整合您的供应商体系的投资回报率

更多供应商意味着您的团队需要处理更多开车接单任务

协调所有这些供应商的工作量很快就会累积起来。每增加一家供应商，就需要管理其独立的合同、发票和管理后台。正如 Ali 在网络研讨会中提到的，这会大大增加管理负担，并且让全面了解整体出行支出变得几乎不可能。

这些数字反映了问题的普遍程度。根据Skift Research 和 Navan的数据，超过 60% 的差旅和财务管理人员仍然手动处理报销单，一次处理一张行程收据。而且有 63% 的人表示，手动且耗时的报销提交是他们遇到的最大难题之一，全球商务旅行协会如是指出。

如何开始整合：查看收据堆积的地方

整合不意味着要舍弃现有系统、从头开始。梅丽莎建议从日常开支着手，例如行程、餐点、派送和福利。

她表示：“首先处理经常发生的高频运营支出。人们往往质疑是否值得为这类费用提交[报销单]。”

由于这些类别产生的收据最多，手动处理量最大，因此也是采用管理型系统后见效最快的方面。

基于覆盖面（而非功能）评估供应商

确定切入点后，就可以开始梳理供应商名单。每个供应商都能提供多种服务，但关键在于考察你实际需要他们提供的那些服务。理想情况下，您应该尽可能挖掘每个供应商的更多用途。如果您为一个只能提供单一服务的供应商付费，那么这项服务最好非常出色，真正物有所值。

另外请注意，除了成本，还有其他因素需要考虑。优先客服和可预测的服务等能够提高员工体验的细节，也应该成为考察供应商时的重要考量。选择价格更低的供应商可能反而会给您的团队带来更多困扰，从需要花费大量时间排查支持问题，到因工具操作不便而引发更多抱怨。正如阿里所说：“不妨问问自己：这个平台真的能让员工省时省心吗？还是只是单纯降低了成本？”

如果供应商整合得当，您最终选择的供应商应该能提高财务团队的工作效率，并改善员工体验。

在消费前制定明确的政策

在员工做出消费决策前就设置好消费限额、费用类型或符合条件的群体等管控规则，以免员工花费时间确认某项支出是否符合政策。您的财务团队也能因此受益，因为他们不必花大量时间处理不符合政策的支出。

关键在于提前设好限制，这样员工可以选择的每一个选项都已经过您的事先审批。例如，通过优步企业版，您可以创建行程方案，指定哪些团队成员可以选择特定行程类型。您可以为高管提供 Uber Business Black，同时为经理提供优步商务舒享轿车或特惠优步等选项。您也可以这样设置餐点方案。例如，您可以设置仅在特定时段可用的深夜餐点方案。

梅丽莎指出：“这并是在剥夺他们的选择权，而是为他们提供了能放心选择的选项。如果员工能够预约某项服务，就代表该服务已经获得批准，不会有人事后就此发送问责电邮。”

确保数据按预期传输

即使已评估供应商，如果数据无法在您所需的时候发挥预期的作用，您的团队最终可能仍需手动处理报销单。

在最终确定供应商整合方案之前，请确认支出、账单和收据实际将如何录入财务团队当前使用的工具。首先，了解数据如何从购买点录入您的系统：流程自动化程度越高，员工和财务团队的工作量就越少。

然后，看看这些数据在录入后实际有多大用处。如果您希望通过整合真正获益，就需要寻找一个能够对购买行为进行分类并附加报销代码的平台，这些代码应随交易贯穿每个处理系统。

最后，考虑平台与您业务的适配度，而非您的团队需要为了适应该平台而做多少调整。如果系统有助于轻松确保合规，并且符合团队的使用习惯，那么就更有可能在整合后真正见效。

在优步企业版中，整合后的供应商列表是什么样的

这些是简化供应商关系的起点。但将其应用到您的出行用户日常使用的服务中，实际会是什么样子呢？

通过优步企业版，单个方案即可涵盖多种支出类别，所有数据汇总于一个便捷的管理面板，并可根据团队需求，统一结算账单。

• 日常出行： 提供商务出行服务，包括如商务高级轿车和新推出的尊享等高端选项，*并支持政策管控及出行类型限制
• 餐食： 通过 Uber Eats 提供团队用餐、个人办公室用餐或深夜用餐，以及出差途中用餐服务。
• 专属权益： 提供通勤、活动和员工关怀项目所需的代金券、礼品卡及优步企业版订阅服务
• 礼宾服务： 为来宾安排叫车服务（即使他们没有优步应用），通过优步 Central 控制面板发送叫车券，安排包裹派送，或将办公用品送到您的门口

Ali 指出，对于优步团队来说，整合和自动化报销流程每年为团队节省了大量人力时间。