclarer leurs dépenses et ont accès à des courses et à des repas haut de gamme.

Voici quelques conseils stratégiques :

Partager des invitations via Slack ou par courriel, ou afficher des codes QR au bureau.
Envoyer des invitations par message texte directement à partir du tableau de bord Uber for Business.
Diriger le programme avec une petite équipe (grands voyageurs ou un seul département) pour recueillir des commentaires et créer une dynamique.
Préparer un plan et une FAQ interne pour aider les utilisateurs s'ils ont des questions.

Voici comment plusieurs gestionnaires de déplacements ont géré l'adoption et l'intégration de leurs employés.

Combien de personnes peuvent avoir des droits d'administration?

Il n'y a pas de limite au nombre d'administrateurs que vous pouvez désigner. Cependant, la plupart des organisations limitent l'accès complet des administrateurs à quelques personnes pour plus de simplicité et de contrôle. Uber for Business propose quatre rôles distincts pour vous aider à déléguer les responsabilités convenablement :

Administrateur : a un accès complet au tableau de bord Uber for Business. Les administrateurs peuvent gérer la facturation et les paiements, inviter des employés, attribuer des rôles, créer et modifier des programmes (y compris des courses, des repas et des coupons) et configurer les paramètres généraux du compte. Ce rôle est idéal pour les gestionnaires des déplacements, les responsables des opérations et les responsables de programmes qui ont besoin d'un contrôle de bout en bout.
Coordonnateur : peut commander des courses, envoyer des Coupons et distribuer des cartes-cadeaux au nom d'autres employés ou clients. Ce rôle est parfait pour les adjoint(e)s de direction, les gestionnaires de bureau et les chefs d'équipe qui gèrent la logistique quotidienne, mais qui n'ont pas besoin d'accéder à la facturation ou aux paramètres globaux.
Évaluateur : reçoit des rapports hebdomadaires automatisés par courriel et est responsable de l'examen et de l'approbation des courses attribuées. Les évaluateurs peuvent aussi demander des informations supplémentaires sur les courses signalées ou dont le coût est élevé, ce qui rend ce rôle particulièrement utile pour les équipes des finances et de la conformité.
Responsable du développement durable : a un accès exclusif au tableau de bord du développement durable d'Uber for Business. Ce rôle permet de voir les données sur les émissions et les indicateurs d'impact, ce qui permet aux entreprises de suivre les progrès par rapport aux objectifs environnementaux ou d'utiliser les données pour faire état des rapports.

Ces rôles vous permettent de déléguer des responsabilités sans donner à chaque personne un accès complet aux paramètres sensibles.

Vous trouverez des instructions étape par étape dans le Centre d'aide pour configurer un accès à la plateforme Uber for Business adapté à chaque rôle.

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