Bien qu’assez coûteux, les voyages d’affaires sont nécessaires à la croissance de toute entreprise. Mais lorsque les coûts de transport, d’hébergement et de restauration s’additionnent, le budget en prend indéniablement un coup.
Voici 4 astuces pour vous aider dans la gestion des voyages d’affaires et l’optimisation des coûts, tout en maintenant la sécurité des voyageurs et des normes de qualité élevées.
1. Planifier les déplacements à l’avance
Les réservations de dernière minute sont parfois plus chères. Dans le cadre de voyages d’affaires, il est préférable de réserver votre moyen de transport plusieurs semaines à l’avance.
Dans la mesure du possible, faire preuve de flexibilité sur le choix de la compagnie aérienne et les dates de voyage peut vous permettre de réaliser de belles économies. Une fois réservé, mieux vaut ne pas avoir à modifier votre réservation. Afin d’éviter tout désagrément, vous pouvez choisir des billets avec une option pour changer les modalités de retour.
N’hésitez pas à utiliser une plateforme de réservation en ligne pour faciliter la mobilité de vos équipes. Lors de déplacements professionnels, planifier des courses à l’avance avec Uber Reserve s’avère particulièrement utile pour améliorer l’efficacité et le bien-être des collaborateurs.
Notre service permet notamment de commander une course jusqu’à 30 jours à l’avance. Pour un trajet en toute sérénité, les chauffeurs utilisant l’application Uber vous laissent une marge de 15 minutes d’attente, en cas de retard ou de changements de dernière minute.
À lire aussi: Faites voyager vos salariés et vos clients avec sérénité
2. Réduire les coûts de transport
À mesure que les voyages d’affaires se multiplient, les frais de transport occupent une place de plus en plus grande dans le budget de l’entreprise. Certains moyens permettent de diminuer ces coûts :
- Négociez des tarifs préférentiels dans le cadre de voyages d’affaires réguliers. Vous pouvez tenter de signer des accords à long terme, qui garantissent des prix réduits en échange d’un volume de réservations stable.
- Privilégiez les vols en classe économique est une façon évidente de réduire les coûts de transport. Dans les critères de choix d’une classe ou de l’autre, prenez en compte la fréquence et la durée du voyage. Pour un vol court-courrier, il n’est pas forcément nécessaire de voyager en classe affaires.
- Encouragez l’utilisation de transports en commun. Assurez-vous en amont que les itinéraires sont bien planifiés, et que les horaires correspondent aux besoins des collaborateurs.
- Optez pour des courses en VTC électrique plutôt que la location de voitures. Bénéficiez d’avantages évidents en matière de durabilité des voyages et d’économies sur le carburant. Vérifiez que ces modes de transport respectueux de l’environnement sont bien disponibles dans les zones où vous voyagez.
3. Maîtriser les dépenses sur place
Votre politique de voyage[1] doit définir les limitations pour chaque type de dépenses. N’oubliez pas qu’elle doit être simple à comprendre et à appliquer à l’ensemble de l’entreprise. Cela ne signifie toutefois pas que les services et les salariés disposent tous des mêmes budgets de dépenses.
Pour une politique de voyage optimale, concentrez-vous sur les principes clés suivants :
- Décrire un processus de validation des voyages
- Intégrer des lignes directrices claires pour les réservations
- Établir des limites de dépenses sur place
- Attribuer un propriétaire clair dans l’organisation
Mieux encore, donnez accès à vos voyageurs une plateforme numérique sur laquelle ils peuvent réserver leurs voyages facilement tout en respectant le budget alloué. Certaines solutions mettent à disposition un large éventail de frais de voyage.
Pour la gestion des voyages d’affaires, Uber for Business vous offre un aperçu détaillé des frais de déplacement des employés. Nous gérons automatiquement l’ensemble des rapports de dépenses et la facturation. Personnalisez à votre guise vos programmes de déplacements, les repas et bien plus encore. Vous pouvez même bénéficier de rapports en temps réel et des mises à jour de suivi. Simplifiez-vous la vie grâce à des services que vos équipes connaissent et ont probablement l’habitude d’utiliser. Rien de tel pour une expérience collaborateur réussie.
4. Engager les collaborateurs
Il est facile de dépasser le budget alloué, surtout lorsque l’argent dépensé n’est pas le sien. Dès lors qu’un collaborateur choisit l’option la plus appropriée, il vous fait économiser de l’argent. Ceci est non négligeable sur la durée.
Encouragez donc vos salariés à considérer les budgets de l’entreprise comme les leurs. Mettre en place un système d’incitation est un excellent moyen de les remercier. Trouvez un objet, un élément de valeur ou des privilèges qui motivent : reconnaissance de pair à pair, bonus, opportunité d’apprentissage…
Engager vos équipes avec un outil de motivation adéquat est essentiel, surtout lorsque que vous n’avez pas d’outil de gestion des dépenses pour poser les limites à l’avance.
Les bonnes pratiques de gestion des voyages d’affaires présentées ici ne sont pas exhaustives. Il existe bien d’autres façons de réaliser des économies sur vos déplacements professionnels. Parce que chaque organisation est unique et dotée de ses propres spécificités, notre équipe vous aide à mettre au point un programme adapté à votre entreprise, vos salariés et votre budget.
| « Uber était déjà notre moyen de déplacement professionnel privilégié. La plateforme Uber for Business nous a permis de fluidifier la gestion des déplacements de chaque collaborateur, tant du point de vue de leur autonomie (un compte par personne) que du contrôle des coûts. En résumé, beaucoup de souplesse, un gain de temps et moins de frustrations au quotidien. » Pierre Laromiguière, président de Armstrong |
Publié par Uber for Business
Simplifiez les notes de frais liées aux déplacements
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