El retorno de inversión al consolidar tu panorama de proveedores

Más proveedores significa más oportunidad de prestar servicios con la app de Uber para tu equipo

El trabajo que supone gestionar a todos esos proveedores se acumula rápidamente. Cada proveedor adicional trae su propio contrato, factura y panel de control para administrar. Como señaló Ali en el seminario web, eso multiplica la carga administrativa y puede hacer que obtener una visión completa del gasto total de viajes parezca imposible.

Las cifras reflejan la magnitud del problema. Según Skift Research y Navan, más del 60% de los responsables de viajes y finanzas aún gestionan los reportes de gastos de forma manual, procesando cada viaje con un recibo a la vez. Y el 63% de ellos afirma que enviar gastos de forma manual y que consume mucho tiempo es el principal problema al que se enfrentan, según la Global Business Travel Association.

Cómo comenzar con la consolidación: Mira dónde se acumulan los recibos

Consolidar no tiene por qué significar desmantelar su sistema actual y empezar desde cero. El consejo de Melissa es comenzar con los gastos cotidianos como viajes, comidas, entregas y ventajas.

“Primero hay que centrarse en los gastos operativos recurrentes y de alta frecuencia”, dijo. «Son los gastos por los que todos se preguntan si realmente vale la pena entregar [un resumen de gastos].»

Dado que estas categorías generan la mayor cantidad de comprobantes y requieren más trabajo manual, también es donde un sistema gestionado tendrá el impacto más inmediato.

Evalúa a los proveedores según la cobertura, no por las funciones

Una vez que hayas identificado tu punto de partida, es hora de comenzar a refinar tu lista de proveedores. Cada proveedor tiene una lista de cosas que puede hacer, pero lo importante es enfocarse en los servicios para los que realmente los utilizas. Idealmente, encontrarás tantas formas de aprovechar cada proveedor como sea posible. Si estás pagando una factura a un proveedor que solo realiza una tarea, más vale que sea excepcionalmente bueno en ello.

También tenga en cuenta que hay más que el costo a considerar. Los detalles que promueven la calidad de vida—como la ventaja prioritaria y un servicio predecible—deberían ser factores clave para generar ganancias y formar parte de tu lista de proveedores. Elegir un proveedor un poco más económico podría generar mayores frustraciones para tu equipo, desde pérdida de tiempo resolviendo problemas hasta un aumento en las quejas por herramientas poco prácticas. Como dijo Ali: “Pregúntense, ¿esta plataforma realmente protege el tiempo y bienestar de mis socios de la App?” ¿O simplemente reducir el costo?”

Cuando la consolidación se realiza correctamente, deberías contar con proveedores que ofrezcan mayor eficiencia para tu equipo de Finanzas, así como mejores experiencias para quienes colaboran contigo.

Ten una política definida en el momento de la compra

Establecer controles como límites de gasto, tipos de gastos o grupos elegibles en el momento de la decisión significa que los empleados dedicarán menos tiempo a intentar averiguar si algo se ajusta a la política. Tu equipo de Finanzas también agradecerá dedicar menos tiempo a gestionar gastos fuera de las políticas.

La clave está en establecer límites para que cada opción que su empleado pueda elegir sea una que usted haya aprobado previamente. Por ejemplo, Uber for Business te permite crear programas de viajes que especifican qué miembros de tu equipo pueden acceder a ciertos tipos de viajes. Podrías dar acceso a tu equipo directivo a Uber Business Black, mientras que a los gerentes les ofreces opciones como Uber Business Comfort o UberX. La misma idea aplica a las comidas. Por ejemplo, puedes crear un programa de comidas nocturnas que esté disponible solo durante ciertas horas.

“Eso no significa que les estés quitando sus opciones”, dijo Melissa. En cambio, estás diciendo: ‘Aquí está el espacio de prueba. Puedes hacer lo que quieras dentro de él. Si puedes solicitarlo, ya estás habilitado y nadie te enviará un correo serio al respecto después.’”

Asegúrate de que los datos se transfieran como esperas

Incluso después de evaluar a tus proveedores, si tus datos no hacen lo que necesitas cuando lo necesitas, tu equipo podría terminar procesando reportes de gastos de forma manual.

Antes de finalizar la consolidación de sus proveedores, confirme cómo fluyen realmente los gastos, la facturación y los recibos hacia las herramientas que su equipo de finanzas ya utiliza. Comienza explicando cómo los datos pasan desde el punto de compra hasta tus sistemas: Cuanto más automatizado sea el proceso, menos esfuerzo será necesario por parte de tu equipo y del área de Finanzas.

Luego, veamos cuán útiles son realmente esos datos una vez que llegan. Si buscas obtener verdaderas ganancias mediante la consolidación, elige una plataforma que pueda categorizar las compras y asignar códigos de gasto que acompañen la transacción en cada sistema por el que pase.

Por último, considere qué tan bien se adapta la plataforma a su negocio, no cuánto tiene que adaptarse su equipo a la plataforma. Sistemas que facilitan el cumplimiento y resultan familiares para tu equipo tienen más probabilidades de ofrecer resultados después de la consolidación.

Cómo se ve una lista consolidada de proveedores con Uber for Business

Esos son los puntos de partida para optimizar sus relaciones con los proveedores. Pero, ¿cómo se ve eso en la práctica cuando se aplica a los servicios que tus usuarios utilizan día a día?

Con Uber for Business, un solo programa puede cubrir varias categorías de gastos, con datos que se integran en un panel conveniente y, si tu equipo lo prefiere, en una sola factura consolidada.

• Viajes diarios: Ofrece viajes de negocios, incluyendo opciones premium como Business Black y la nueva opción Elite,* con controles de políticas y límites por tipo de viaje
• Comidas: Ofrece comidas para equipos, comidas individuales en la oficina o cenas nocturnas, así como opciones para comer mientras te desplazas, todo a través de la app de Uber Eats
• Ventajas: Proporciona vales, tarjetas de regalo y membresías corporativas de Uber One para traslados, eventos y programas de reconocimiento para socios de la App
• Concierge: Organiza viajes para tus invitados (incluso si no tienen la app de Uber) desde el panel Central de Uber, envía vales de viaje, recibe paquetes o recibe suministros de oficina directamente en tu puerta

Ali señaló que, para el propio equipo de Uber, consolidar y automatizar el proceso de gastos se ha traducido en ahorros significativos en horas del equipo cada año.